Importazione Excel

Porta l’organizzazione, i dipendenti e i loro figli, i saldi e le assenze in mTime con una normale cartella di lavoro Excel — il formato da usare quando i dati provengono da un sistema di paghe o di rilevazione presenze che state lasciando.

Panoramica

Il formato Excel semplice è un’unica cartella di lavoro .xlsx con cinque fogli:

Puoi aprirla, leggerla e modificarla in Excel, Numbers o Google Fogli. È proprio questo il punto: è il formato per creare in blocco i dipendenti di un’azienda, per le modifiche di massa e per una migrazione da un altro sistema.

Non è la stessa cosa del backup completo dell’area di lavoro:

Come ottenere una cartella di lavoro di partenza

Hai due punti di partenza, entrambi migliori che costruire il file da zero — contengono già le intestazioni di colonna esatte, i nomi dei conti realmente presenti nella tua area di lavoro e una colonna per ogni attributo che hai definito.

Un modello vuoto. Vai in Amministrazione › Importazione dati e fai clic su Scarica modello . Ottieni import-template.xlsx, generato per la tua area di lavoro: tutti e cinque i fogli, un foglio Guide che si apre per primo, righe di esempio in grigio da sovrascrivere, una colonna per ogni conto ore e una colonna per ogni attributo.

Il modello è scritto nella lingua della tua area di lavoro — le schede come le intestazioni delle colonne. La freccia accanto al pulsante offre le altre sei lingue di mTime, così un consulente che lavora in un’area in inglese può dare a un collega italiano un foglio in italiano, con schede come Dipendenti, Conti ore e Figli.

Un’esportazione compilata. Vai in Amministrazione › Esportazione dati, scegli il formato Excel semplice e fai clic su Esportare . Ottieni le stesse colonne — senza i fogli Absence e Children, che servono solo all’importazione — con i tuoi dipendenti, i valori degli attributi e i saldi attuali già inseriti. Modificala e reimportala: l’andata e ritorno è sicura, perché l’esportazione scrive esattamente gli identificativi e i nomi che l’importazione si aspetta.

L’esportazione offre tre opzioni:

• Solo dipendenti — tralascia il foglio Accounts
• Anonimizzare i dati personali — sostituisce nomi, e-mail e recapiti con segnaposto e lascia vuote le colonne degli attributi
• Ambito dei dati dei dipendenti — esporta un dipendente, un’unità organizzativa o tutti

Che cosa contiene il modello

• Guide — il foglio su cui la cartella di lavoro si apre. Spiega a che cosa serve ciascun foglio, che cosa significa ogni colonna e che cosa vogliono dire i colori della riga di intestazione. Registra inoltre la versione del modello, la lingua in cui è stato generato e l’area di lavoro da cui proviene: informazioni preziose quando un file è passato di mano per due settimane prima di tornare da te.
• I cinque fogli di dati — Org Units, Employees, Accounts, Absence e Children.
• Lists — i valori che stanno dietro agli elenchi a discesa.

Guide e Lists non vengono letti dall’importazione. Lasciali nel file oppure eliminali, come preferisci.

La riga di intestazione è codificata a colori, così vedi a colpo d’occhio che cosa un foglio pretende:

Le colonne usate di rado nel foglio Dipendenti — telefono, cellulare e indirizzo postale — sono raggruppate all’estrema destra e chiuse. Le colonne dei giorni Lun … Dom sono chiuse in un gruppo a parte, subito prima di Ore settimanali. Clicca sul + sopra un gruppo per aprirlo. Entrambi vengono comunque importati se li compili — la maggior parte delle importazioni non ne ha mai bisogno. Il foglio Guida spiega i colori e raccoglie in un unico punto le colonne obbligatorie di ogni foglio.

Diverse colonne offrono un elenco a discesa. Avvisano invece di bloccare, ed è voluto: il foglio Employees può legittimamente indicare un’unità organizzativa che il foglio Org Units crea nella stessa importazione, e un blocco netto renderebbe impossibile scriverla.

