Policy di eliminazione dei dati

Policy ufficiale per la conservazione e l’eliminazione dei dati in mTime.

Panoramica

La presente policy definisce le modalità con cui mTime gestisce l’eliminazione dei dati sia nel ruolo di Titolare che di Responsabile del trattamento, ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati. Specifica i periodi di conservazione, i trigger di eliminazione e le responsabilità per i diversi tipi di dati gestiti dal sistema.

Garanzia di eliminazione dei dati

mTime garantisce che tutti i dati dei clienti vengono eliminati definitivamente entro 2 mesi dall’eliminazione dell’area di lavoro.

Questa tempistica tiene conto di:

• Periodo di conservazione dei dati dell’area di lavoro di 30 giorni (a fini di ripristino)
• Periodo di conservazione dei backup di 30 giorni
• Periodo di conservazione dei log di 30 giorni

Periodi di conservazione per tipo di dati

Dati di produzione

Backup

Dati di sistema

Trigger per l’eliminazione dei dati

Trigger principale: eliminazione dell’area di lavoro

Il meccanismo principale per l’eliminazione dei dati è l’eliminazione dell’area di lavoro avviata dal proprietario dell’area di lavoro. Quando un’area di lavoro viene eliminata:

1. Revoca immediata dell’accesso per tutti gli utenti
2. Avvio del periodo di conservazione di 30 giorni per i dati dell’area di lavoro
3. Dopo 30 giorni, i dati entrano nella coda di eliminazione definitiva
4. Rimozione completa entro un massimo di 2 mesi

Consultare Elimina area di lavoro per istruzioni dettagliate.

Trigger automatici

I seguenti tipi di dati vengono eliminati automaticamente su base continuativa:

• Backup del database: eliminati dopo 30 giorni
• File di log: eliminati dopo 30 giorni
• File temporanei: eliminati al completamento dell’elaborazione

Conservazione dei dati dei dipendenti

Le aree di lavoro possono inoltre applicare un periodo di conservazione specifico che elimina automaticamente i dati dei dipendenti che hanno lasciato l’organizzazione da lungo tempo. Consultare Conservazione dei dati dei dipendenti per informazioni su come configurarlo e su come funziona l’eliminazione per fasi.

Responsabilità assegnate

Responsabilità del cliente

• Proprietario dell’area di lavoro: responsabile dell’avvio dell’eliminazione dell’area di lavoro quando non è più necessaria
• Utenti: responsabili dell’esportazione dei dati personali prima dell’eliminazione dell’area di lavoro, se necessario

Responsabilità di mTime

• Team di prodotto: gestisce e aggiorna la presente policy
• Team operativo: monitora i processi di eliminazione automatica
• Team di supporto: assiste i clienti nelle richieste di esportazione ed eliminazione dei dati
• Team di sviluppo: implementa e mantiene i meccanismi di eliminazione

Processo di eliminazione dei dati

Per i clienti

1. Esportare i dati che si desidera conservare utilizzando la funzionalità di esportazione dei dati
2. Accedere all’eliminazione dell’area di lavoro nelle impostazioni di amministrazione
3. Confermare l’eliminazione dell’area di lavoro
4. I dati diventano immediatamente inaccessibili
5. Inizia la finestra di ripristino di 30 giorni
6. Dopo 30 giorni, ha inizio il processo di eliminazione definitiva
7. Eliminazione completa entro 2 mesi

Per le operazioni mTime

Tutti i processi di eliminazione sono completamente automatizzati e monitorati dal team operativo.

Eccezioni e casi particolari

Richieste di accesso degli interessati (DSAR)

Per le richieste esplicite di eliminazione dei dati ai sensi del GDPR o di normative analoghe, mTime:

• Procederà all’eliminazione anticipata al di fuori dei normali periodi di conservazione, ove richiesto dalla legge
• Fornirà conferma dell’avvenuta eliminazione al completamento
• Elaborerà le richieste entro i termini previsti dalla normativa

Requisiti di blocco legale

Qualora i dati siano soggetti a un blocco legale o a un’indagine regolatoria:

• Le policy di eliminazione standard potranno essere sospese
• I dati verranno conservati nella misura richiesta dalla legge
• I clienti saranno informati di eventuali proroghe della conservazione

Documentazione correlata

• Elimina area di lavoro - Istruzioni per i proprietari dell’area di lavoro
• Conservazione dei dati dei dipendenti - Eliminazione automatica dei dati dei dipendenti dopo un periodo configurabile
• Esportazione dei dati - Come esportare i propri dati prima dell’eliminazione
• Informazioni GDPR - Informazioni sulla conformità GDPR di TIMEmSYSTEM
• Trust Centre - Risorse di fiducia e conformità del Gruppo Visma

Quadro normativo di riferimento

La presente policy supporta la conformità con:

• Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR)
• Requisiti di protezione dei dati del Gruppo Visma
• Best practice del settore per la gestione del ciclo di vita dei dati

Aggiornamenti della policy

La presente policy viene rivista e aggiornata:

• Almeno annualmente
• In caso di modifiche significative al prodotto che incidono sul trattamento dei dati
• In caso di variazioni dei requisiti normativi
• In caso di aggiornamento delle policy del Gruppo Visma

Tutti i dipendenti vengono informati degli aggiornamenti della policy attraverso i canali di comunicazione interna. I clienti vengono informati delle modifiche sostanziali tramite notifiche nel prodotto e documentazione aggiornata.

Informazioni di contatto

Per domande relative alla presente policy o per richieste di eliminazione dei dati:

• Consultare prima questa documentazione
• Contattare il supporto tramite il sistema di assistenza integrato nel prodotto
• Per richieste di natura legale o di conformità, contattare il proprio referente TIMEmSYSTEM

La presente policy è gestita dal team mTime ed è stata aggiornata l’ultima volta il 23 gennaio 2026.