Dashboard

La panoramica personale della registrazione ore e delle assenze future.

Panoramica

La Dashboard è la prima pagina visualizzata dopo l’accesso. Offre un riepilogo rapido della giornata lavorativa e dello stato delle assenze.

Per accedere, selezionare Dashboard nella barra laterale.

Widget di registrazione ore

Il widget di registrazione ore mostra lo stato corrente per la giornata odierna:

• Timbra ingresso / Timbra uscita — avvia e interrompe il timer di lavoro
• Ore lavorate oggi — totale delle ore registrate fino a questo momento
• Previsto — ore previste dalla norma orario di lavoro
• Delta — differenza tra le ore lavorate e quelle previste

Correggere le timbrature di oggi

Il widget elenca le timbrature di ingresso e uscita di oggi, e puoi correggerle dove si trovano — il foglio ore serve solo per gli altri giorni.

• Modificare un orario — selezionalo e scrivici sopra. Tab passa all’orario successivo, Enter salva ed Esc ripristina il valore precedente. Ogni modifica viene salvata per conto proprio e un segno di spunta lo conferma. Un orario che non può essere salvato resta a schermo con il motivo sotto, così lo correggi invece di ricominciare.
• Aggiungere un motivo o una nota — seleziona la registrazione in un punto diverso dagli orari, oppure usa la freccia a destra. Lo stesso pannello elimina la registrazione. Una volta richiusa la registrazione, motivo e nota compaiono sotto gli orari, così la giornata si legge a colpo d’occhio.
• Riutilizzare una nota già scritta — il campo nota ha un pulsante Note precedenti sulla destra, che elenca le note usate di recente, dalla più recente. Inizia a scrivere e l’elenco si restringe a quelle corrispondenti; scegline una per compilare il campo. Sono elencate solo le tue note, e solo quelle degli ultimi mesi.
• La pausa automatica — quando una pausa non retribuita viene detratta per te, occupa una riga propria sotto le registrazioni, contrassegnata Auto . Modificane lì la durata, e l’ora di inizio quando il tuo spazio di lavoro colloca la pausa a un orario fisso. Vedi Foglio ore per come viene calcolata la pausa.

Qui si modificano solo le registrazioni di oggi. Per qualsiasi altro giorno segui Apri nel foglio ore sotto l’elenco.

Riquadri attività

Sotto le timbrature, il widget mostra un riquadro per ogni attività che hai aggiunto ai preferiti, più la tua attività predefinita se ne hai una. Ogni riquadro indica le ore registrate su di esso oggi. Seleziona un riquadro e digita un valore per registrare o modificare le ore di oggi; digita 0 per rimuoverle. Le attività si aggiungono e si tolgono dai preferiti in Le mie attività — aprilo con il pulsante Gestisci attività del widget, oppure dal foglio ore.

Quando un’attività è fissata con un progetto o dei valori di dimensione, questi compaiono sotto il nome dell’attività — per esempio Progetto cliente · Fatturabile — così due riquadri della stessa attività si distinguono a colpo d’occhio. Ogni combinazione di attività, progetto e valori è un riquadro a sé, con le proprie ore: quello che digiti su un riquadro finisce su quella combinazione, esattamente come nella riga corrispondente del foglio ore.

Un riquadro senza progetto o valore di dimensione, su un’attività che ne richiede uno, non si modifica qui — passandoci sopra con il mouse viene spiegato il motivo. Registra quelle ore dal foglio ore, dove i valori si possono scegliere, oppure aggiungi di nuovo l’attività da Le mie attività con i valori scelti e Aggiungi alla dashboard attivo.

Timbratura di uscita mancante

Se dimentichi di timbrare l’uscita, mTime se ne accorge: una sessione aperta da più di 16 ore conta come uscita dimenticata.

Alla successiva apertura della dashboard, una finestra chiede quando hai smesso di lavorare, precompilata con un suggerimento basato sul tuo orario di lavoro di quel giorno:

• Salva l'uscita — registra l’orario inserito. L’uscita viene registrata sul giorno dell’ingresso (o su quello successivo, se la sessione ha superato la mezzanotte).
• Elimina l'ingresso — rimuove del tutto la timbratura di ingresso. Da usare quando l’ingresso stesso era un errore.
• Se chiudi la finestra, un avviso resta sul widget di registrazione ore, così puoi risolvere più tardi.