Le righe di esempio in grigio mostrano la forma che ci si aspetta da un valore — delle iniziali in ID dipendente, un’unità figlia che nomina la propria unità superiore. Sono segnaposto: sovrascrivile, oppure elimina le righe.

Come mTime legge la cartella di lavoro

Alcune regole valgono per l’intero file. Vale la pena leggerle una volta, perché la maggior parte delle importazioni fallite dipende da queste e non dai dati veri e propri.

• I fogli devono chiamarsi Org Units, Employees, Accounts, Absence e Children, oppure avere il loro nome in una delle lingue di mTime, come li scrive il modello (Unità organizzative, Dipendenti, Conti ore, Assenze, Figli). I nomi inglesi funzionano sempre. Qualsiasi altro foglio della cartella viene ignorato, compresi i fogli Guida ed Elenchi del modello. Una cartella con solo alcuni dei cinque fogli va benissimo.
• Le intestazioni delle colonne hanno una lingua, e mTime le legge tutte e sette. Una cartella di lavoro generata è intestata nella lingua della tua area di lavoro, o in quella che hai scelto al momento dello scaricamento, e mTime riconosce una colonna predefinita dalla sua intestazione in una qualsiasi delle sette lingue. Così una cartella generata in danese si importa per un amministratore che lavora in inglese, e un foglio che qualcuno ha in parte riscritto in un’altra lingua funziona lo stesso. Un’intestazione generata porta con sé anche un contrassegno che il foglio di calcolo non mostra e che indica la colonna con precisione: è ciò che permette a una colonna di continuare a importarsi dopo che il file è stato tradotto o un attributo rinominato.
• Anche un’intestazione scritta da te funziona, purché tu la scriva come la scrive mTime in una di quelle sette lingue. Maiuscole, minuscole e spazi di troppo non contano; una parola inventata sì. Per questo il file più sicuro è quello generato da mTime: modifica il modello o un’esportazione invece di costruire una cartella di lavoro dal nulla.
• La riga 1 è la riga di intestazione. Tutte le righe successive sono dati.
• Le colonne vengono riconosciute dall’intestazione, non dalla posizione. Puoi riordinarle liberamente.
• Le righe completamente vuote vengono saltate, quindi le righe vuote in fondo a un foglio non creano problemi.
• Una colonna che mTime non riconosce viene ignorata — e segnalata. Nei fogli Org Units, Employees, Absence e Children puoi tranquillamente tenere una nota accanto ai dati. Un’intestazione però non è più solo una nota: ID esterno viene letta sia nel foglio Org Units sia nel foglio Employees, ed è lì che il numero di pratica del vecchio sistema trova posto. Il passaggio Revisione elenca ogni colonna ignorata, riportata esattamente come l’hai scritta, e suggerisce la colonna che probabilmente intendevi quando la posizione lo lascia capire. È un avviso, non un errore: la tua colonna di appoggio è al sicuro e l’importazione si esegue, ma un’intestazione scritta male viene individuata prima dell’importazione e non dopo. Nel foglio Accounts vale ancora il contrario: ogni colonna che non sia ID dipendente, Nome completo o Data di importazione viene letta come un conto ore, quindi una colonna estranea genera un errore.
• Le date possono essere vere celle data oppure testo scritto come YYYY-MM-DD. Se per Excel la cella è una data — come accade non appena digiti 01/05/1990 in una cella normale o scegli da un selettore di date — mTime legge la data stessa, quindi il formato di data italiano va benissimo e non devi riformattare nulla. Se la cella è testo, deve essere YYYY-MM-DD, per esempio 1990-05-01: il testo non porta con sé alcun formato di data, quindi 03/04/2026 può significare sia il 3 aprile sia il 4 marzo, e mTime non tira a indovinare. Il modello e l’esportazione scrivono testo nella forma YYYY-MM-DD.
• I numeri usano il punto come separatore decimale (7.4, non 7,4), senza separatore delle migliaia. Digita i numeri come numeri e Excel se ne occupa; il rischio riguarda i valori incollati come testo.

