Estratti del foglio presenze

Come un periodo completato viene bloccato, inviato per l’approvazione e riaperto — inclusi i progetti con più approvatori e le sostituzioni da parte degli amministratori.

Panoramica

Un estratto è un periodo del foglio presenze di un dipendente (una settimana, due settimane o un mese, a seconda delle condizioni di impiego). Al termine del periodo, l’estratto attraversa un ciclo di vita composto da alcune fasi:

Stato	Significato
In attesa	Il periodo è ancora in corso. Il dipendente continua a inserire le ore come di consueto; non è ancora necessario inviare nulla.
Pronto	Il periodo è terminato ed è in attesa di essere inviato. Il dipendente può ancora modificare le voci.
In ritardo	Pronto, ma scaduto il termine. Le stesse azioni di Pronto, ma segnalato in arancione.
In attesa di approvazione	Il dipendente ha inviato. Il periodo è bloccato alle modifiche finché un approvatore non decide.
Approvato	Ogni approvatore richiesto ha dato il via libera. Il periodo è chiuso e i saldi vengono liquidati.
Riaperto	Un approvatore ha rimandato il periodo al dipendente per correzioni. Il dipendente può modificare e reinviare.

Lo stato determina ciò che il dipendente vede nel foglio presenze (la scheda del periodo sopra la griglia), ciò che appare nella posta in arrivo delle Approvazioni e le azioni disponibili.

Invio del foglio presenze

Al termine del periodo, una scheda del periodo appare sopra la griglia del foglio presenze:

Scheda del periodo sopra la griglia del foglio presenze

La scheda mostra le date del periodo, lo stato e un pulsante Invia quando il periodo è pronto.

Per inviare:

Aprire Foglio presenze e navigare fino al periodo da inviare.
Fare clic su Invia nella scheda del periodo. Si apre il riquadro Dettagli estratto.
(Facoltativo) aggiungere una nota per il proprio approvatore nel campo Nota.
Fare clic su Invia per confermare.

Una volta inviato, il periodo viene bloccato: le celle diventano di sola lettura finché l’approvatore non decide.

È possibile inviare un solo periodo alla volta, e i periodi devono essere inviati in ordine. Se un periodo precedente è ancora Pronto o Riaperto, il pulsante di invio del periodo corrente è disabilitato con il messaggio Inviare prima il periodo precedente (…).

Nuovo invio dopo la riapertura

Se un approvatore ha riaperto il periodo, la scheda del periodo mostra Riaperto e il pulsante Invia ora riporta Reinvia .

Al momento del nuovo invio, nel riquadro dell’estratto appare un campo Nota (obbligatoria) — è necessario spiegare brevemente cosa è cambiato dalla riapertura prima di reinviare. L’approvatore vede questa nota insieme al motivo originale della riapertura.

Il riquadro dell’estratto

Facendo clic sulla scheda del periodo si apre Dettagli estratto, lo stesso riquadro che l’approvatore vede nella posta in arrivo. Centralizza tutto ciò che riguarda il periodo:

Riquadro dei dettagli dell'estratto per un foglio presenze inviato

Il riquadro mostra:

Riepilogo del periodo — ore lavorate, ore previste, giorni lavorativi e il blocco flessibilità (generato in questo periodo, liquidazione, saldo prima/dopo).
Indennità (se applicabile) — totali per i conti indennità che vengono liquidati nel periodo.
Movimenti del conto — apertura, maturazioni, consumo e chiusura per ogni saldo interessato dall’estratto.
Approvazioni di progetto — una riga per ogni progetto che richiede l’approvazione del responsabile (vedere Estratti con più approvatori di seguito). Visibile solo quando l’estratto include progetti con Richiedi approvazione responsabile attivato.
Cronologia — eventi di invio, approvazione e riapertura con il nome dell’autore e il motivo. L’evento più recente è mostrato in cima, così la nota più recente viene letta per prima.
Pulsanti Invia / Approva / Riapri in basso, a seconda dello stato e del proprio ruolo.

