Preimpostazioni
Salvare l’intera configurazione di un report con un nome, riapplicarla con un clic e condividerla con i colleghi.
Panoramica
La maggior parte dei report viene eseguita più e più volte con la stessa configurazione: lo stesso periodo, gli stessi reparti, lo stesso raggruppamento. Una preimpostazione salva quella configurazione con un nome, così non è necessario ricostruirla ogni volta.
Ogni report dispone di un pulsante Preimpostazioni sopra i filtri. Mostra il nome della preimpostazione in uso oppure semplicemente Preimpostazioni con il numero di preimpostazioni salvate quando non ne è applicata nessuna.
Le preimpostazioni appartengono al report dal quale sono state salvate: una preimpostazione salvata su Ore registrate non compare su Assenze per malattia , perché i due report si configurano con elementi diversi.
Cosa conserva una preimpostazione
Una preimpostazione salva la vista completa, cioè tutto quello che è possibile modificare nella pagina:
- Il Periodo
- I filtri comuni: Unità organizzativa , Responsabile , Condizioni di impiego
- I filtri propri del report, per esempio Attività su Ore registrate o i conti su Movimenti del conto
- Le impostazioni di visualizzazione del report: Raggruppa per , l’unità ore/giorni e impostazioni come le Impostazioni episodi del report sulle assenze per malattia
I periodi vengono salvati così come sono stati scelti, non come date fisse. Una preimpostazione salvata con Mese corrente mostrerà il mese corrente anche l’anno prossimo, perché il periodo viene ricalcolato dalla data odierna ogni volta che la si applica. Solo un intervallo Personalizzato scelto manualmente conserva le date esatte, perché non c’è nulla di relativo da ricordare.
Salvare la vista corrente
- Configurare il report come serve — periodo, filtri, raggruppamento, unità
- Fare clic su Preimpostazioni e scegliere Salva vista corrente…
- Assegnare un nome, per esempio «Revisione mensile del team»
- Se necessario, condividerla con altri ruoli (vedere Condivisione)
- Fare clic su Crea
L’elenco Acquisito nel pannello riassume quello che si sta salvando, così è possibile verificare periodo e filtri prima di assegnare il nome.
Applicare una preimpostazione
Aprire il menu Preimpostazioni e fare clic su un nome. Il report viene ricaricato con quella configurazione e un segno di spunta indica la preimpostazione applicata.
Applicare una preimpostazione modifica anche l’indirizzo della pagina: è quindi possibile copiare il collegamento dal browser e inviarlo a un collega, che vedrà la stessa vista, limitata ai dipendenti a cui ha accesso. Anche l’esportazione in Excel segue la preimpostazione applicata.
Se successivamente si modifica un filtro, accanto al nome della preimpostazione compare un punto per segnalare che la vista non corrisponde più a quanto salvato. È possibile lasciare le cose come stanno (nulla viene salvato senza conferma) oppure aggiornare la preimpostazione:
- Aprire il menu Preimpostazioni e fare clic sulla voce di aggiornamento, che riporta il nome della preimpostazione applicata, per sovrascriverla con quanto è a schermo
- Oppure scegliere Salva vista corrente… per conservarle entrambe, come nuova preimpostazione
Aprire un report con una preimpostazione
Contrassegnare una preimpostazione con una stella per renderla la propria vista predefinita per quel report:
- Aprire il menu Preimpostazioni
- Passare sulla preimpostazione e fare clic sulla stella (oppure aprire Gestisci preimpostazioni… , dove le stelle sono sempre visibili)
Da quel momento, aprendo il report la preimpostazione contrassegnata viene applicata immediatamente. Una stella per report: contrassegnandone un’altra si sostituisce la precedente. Fare di nuovo clic sulla stella per tornare alle impostazioni predefinite del report.
La stella è personale, anche su una preimpostazione condivisa: contrassegnare una preimpostazione condivisa dall’amministratore modifica soltanto la propria vista predefinita, non quella degli altri.
Una preimpostazione contrassegnata viene applicata solo aprendo il report normalmente. Se si segue un collegamento che porta con sé i propri filtri, o si torna a un report su cui si stava appena lavorando, prevale ciò che si stava guardando.
Condividere una preimpostazione con i colleghi
Le preimpostazioni si condividono con i ruoli e non con le singole persone, così un nuovo responsabile dispone automaticamente dei report utilizzati dall’organizzazione.
Nel pannello di salvataggio o di modifica, selezionare uno o più ruoli in Condividi con i ruoli . Tutti coloro che hanno uno di quei ruoli trovano la preimpostazione nel proprio menu Preimpostazioni , tra quelle condivise, contrassegnata da un’icona di persone che indica i ruoli con cui è stata condivisa.
Vengono proposti solo i ruoli che possono effettivamente aprire i report, così una preimpostazione non viene mai condivisa con chi non la vedrebbe.
La condivisione è per impostazione predefinita un’azione da amministratore. Gli altri ruoli vedono la sezione Condividi con i ruoli ma non possono usarla: le loro preimpostazioni restano personali. Per consentire anche ai responsabili di condividere le preimpostazioni, aggiungere l’autorizzazione report / share al loro ruolo in .
Una preimpostazione non condivisa è personale: la vede solo chi l’ha creata e viene rimossa insieme agli altri dati personali quando la scheda del dipendente viene eliminata. Le preimpostazioni condivise rimangono e qualunque amministratore può gestirle, così i report da cui dipende l’organizzazione non scompaiono con il collega che li aveva impostati.
Gestire le preimpostazioni
Scegliere Gestisci preimpostazioni… dal menu Preimpostazioni per vedere tutto ciò che è salvato su questo report, suddiviso in Le mie preimpostazioni e Condivise , con i ruoli con cui è stata condivisa ciascuna preimpostazione.
Ogni riga offre:
| Azione | Che cosa fa |
|---|---|
| Stella | Apre questo report con questa preimpostazione (la propria vista predefinita) |
| Modifica | Rinomina la preimpostazione o cambia i ruoli con cui è condivisa |
| Aggiorna dalla vista corrente | Sovrascrive la configurazione con quanto è a schermo — disponibile per la preimpostazione applicata |
| Elimina | La rimuove |
Le proprie preimpostazioni sono sempre gestibili. Una preimpostazione condivisa può inoltre essere gestita dagli amministratori, che ne vedono le azioni di modifica ed eliminazione; per tutti gli altri è in sola lettura: può essere applicata e contrassegnata con la stella, ma non modificata.
Eliminando una preimpostazione condivisa questa viene rimossa per tutti coloro che hanno i ruoli con cui era condivisa, e la conferma lo indica. Le preimpostazioni sono però facili da ricreare: nessun dato di tempo dipende da esse.