Attività di assenza utilizzata

Si attiva quando un dipendente registra un’assenza su una delle attività di assenza che avete selezionato.

Mentre gli altri trigger di malattia sorvegliano tutte le assenze per malattia e scattano in base alla loro quantità, questo sorveglia poche attività scelte e scatta sul fatto stesso che una di esse sia stata usata. È questo a renderlo il trigger per le attività particolari che un’organizzazione tiene separate — un congedo per assistenza familiare, un infortunio sul lavoro, un’attività per la malattia di lunga durata — dove la prima registrazione è essa stessa ciò che le Risorse Umane devono sapere.

Quando usarlo

Usatelo quando una determinata attività di assenza comporta un obbligo nel momento in cui viene usata: una denuncia da presentare, una pratica da aprire, un rimborso da richiedere, un invio al medico competente. Inviatelo a un indirizzo condiviso delle Risorse Umane, al responsabile o a entrambi.

Per «questa assenza dura ormai da 30 giorni» usate Giorni di malattia consecutivi. Per «questa persona ha assenze brevi ripetute» usate Giorni di malattia nel periodo.

Parametri

L’elenco propone le vostre attività di assenza — quelle su cui un’assenza può essere registrata, configurate in Impostazioni › Attività. Un avviso senza attività selezionate non invia nulla: non ripiega mai sulla segnalazione di tutte le assenze.

Come funziona

Ogni notte mTime cerca le assenze sulle attività selezionate iniziate negli ultimi giorni e invia un messaggio per ogni assenza.

Poche regole stabiliscono che cosa conta:

• L’assenza viene segnalata quando inizia, non mentre prosegue. Un’assenza di un giorno viene segnalata la notte successiva, quando il dipendente è già rientrato — ed è proprio questo il punto, perché le giornate singole sono la maggior parte di ciò che queste attività registrano.
• Fine settimana, festività e altri giorni non lavorativi non interrompono un’assenza. Assente venerdì e di nuovo lunedì è una sola assenza che inizia venerdì, non due.
• Un giorno lavorativo di rientro apre una nuova assenza. Assente lunedì, presente martedì, di nuovo assente mercoledì fa due assenze e invia due messaggi.
• Ogni attività selezionata è seguita separatamente. Se un’assenza in corso passa a un’attività selezionata durante il suo svolgimento, una nuova assenza inizia il giorno del passaggio, e lo stesso vale per il passaggio da un’attività selezionata a un’altra: una malattia ordinaria che giovedì diventa malattia di lunga durata è segnalata giovedì, anche se la persona non è tornata al lavoro nel frattempo. Di solito è il messaggio più importante.
• Le assenze iniziate più di qualche giorno fa non vengono segnalate. Un’assenza registrata con effetto retroattivo lontano non attiva l’avviso.

Ogni assenza produce una sola e-mail, per quanto a lungo prosegua.

Le assenze inserite direttamente sul foglio ore contano esattamente come quelle richieste, e conta anche un’assenza ancora in attesa di approvazione: il dipendente è assente in ogni caso.

Chi raggiunge

Non esiste un’impostazione separata per «solo certi dipendenti». Le attività di assenza già stabiliscono chi può usarle, in Impostazioni › Attività: sorvegliare un’attività significa quindi sorvegliare esattamente le persone che ne hanno diritto. La sezione Dipendenti dell’avviso resta comunque disponibile se volete restringere ulteriormente.

Messaggio

Lasciando vuoti oggetto e testo viene inviato:

{employee_name} ha registrato {activity_name}

{employee_name} ha registrato un’assenza su {activity_name}, a partire dal {start_date}.

Variabili disponibili: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {activity_name} (l’attività di assenza utilizzata) e {start_date} (il primo giorno dell’assenza).

Se sorvegliate più attività, {activity_name} indica quella su cui l’assenza è iniziata: un solo avviso può così coprire un’intera famiglia di attività e dire comunque quale è stata usata.

L’attività è indicata nella lingua dello spazio di lavoro, la stessa per tutti i destinatari: un messaggio inviato a un dipendente, al suo responsabile e a un indirizzo condiviso delle Risorse Umane si legge quindi in modo identico.

Esempi

Un infortunio sul lavoro apre una pratica

1. Aggiungete un avviso e selezionate il trigger Attività di assenza utilizzata
2. In Attività di assenza selezionate la vostra attività per gli infortuni sul lavoro
3. In Destinatari aggiungete l’indirizzo delle Risorse Umane

Le Risorse Umane vengono informate di ogni assenza per infortunio la mattina successiva alla registrazione, una volta per ciascuna.

Congedo per assistenza familiare al responsabile

1. Aggiungete un avviso con lo stesso trigger
2. Selezionate le attività di congedo per assistenza in Attività di assenza
3. Attivate Responsabile come destinatario

Risoluzione dei problemi