Paghe

Invia il tempo approvato al vostro sistema paghe e verifica ciò che è già stato inviato.

Panoramica

La pagina Paghe è dove un amministratore delle paghe rilascia il tempo approvato al sistema paghe. È un ruolo diverso dall’approvazione dei fogli ore: un responsabile decide se le ore sono corrette, l’amministratore delle paghe decide quando vengono pagate.

Tutto nella pagina è organizzato attorno a un ciclo.

Un ciclo è un sistema paghe, una scadenza.

Le scadenze vengono dal sistema paghe stesso: ogni integrazione dichiara il proprio calendario, e i cicli sono quel calendario distribuito nel tempo. Nulla nei periodi di paga dei dipendenti li determina.

Se la vostra area di lavoro invia a due sistemi paghe — durante una migrazione, o perché gruppi diversi sono pagati da sistemi diversi — ciascuno ottiene i propri cicli, con le proprie scadenze e i propri file. È per questo che un ciclo nomina un solo sistema: un periodo di foglio ore può rivolgersi a due di essi contemporaneamente e non potrebbe indicare un’unica scadenza per entrambi.

Un ciclo non è un invio unico. Accetta più consegne fino alla scadenza, così potete rilasciare ciò che è approvato ora e integrare man mano che arriva il resto.

Due modi di alimentare un sistema paghe

Alcune integrazioni paghe consegnano da sole, man mano che ogni foglio ore viene approvato. Altre trattengono ciò che hanno finché un amministratore paghe non lo rilascia. Entrambe compaiono in questa pagina, e la differenza è una sola impostazione sull’integrazione — Require payroll approval:

Un ciclo automatico vale comunque la pagina: è l’unico posto che dice cosa quel sistema paghe ha ricevuto, e per quali periodi. Non c’è deliberatamente alcun pulsante Invia, perché bloccare un periodo che il sistema paghe ha già pagato lo pagherebbe due volte.

In un ciclo automatico, ogni foglio ore dice cosa ne è stato: Consegnato, oppure Non ancora consegnato con il motivo — una consegna non riuscita, o una fonte senza codice paghe per quel sistema. Passata la data limite, i fogli ore del ciclo vengono sigillati esattamente come quelli di un ciclo inviato, che il sistema paghe li abbia ricevuti o no, così un foglio non consegnato resta segnalato dove puoi intervenire.

Cosa serve prima

Paghe compare nel menu solo quando è attiva un’integrazione che riceve le paghe. I suoi cicli compaiono poi quando sono configurate due cose:

1. Un’integrazione paghe è attiva — vedi Integrazioni. L’esportazione CSV paghe integrata non richiede credenziali, solo una data di attivazione.
2. Quell’integrazione ha un calendario di scadenze — Payroll cut cadence impostata su mensile (con un giorno del mese) o quindicinale (con una data di riferimento da cui si distribuiscono le altre). È questo che crea i cicli. Un’integrazione senza calendario non ne ha alcuno, e per essa la pagina resta vuota.

Se attivate Require payroll approval senza un calendario di scadenze, mTime rifiuta la modifica anziché accettarla. Senza calendario non ci sarebbero cicli, quindi nulla rilascerebbe mai i dati trattenuti, e i fogli ore semplicemente smetterebbero di arrivare alle paghe senza nulla a schermo che lo spieghi.

Perché compaiano degli importi, anche le attività e i conti ore che volete pagare devono avere il codice paga di quell’integrazione. Una fonte priva di codice per un sistema paghe non gli viene mai inviata — ed è proprio questo che consente a due sistemi di convivere, ciascuno ricevendo solo ciò per cui è codificato.

Le indennità in banca ore non sono inviate come indennità

Un’indennità che una politica di liquidazione legge come input è messa in banca: viene accreditata sul conto ore di quella politica al suo tasso e raggiunge le paghe — se mai — come pagamento da quel conto. Tale indennità non è mai inviata alle paghe come indennità a sé, qualunque codice porti. Il riepilogo del foglio ore dice cosa è cosa: la tabella Indennità mostra dove va ciascuna, la riga del conto mostra il calcolo (Straordinario 2h00 × 1,5 = 3h00) e il blocco Busta paga elenca esattamente ciò che il periodo invia alla busta paga.

Aprire la pagina

Apri Payroll dalla barra laterale. La pagina ha due sezioni:

• Cicli aperti — ciò che attende di essere inviato, ciascuno con una scadenza.
• Cicli inviati — cicli chiusi, come documentazione di ciò che è stato inviato.

Il filtro di periodo in alto delimita quanto indietro guarda la pagina.

Leggere un ciclo aperto

Ogni ciclo aperto è una scheda. L’intestazione indica il sistema paghe e la scadenza — ciò che conta è la scadenza, quindi una scadenza odierna o entro la settimana viene evidenziata a colori.