Approvazione del responsabile

Se il responsabile deve approvare dipende dalle condizioni di impiego:

Nessuna approvazione — gli estratti inviati vengono approvati automaticamente. Il periodo viene chiuso e i saldi vengono liquidati senza alcuna azione del responsabile.
Solo dipendente — come sopra; l’invio da parte del dipendente è il passaggio finale.
Responsabile richiesto — gli estratti inviati attendono il responsabile diretto del dipendente. Appaiono nella posta in arrivo delle Approvazioni del responsabile.

Anche con condizioni prive di approvazione del responsabile, un estratto può comunque richiedere approvazioni se il dipendente ha registrato ore su un progetto che richiede approvazione. Vedere Estratti con più approvatori.

Il responsabile diretto approva dalla posta in arrivo — vedere Approvazioni per il flusso della posta in arrivo. Può anche aprire direttamente il riquadro dell’estratto per visualizzare gli stessi dettagli completi visibili al dipendente.

Estratti con più approvatori

Quando un dipendente registra ore su un progetto con l’impostazione Richiedi approvazione responsabile attivata, anche il responsabile di quel progetto deve approvare l’estratto.

Il risultato è un estratto con più approvatori: il responsabile diretto e ogni responsabile di progetto distinto il cui progetto ha minuti registrati nel periodo devono approvare prima che l’estratto venga chiuso.

Pannello approvazioni di progetto

Il riquadro dell’estratto mostra un pannello Approvazioni di progetto che elenca, per ogni progetto:

Il nome del progetto (con un segno di spunta una volta che l’approvatore del progetto ha dato il via libera).
Il nome dell’approvatore.
Il totale dei minuti registrati su quel progetto nel periodo.

L’elenco è bloccato al momento dell’invio — aggiungere o rimuovere un responsabile di progetto in seguito non cambia chi deve approvare l’estratto aperto.

Approvazioni intermedie

Ogni responsabile di progetto approva solo i propri progetti. L’estratto rimane in In attesa di approvazione finché ogni approvatore richiesto non ha dato il via libera; solo l’approvazione finale lo porta a Approvato. Il dipendente viene notificato una sola volta, all’approvazione finale.

Se un responsabile di progetto è inattivo al momento dell’invio, il sistema scala automaticamente al suo responsabile. Se non si trova alcun approvatore attivo, il progetto viene rimosso dall’insieme di approvazione in modo che l’estratto non resti bloccato indefinitamente.

Approvazione per conto di un responsabile di progetto

Gli amministratori dell’area di lavoro e i responsabili diretti possono finalizzare un estratto anche quando non sono essi stessi un approvatore designato. In tal caso, il pulsante di approvazione nel riquadro dell’estratto riporta Approva per conto .

Quando l’estratto ha più approvatori in attesa, sopra il pulsante appare una sezione Approva per conto di:

Ogni approvatore ancora in attesa è elencato con il proprio ruolo (responsabile diretto o responsabile di progetto). Tutti sono selezionati per impostazione predefinita — un clic su Approva per conto finalizza l’estratto.
Deselezionare i nomi per approvare per conto solo di un sottoinsieme. Gli approvatori rimanenti restano in attesa e devono agire autonomamente.

Quando è in attesa un solo approvatore, la sezione viene omessa — facendo clic su Approva per conto si approva per conto di quell’unico approvatore.

L’azione viene registrata nella cronologia come Approvato da (per conto) in modo che la traccia di controllo rimanga chiara.

Riapertura di un estratto

Se qualcosa non va in un periodo inviato, un approvatore può riaprirlo invece di approvarlo. La riapertura sblocca il periodo per il dipendente, consentendogli di correggere le voci e reinviare.