Alla successiva timbratura di ingresso — dalla dashboard o dal pulsante nell’intestazione — ti viene prima chiesto di risolvere la sessione dimenticata, poi la giornata inizia normalmente.

Non è possibile timbrare l’uscita di una sessione aperta da più di 16 ore; inserisci l’orario di uscita effettivo nella finestra, oppure correggi la giornata nel foglio ore. I turni notturni non sono interessati: una sessione che supera la mezzanotte ma resta sotto le 16 ore si chiude normalmente.

Scorciatoie per azioni rapide

Se le policy assenze sono configurate con scorciatoie per la dashboard, vengono visualizzati pulsanti di azione rapida sotto l’area di registrazione ore. Ad esempio:

• Sono malato — avvia immediatamente un’assenza per malattia (a tempo indeterminato)

Queste scorciatoie vengono configurate dagli amministratori in ciascuna policy assenze.

Entrare durante un’assenza

Se entri in un giorno in cui hai un’assenza, mTime chiede cosa vuoi fare prima di avviare il timer. La domanda è la stessa da qualunque punto tu entri — il pulsante in cima al widget, la riga Entra sotto l’elenco delle entrate/uscite, il pulsante di riproduzione nell’intestazione o il foglio delle entrate/uscite.

Puoi:

• Registra comunque il lavoro — avviare il timer e lasciare l’assenza esattamente com’è. È la risposta consueta: registrare un’ora di lavoro non cambia i giorni che hai prenotato
• Termina la malattia ed entra — solo per la malattia — terminarla a partire da oggi e avviare il timer. I giorni già fruiti restano registrati e, se serve l’approvazione del responsabile, viene inviata una richiesta mentre la tua entrata procede

La malattia è l’unica assenza che puoi terminare da qui, perché essere di nuovo al lavoro è ciò che la conclude. Per le ferie e ogni altro tipo la finestra rimanda a Assenze, dove puoi modificare o annullare l’assenza come si deve — delle ferie prenotate non si terminano per sbaglio mentre si va a registrare un’ora di lavoro.

Se la tua policy orario di lavoro include la regola Nessun lavoro oltre la norma durante l'assenza e hai un giorno intero di assenza, la finestra avvisa anche che la giornata sarà segnalata sul foglio presenze. Puoi comunque registrare il lavoro: la giornata viene segnalata al responsabile invece di essere bloccata.

Widget periodo corrente

Sopra il widget assenze, una scheda mostra il periodo del foglio presenze che non hai ancora inviato:

• Il periodo — fai clic sul nome per aprire il prospetto del periodo, dove puoi rivedere l’intero periodo prima di inviarlo
• Righe di saldo — una per ogni conto della banca ore, che mostra il saldo che hai oggi: il tempo già approvato sul conto, cioè la stessa cifra che mostrano il widget delle assenze e la scheda del saldo. Fai clic su una riga per aprire i dettagli del saldo del conto
• Per un conto che si chiude a fine periodo (per esempio il flex), la cifra accanto è quanto questo periodo aggiungerà una volta approvato, e una seconda riga, con la data in cui inizia il periodo successivo, indica: il saldo che la chiusura lascia e quanto toglie — un pagamento, oppure tempo perso oltre il tetto. Le tre si leggono dall’alto in basso: quello che hai, più quello che arriva, meno quello che la chiusura toglie
• Invia — compare quando il periodo è pronto per essere inviato. Superata la scadenza il pulsante riporta Invia oggi ed è evidenziato

Quando hai inviato tutti i periodi, la scheda indica Tutti i periodi sono stati inviati — non c’è nulla in attesa.

Che cosa toglie la chiusura del periodo

I conti come il flex si liquidano alla fine del periodo: la chiusura mette in banca quanto hai maturato e può anche far scadere ciò che supera un limite o pagarne una parte. Nulla di tutto questo è ancora avvenuto, quindi il saldo della riga qui sopra è quello che hai adesso, prima di tutto ciò.

Quando la chiusura toglie davvero qualcosa, compare una seconda riga sotto:

Leggi dall’alto in basso: il saldo che hai oggi e quello che porti nel mese successivo, poi il movimento di questo periodo e l’importo che la chiusura rimuove. La data è il giorno successivo alla fine del periodo, perché il numero risponde a “quanto avrò il mese prossimo”.