La barra di avanzamento

Lo stato di un ciclo è una proporzione, non un unico stato: una parte può essere inviata mentre il resto è ancora aperto. La barra si divide in tre:

I tre numeri

Ogni ciclo indica ciò che paga, nelle tre categorie che un amministratore delle paghe verifica:

Il valore FTE divide le ore pagate per la settimana a tempo pieno di ciascun dipendente — la settimana di riferimento propria del suo rapporto di lavoro quando una politica di orario ne fissa una, altrimenti le Standard Weekly Hours della vostra area di lavoro (vedi Condizioni di impiego). Qui significa quindi la stessa cosa che ovunque altrove in mTime. Ogni foglio ore conta sul proprio periodo, così un foglio in ritardo non gonfia il ciclo che si trova a pagarlo.

Vedere chi sta bloccando un ciclo

Premi Vedi dettagli su un ciclo (o fai clic sul suo nome) per aprirne la pagina. La pagina si apre con la scheda del ciclo — la stessa mostrata nella pagina Paghe, con la data limite, Invia alle paghe, la barra di avanzamento, i tre importi e i file già inviati — così tutto ciò che puoi fare su un ciclo lo fai da qui. Sotto, la pagina elenca una riga per foglio ore, non per dipendente — la stessa persona può comparire due volte, per esempio con un foglio in ritardo di un periodo precedente accanto a quello corrente.

Le righe sono raggruppate in base a cosa farne:

Fai clic su una riga per aprire la consueta vista del foglio ore in un pannello sopra la pagina del ciclo: puoi vedere le ore, approvare o chiedere correzioni senza perdere il filo.

Inviare alle paghe

Premi Invia alle paghe (o Invia altri N, quando il ciclo ha già effettuato una consegna). La conferma indica:

• di quale consegna si tratta, e che le consegne precedenti non ne sono toccate;
• cosa contiene in ciascuna delle tre categorie;
• quanta parte è in ritardo — lavorata in un periodo precedente e pagata ora;
• quanti fogli ore non sono approvati e restano quindi esclusi.

L’invio viene eseguito come processo in background. La pagina si aggiorna al termine; in un’area di lavoro grande richiede un momento.

Cosa succede al lavoro che manca un ciclo

Nulla va perduto. Una volta superata la scadenza, un ciclo non accetta altre consegne, e tutto ciò che non è stato inviato viene raccolto dal ciclo successivo di quel sistema paghe — mostrato lì come in ritardo, con il periodo in cui è stato effettivamente lavorato.

Per questo approvare un foglio ore dopo la scadenza funziona ancora ed è ancora utile: le ore vengono pagate un ciclo più tardi anziché non essere pagate affatto.

Cicli inviati, e cosa significa davvero “consegnato”

La tabella dei cicli inviati elenca i cicli chiusi con quanto ciascuno ha pagato, quanta parte era in ritardo e come è stato consegnato. La colonna Consegnato è volutamente precisa su ciò che mTime può realmente sapere:

Per un’esportazione su file non esiste un terzo fatto: mTime può dirvi che il documento è stato prodotto e che è stato prelevato, mai che il sistema paghe lo ha accettato. L’avviso non scaricato è quello su cui intervenire — senza di esso, un ciclo che nessuno ha mai prelevato apparirebbe identico a uno riuscito.

Un ciclo può produrre più file, uno per consegna, numerati nel nome. Un file successivo si aggiunge ai precedenti; non li sostituisce.

Ricostruire un file

Se un file è partito con un codice paga mancante o errato, correggete il codice sull’attività o sul conto ore e premete Ricostruisci il file su quella consegna. mTime produce un file nuovo esattamente sui fogli ore che quella consegna conteneva, e segna il vecchio come sostituito anziché eliminarlo — una traccia di verifica delle paghe deve poter mostrare cosa è uscito la prima volta.

La ricostruzione è offerta solo dove mTime ha la registrazione del contenuto del file. Per un file consegnato prima che mTime iniziasse a tenerla, il pulsante lo dice e vi rimanda a inviare invece un nuovo file per quanto resta da pagare.

Verificare il dettaglio

Il report paghe elenca gli importi liquidabili per dipendente e fonte, ciascuno tracciato fino al foglio ore da cui proviene, con l’indicazione se quel foglio è stato inviato. Poiché lo stato di invio è un filtro e non un perimetro fisso, lo stesso report risponde sia a «cosa sto per inviare?» prima di un ciclo sia a «cosa ho inviato?» dopo. Il suo intervallo di date seleziona i cicli paghe per scadenza — il ciclo che ha inviato un importo, o il prossimo ciclo aperto per uno non ancora inviato — non i periodi dei fogli ore: un foglio di maggio in ritardo pagato dal ciclo di luglio compare nel report di luglio. Si esporta in Excel come ogni altro report.

Autorizzazioni

Pagare un periodo è un’autorizzazione distinta dall’approvazione dei fogli ore, quindi potete concederla senza dare al contempo la possibilità di modificare o approvare le ore di qualcuno.