Registrazione oraria mancante
Si attiva quando un dipendente ha lasciato giorni lavorativi senza alcuna registrazione oraria nel periodo di cartellino ancora aperto.
Tutto ciò che dice questa e-mail è già sul cartellino del dipendente, e mTime sollecita già un cartellino non inviato quando il periodo è concluso. Ciò che aggiunge questo trigger è la tempestività: un lunedì dimenticato emerge mentre il dipendente ricorda ancora cosa ha fatto, invece di cinque settimane dopo, quando il periodo è in ritardo.
Quando usarlo
Usalo dove la registrazione oraria alimenta le buste paga o la fatturazione e una lacuna scoperta a fine mese è costosa da ricostruire. Invialo al dipendente: è lui che può rimediare.
Inviarlo a responsabili o HR funziona, ma ogni dipendente coinvolto genera una e-mail separata e, a differenza dei monitor delle assenze per malattia, questo trigger può attivarsi per molte persone la stessa mattina.
Parametri
| Parametro | Descrizione | Predefinito |
|---|---|---|
| Giorni mancanti minimi | Quanti giorni lavorativi senza registrazione oraria devono accumularsi nel periodo prima dell’invio dell’e-mail. | 1 |
| Giorni di tolleranza | Quanti giorni aggiuntivi attendere prima che un giorno sia considerato mancante. Un giorno può essere valutato solo quando è concluso, quindi 0 significa già “segnalato la mattina successiva” — ogni giorno in più concede al dipendente altrettanto tempo per rimediare. | 1 |
Come funziona
Ogni notte mTime esamina i giorni lavorativi del periodo di cartellino aperto di ciascun dipendente, fino al limite di tolleranza, e conta quelli senza ore registrate. Quando il conteggio raggiunge la soglia, l’avviso viene inviato.
Viene inviato una volta per periodo. Per quanti giorni manchino successivamente, non segue una seconda e-mail — e il periodo successivo può inviare di nuovo.
Un giorno non viene conteggiato quando:
- è una festività, o il dipendente non ha ore di norma in quel giorno
- un’assenza lo copre, sia approvata, pianificata o registrata
- la politica di orario di lavoro in vigore consente deliberatamente registrazioni mancanti
- appartiene a un periodo già inviato dal dipendente, dove comunque nulla può essere modificato
Se un solo check-in giustifichi un giorno lo decide la politica di orario di lavoro, non questo trigger: con la regola standard un check-in è sufficiente, mentre una politica con il vincolo Registrazione oraria obbligatoria segnala il giorno anche se il dipendente ha timbrato.
Messaggio
Lasciando oggetto e testo vuoti viene inviato:
{employee_name} ha {missing_days} giorno/i senza registrazione oraria
{employee_name} ha {missing_days} giorno/i lavorativo/i senza alcuna registrazione oraria in {period}: {missing_dates}.
Variabili disponibili: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {missing_days} (il conteggio), {missing_dates} (le date stesse) e {period}.
Esempi
Ricordare qualsiasi giorno dimenticato
- Aggiungi un avviso e seleziona il trigger Registrazione oraria mancante
- Lascia Giorni mancanti minimi a 1
- Attiva Dipendente come destinatario
Sollecitare solo chi è davvero in ritardo
- Imposta Giorni mancanti minimi su 3
- Attiva Dipendente e anche Responsabile se qualcuno deve dare seguito
Risoluzione dei problemi
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| Non viene inviato nulla | Verifica che i dipendenti abbiano un periodo di cartellino aperto che copre i giorni in questione: un periodo già inviato o approvato non viene mai segnalato. |
| Un giorno con check-in ma senza registrazione non viene segnalato | Con la regola standard un check-in giustifica il giorno. Aggiungi il vincolo Registrazione oraria obbligatoria alla politica di orario di lavoro per richiedere una registrazione effettiva. |
| Vengono segnalati giorni che il workspace esclude deliberatamente | Verifica se la politica di orario di lavoro ha ancora il marcatore che consente registrazioni mancanti. |
| Nessuna seconda e-mail anche se mancano altri giorni | Comportamento previsto: una e-mail per periodo. Il periodo successivo invia di nuovo. |
| I dipendenti vengono avvisati di giorni compilati automaticamente | Aumenta Giorni di tolleranza a 1 o più affinché la compilazione notturna avvenga prima. |