L’importo rimosso è rosso quando si tratta di tempo scaduto oltre un limite — tempo che perdi. Un pagamento è mostrato in testo normale: il saldo scende, ma quel tempo diventa denaro invece di andare perso.

Quando la chiusura non toglie nulla non c’è una seconda riga: ripeterebbe soltanto il saldo sopra di essa.

Widget assenze

Il widget assenze mostra:

• Assenze future — le assenze pianificate nel prossimo periodo, con date e durata
• Saldi dei conti — saldo disponibile per i conti assenze in uso: un conto viene mostrato quando ha un saldo, ha avuto una prenotazione o una rettifica negli ultimi tre mesi, oppure ha giorni o ore in arrivo — una maturazione o una chiusura di periodo. Un conto che non usi da tempo e che non ha nulla in arrivo non viene mostrato, così come un conto che l’amministratore ha nascosto ai dipendenti

Ogni riga ha un bordo colorato per il tipo di assenza. Un’assenza approvata è una riga piena; un’assenza in attesa di approvazione è una riga vuota con un bordo tratteggiato e una clessidra.

Le ore registrate direttamente su un’attività di assenza nel foglio presenze — per esempio una malattia registrata senza richiesta — vengono elencate anch’esse, contrassegnate Registrato nel foglio presenze . Dietro una riga di questo tipo non c’è alcuna richiesta, quindi non può essere modificata né annullata qui; modificare invece le ore nel foglio presenze. Le attività di malattia compaiono nella scheda malattia, tutte le altre nella scheda assenze.

Azioni

Dal widget assenze è possibile:

• Richiedere un’assenza — fare clic su Richiedi assenza per aprire il modulo di richiesta
• Modificare una richiesta futura — fare clic sull’icona di modifica di un periodo futuro
• Annullare un’assenza — fare clic sull’icona di annullamento del periodo e scegliere i giorni da annullare
• Vedere quando puoi usarlo — fai clic su un conto per aprire il tuo anno di assenze, che mostra cosa puoi prenotare mese per mese

Annullare un’assenza

Ogni assenza ha una sola icona di annullamento — sia nel widget assenze sia sulla scheda della malattia, e sia che l’assenza debba ancora iniziare sia che sia già in corso. Non esiste un pulsante separato per terminarla in anticipo.

Facendo clic si apre una conferma che elenca i singoli giorni dell’assenza, così da annullare solo i giorni voluti. Questo conta soprattutto per la malattia: i giorni segnalati uno alla volta vengono memorizzati come un’unica assenza, ed è nell’elenco che si distinguono di nuovo.

• I giorni da oggi in poi sono già selezionati. Confermarli è il caso consueto: si è di nuovo al lavoro da oggi e l’assenza viene semplicemente accorciata, così da terminare prima del primo giorno annullato
• I giorni già fruiti sono elencati ma non vengono mai selezionati. È possibile selezionarne uno se è stato registrato per errore
• Un’assenza a data aperta non ha giorni tra cui scegliere: la conferma chiede soltanto se terminarla a partire da oggi
• Una richiesta ancora in attesa di approvazione viene ritirata per intero — non ci sono giorni da scegliere finché non è approvata
• Se la modifica richiede l’approvazione del responsabile, viene inviata come richiesta e l’assenza resta invariata finché il responsabile non decide

Attenzione a un giorno di malattia già trascorso: la maggior parte delle policy assenze per malattia consente di segnalare la malattia solo nel giorno stesso, quindi una volta annullato un giorno di malattia già trascorso di norma non è possibile ripristinarlo da soli — può farlo solo il responsabile.

Richieste sovrapposte

Se una nuova richiesta si sovrappone a un’assenza dello stesso tipo sullo stesso conto — stesso saldo, stessa nota — le due vengono unite in un’unica assenza e un giorno coperto da entrambe viene addebitato una volta invece di due.

Se i giorni selezionati sono già addebitati per lo stesso importo da un’assenza esistente, la richiesta viene rifiutata come duplicato invece di essere unita — sia quando si richiede una nuova assenza sia quando si sposta un periodo esistente sui giorni di un altro periodo. La modifica di un periodo sul posto non viene mai considerata un duplicato di se stesso. Le assenze senza data di fine, come quelle avviate da una scorciatoia della dashboard, non rientrano in questo caso: non vengono né unite né rifiutate come duplicati.

Per modificare un’assenza già presente, aprire il periodo e spostarlo, accorciarlo, rimuovere singoli giorni al suo interno o annullarlo, invece di inviare una seconda richiesta sugli stessi giorni.