Riapertura di un estratto inviato

Qualsiasi approvatore in attesa può riaprire. Dal riquadro dell’estratto, fare clic su Riapri . Appare una finestra di dialogo che richiede un motivo:

Finestra di dialogo di conferma della riapertura

Un Motivo è obbligatorio. Viene inviato al dipendente con la notifica di riapertura e mostrato in cima alla cronologia dell’estratto.
L’estratto torna a Pronto (o In ritardo se il termine è scaduto). L’insieme degli approvatori in attesa viene azzerato — quando il dipendente reinvia, l’insieme degli approvatori viene ricostituito.

Riapertura di un estratto approvato

Un amministratore dell’area di lavoro può anche riaprire un estratto già approvato — ad esempio per correggere un errore contabile a posteriori. Il flusso è identico (motivo obbligatorio) e tutti i movimenti di saldo liquidati all’approvazione vengono annullati.

I periodi devono essere riaperti in ordine inverso. Se un periodo successivo è già inviato o approvato, è necessario riaprirlo prima di poter riaprire quello precedente. Il pulsante di riapertura spiega questa condizione in un suggerimento.

Amministrazione: invio per conto di un dipendente

Gli amministratori dell’area di lavoro con l’ambito appropriato possono inviare un periodo per conto di un dipendente — utile quando il dipendente è in un’assenza prolungata, ha lasciato l’azienda o semplicemente ha dimenticato.

Come funziona:

Da Foglio presenze, passare al foglio presenze del dipendente utilizzando il selettore dipendente nella parte superiore della pagina.
Aprire la scheda del periodo. Il riquadro dell’estratto si apre in modalità per conto.
La nota di invio ora riporta Motivo (obbligatorio) — è necessario spiegare perché si sta inviando per conto del dipendente.
Fare clic su Invia per conto .

Il dipendente riceve una notifica — ha inviato il tuo foglio presenze per — incluso il motivo fornito. La cronologia mostra l’evento come Inviato da (per conto).

Gli amministratori possono anche inviare un periodo ancora in attesa (uno in cui il periodo non è ancora terminato) con lo stesso flusso. Il motivo è ancora obbligatorio.

Notifiche

Le notifiche generate dalle approvazioni del foglio presenze:

Evento	Destinatario	Quando
Inviato	Ogni approvatore in attesa	Quando il dipendente invia (una notifica per approvatore).
Inviato per conto	Dipendente	Quando un amministratore invia un periodo per conto del dipendente.
Approvato	Dipendente	Solo all’approvazione finale — le approvazioni intermedie dei responsabili di progetto sono silenziose.
Riaperto	Dipendente	Quando un approvatore rimanda il periodo. Il motivo è incluso.
Pronto	Dipendente	Quando il periodo entra in Pronto (ultimo giorno lavorativo). Un’assenza approvata alla fine del periodo anticipa questo momento, così il dipendente viene avvisato prima di partire.
In ritardo	Dipendente	Il giorno dopo la fine del periodo, se non è ancora stato inviato — e poi di nuovo ogni giorno lavorativo finché non lo è. I giorni non lavorativi (fine settimana, festività, assenza approvata) vengono saltati: un dipendente assente viene sollecitato al primo giorno di rientro.
Invio mancante	Responsabile	Dal giorno successivo alla fine del periodo, nel digest quotidiano per i responsabili, finché il dipendente non invia — che il dipendente sia assente o no.

Le notifiche vengono deduplicate per (evento, estratto, destinatario): l’attività ripetuta sullo stesso estratto non intasa la posta in arrivo.

La tempistica esatta delle notifiche di scadenza, ritardo e promemoria è descritta in Promemoria dichiarazione foglio presenze.

Configurazione

Il comportamento delle approvazioni è configurato in due punti:

Condizioni di impiego — controlla se è richiesta l’approvazione del responsabile e la durata del periodo (settimanale / bisettimanale / mensile). Vedere Condizioni di impiego.
Progetti — controlla l’approvazione per progetto tramite l’interruttore Richiedi approvazione responsabile. Vedere Progetti.

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