Avvisi

Gli avvisi inviano e-mail automatiche quando una condizione si applica ai dipendenti — monitoraggio HR ad hoc non legato a un flusso specifico di mTime.

Panoramica

Un avviso combina quattro elementi:

• Un trigger — la condizione che attiva l’avviso, verificata una volta al giorno
• Dipendenti — a quali dipendenti si applica l’avviso, per paese, unità organizzativa o condizioni di impiego
• Destinatari — chi riceve l’e-mail: il dipendente, il suo responsabile e/o indirizzi esterni (ad esempio una casella HR condivisa)
• Un messaggio — oggetto e testo dell’e-mail, con segnaposto compilati per ciascun dipendente

Gli avvisi vengono inviati solo via e-mail; non compaiono come notifiche in mTime. Quando un trigger riguarda più dipendenti, ogni dipendente genera la propria e-mail — un responsabile con cinque collaboratori coinvolti riceve cinque messaggi separati.

Creare un avviso

1. Vai a Impostazioni › Avvisi
2. Fai clic su Aggiungi avviso
3. Inserisci un Nome e una Descrizione facoltativa
4. In Trigger, seleziona la condizione e compila le sue impostazioni
5. In Dipendenti, scegli a chi si applica l’avviso — Ovunque copre tutti i dipendenti, oppure restringi per paese, unità organizzativa o condizioni di impiego, con eccezioni facoltative
6. In Destinatari, attiva Dipendente e/o Responsabile e aggiungi eventuali indirizzi esterni
7. In Messaggio, scrivi oggetto e testo — fai clic su una variabile come {employee_name} per inserirla
8. Fai clic su Salva

Un nuovo avviso non si applica a nessuno finché non configuri la sezione Dipendenti — non può quindi inviare e-mail per errore a tutto il workspace.

Trigger

Ogni avviso ha esattamente un trigger. Il trigger determina anche la frequenza di reinvio: ogni attivazione ha un’identità naturale (per una data fissa, la data stessa; per un monitoraggio della malattia, l’assenza) e ogni dipendente riceve al massimo un’e-mail per attivazione — i controlli dei giorni successivi non ripetono l’e-mail.

Destinatari e messaggio

Oggetto e testo sono testo semplice con segnaposto tra parentesi graffe. {employee_name}, {workspace_name} e {date} sono sempre disponibili; il trigger selezionato può aggiungerne altri. I segnaposto sconosciuti vengono rifiutati al salvataggio, quindi un errore di battitura non può raggiungere nessuna casella di posta.

L’interruttore Usa il messaggio standard dell'attivatore decide che cosa viene inviato. Se è attivo, mTime invia il messaggio dell’attivatore e lo traduce per ogni destinatario; la pagina di ogni trigger mostra che cosa dice quel messaggio. Disattivalo per scriverne uno tuo — i campi partono dal testo standard, così lo modifichi invece di ricominciare da zero.

Gli indirizzi esterni ricevono l’e-mail nella lingua predefinita del workspace. Un dipendente senza responsabile salta semplicemente l’e-mail al responsabile.

Attivazione

Le date Attivo dal / Attivo fino al nella sezione Generale controllano quando l’avviso viene eseguito — non esiste un interruttore separato:

• Nessuna data: l’avviso è sempre attivo
• Una data di inizio nel futuro: l’avviso è In attesa e inizia a funzionare in quella data
• Una data di fine nel passato: l’avviso è Terminato e non viene più eseguito

Per sospendere o ritirare un avviso, imposta la sua data di fine. La colonna dello stato nell’elenco mostra sempre lo stato attuale e l’elenco filtra per impostazione predefinita sugli avvisi Attivi e In attesa.

Anteprima

La sezione Anteprima risponde alla domanda a cui altrimenti avresti risposta solo la mattina dopo: a chi invierebbe un’e-mail questo avviso, e cosa riceverebbero esattamente? Scegli un periodo ed eseguila: non viene inviato nulla e non viene registrato nulla.

L’informazione principale è il conteggio: quanti dipendenti riceverebbero un’e-mail e quante e-mail sono. Visualizza dettagli apre il dettaglio: ogni e-mail che partirebbe, con il dipendente a cui si riferisce, le sue condizioni contrattuali, il destinatario e la data, e in alto il messaggio stesso, con i segnaposto già compilati con i valori di quel dipendente.

Ogni destinatario è contrassegnato con ciò che accadrebbe:

I destinatari irraggiungibili sono elencati di proposito: un’e-mail al responsabile che credevi configurata e che invece non arriva da nessuna parte è esattamente ciò che l’anteprima esiste per rivelare.

L’anteprima viene eseguita su ciò che è a schermo, salvato o meno, così puoi provare un altro trigger, altri destinatari o un altro messaggio e rieseguirla prima di confermare. Un periodo può coprire al massimo tre mesi e viene valutata solo la parte compresa nella finestra di attivazione: se il risultato è più breve del periodo scelto, l’anteprima lo segnala.

Se l’anteprima non trova nessuno, indica quale passaggio è responsabile: il trigger che non si attiva nel periodo, i destinatari previsti che escludono tutti quelli per cui si attiva, oppure nessuno con un indirizzo raggiungibile.

Risoluzione dei problemi

Parti dal report E-mail di avviso: elenca tutte le e-mail di avviso inviate e, per quelle non partite, il motivo.