Dettagli del saldo

Il pannello di dettaglio qui sotto si apre da una riga di saldo del widget del periodo corrente e dal profilo di un dipendente. I dipendenti possono trovare i propri numeri anche nell’anno di assenze.

Facendo clic sul saldo di un conto, si apre un pannello di dettaglio con un grafico del saldo nel tempo, un riepilogo e una cronologia e previsione combinate.

Saldo nel tempo

Il grafico in cima al pannello mostra dov’è stato il saldo e dove lo lascia la chiusura del periodo:

• La linea continua — ciò che è già stato registrato
• La linea tratteggiata — ciò che si prevede da oggi alla chiusura del periodo
• Ora — quanto il conto ha oggi. Per un conto che si liquida alla fine di un periodo, sotto viene diviso tra ciò che è già in banca e ciò che hai maturato in questo periodo senza che sia ancora stato messo in banca
• Previsto — il saldo che lascia la chiusura, alla data in cui cade

Passa il mouse su un punto per leggerne la data, che cosa si è mosso e il saldo in quel momento.

Mesi e giorni

Per un conto che si liquida alla fine di un periodo, il registro annota un solo movimento per periodo: la linea tra due chiusure sarebbe altrimenti piatta e non direbbe nulla su come è andato davvero il mese.

Giorni ricostruisce la stessa curva giorno per giorno nel periodo aperto, a partire dalle ore registrate e previste. Mesi torna ai movimenti registrati. Il selettore compare solo dove le due viste sono realmente diverse e solo dove i numeri giorno per giorno corrispondono al saldo mostrato sopra il grafico.

Riepilogo

• Disponibile ora — il saldo che puoi utilizzare oggi, già al netto delle assenze che hai prenotato
• Scoperto disponibile — tempo extra che puoi prendere ora, coperto da ciò che maturi in questo periodo una volta approvato (mostrato quando il conto consente lo scoperto)
• Utilizzo pianificato — le assenze che hai già prenotato

Per i conti che si liquidano alla fine di un periodo (come il flex), il riepilogo mostra anche un gruppo Previsto alla chiusura del periodo, presentato come una somma: Accumulati oggi (il saldo già presente sul conto) − Utilizzo pianificato (le assenze prenotate prima della chiusura) + Accantonamento in sospeso − Scadenza in sospeso (oltre il limite) = Saldo alla chiusura. Quando la chiusura comprende altro, come un pagamento o rettifiche in sospeso, compare una riga Altre variazioni, così i conti tornano sempre. Le assenze prenotate dopo la chiusura sono mostrate come Pianificato dopo la chiusura.

Questo spiega un saldo che oggi può sembrare basso: Disponibile ora è già al netto del tuo utilizzo pianificato, e il periodo corrente non è ancora stato approvato, quindi le maturazioni di questo periodo non fanno parte di Disponibile ora finché il periodo non si chiude.

Cronologia e previsione

• Cronologia — maturazioni, utilizzi, rettifiche e scadenze già avvenuti. Mostra il periodo corrente per impostazione predefinita; usa Mostra la cronologia precedente per visualizzare i movimenti più vecchi.
• Oggi — un separatore che distingue il passato dal futuro
• Previsione — maturazioni future previste, scadenze e utilizzi pianificati. Per i conti liquidati per periodo, un’unica riga chiusura del periodo (ad esempio «Chiusura luglio») mostra l’effetto netto e il saldo risultante alla fine del periodo.

Questa suddivisione consente di distinguere ciò che è già stato registrato da ciò che è previsto.

Rettifiche manuali

Gli amministratori possono aggiungere rettifiche manuali al saldo assenze di un dipendente — ad esempio, per concedere giorni aggiuntivi o correggere un errore.

Durante la creazione di una rettifica manuale, è possibile impostare facoltativamente una data di scadenza. Se lasciata vuota, il sistema deriva una scadenza predefinita dalla policy assenze attiva del dipendente per quel conto. In questo modo, i giorni concessi manualmente seguono le stesse regole di scadenza dei giorni maturati.

Correlati

• Foglio presenze — registrare le ore lavorative in una griglia settimanale
• Policy assenze — configurazione delle policy e delle scorciatoie per la dashboard
• Consenti assenze a tempo indeterminato — funzionamento delle assenze a tempo indeterminato