Colonne degli attributi

Oltre alle loro colonne predefinite, i fogli Employees e Org Units contengono una colonna per ogni attributo definito nella vostra area di lavoro — come il foglio Accounts contiene una colonna per ogni conto ore. Centro di costo, numero di badge, numero di libro paga, qualifica: tutto ciò che tenete sulle vostre persone e sui vostri reparti viaggia con loro. Gli attributi si configurano negli attributi personalizzati.

Il foglio Employees porta due livelli insieme: gli attributi propri del dipendente e quelli del suo rapporto di lavoro — il contratto — come Qualifica e Numero rapporto di lavoro. Non devi tenerli separati tu: ogni colonna sa a quale dei due appartiene.

Quali attributi hanno una colonna

La riga sugli attributi sensibili è quella che sembra incoerente, quindi merita una frase. Un’esportazione viene prodotta in secondo piano e mTime non può sapere chi finirà per aprire il file, quindi non scrive mai un valore sensibile in un foglio di calcolo. Leggerne uno in entrata non rivela nulla: chi compila la cella ha già il valore davanti agli occhi. Perciò mTime accetta una colonna che non scriverebbe al posto tuo.

Un attributo gestito da un sistema collegato resta fuori in entrambe le direzioni. Quel sistema ne è la fonte autorevole e sovrascriverebbe alla sincronizzazione successiva qualunque cosa tu abbia importato, quindi una riga che compila una colonna del genere viene rifiutata con la relativa motivazione, invece di essere scartata in silenzio.

Come compilare le colonne

Ogni colonna è intestata con il nome dell’attributo. Se due attributi hanno lo stesso nome — poniamo, uno di dipendente e uno di rapporto di lavoro entrambi chiamati «Qualifica» — ciascuno viene intestato con la propria chiave, così puoi comunque distinguerli.

• I valori devono rispettare il tipo dell’attributo: una selezione deve essere una delle sue opzioni, scritta esattamente come l’hai definita; una data è una cella data o testo YYYY-MM-DD; una colonna sì/no accetta TRUE o FALSE (funzionano anche yes/no e 1/0); un numero usa il punto per i decimali. Una cella che non va bene è un errore di riga nel passaggio Revisione, con il nome della colonna e il motivo.
• Un attributo contrassegnato Univoco viene verificato sia rispetto all’area di lavoro sia rispetto al resto del foglio. Un conflitto viene segnalato sulla riga indicando la colonna — mai il valore, perché queste sono le colonne in cui arriva un codice fiscale.
• Gli attributi del rapporto di lavoro si applicano anche negli aggiornamenti. Vengono scritti sul rapporto di lavoro in corso oggi, oppure sul più recente se oggi nessuno è in forza. È diverso dalle altre colonne del rapporto di lavoro — Unità organizzativa, Responsabile, Condizioni contrattuali, le date e la norma — che vengono usate solo quando una riga crea una persona. Una riga che compila un attributo di rapporto di lavoro per una persona che non ne ha nessuno è un errore di riga: non ci sarebbe dove mettere il valore.

Aggiungere un attributo dal foglio

Il modello lascia una colonna libera intitolata Nuovo attributo all’estrema destra dei fogli Employees e Org Units, per mostrare dove va messo un attributo nuovo. Scrivici sopra un nome, compila i valori e l’importazione crea l’attributo nella vostra area di lavoro come attributo di testo, memorizzandovi quello che hai scritto. Lo ritrovi poi nelle impostazioni, dove puoi dargli una descrizione, un tipo o un insieme di opzioni. Per un secondo attributo aggiungi una colonna accanto: la colonna libera non ha nulla di speciale, se non che una colonna vuota viene ignorata.

L’attributo viene creato solo se almeno una riga compila davvero la colonna, quindi una colonna libera lasciata vuota non costa nulla.

Due cose che il foglio non fa. Non inventa uno degli attributi standard di mTime — quelli hanno chiavi che iniziano con un trattino basso: aggiungi prima quello che ti serve negli attributi personalizzati, poi scarica di nuovo il modello e la colonna è lì. E non scrive su un attributo gestito da un sistema collegato.

Il foglio Org Units

Questo foglio costruisce la vostra struttura organizzativa — i reparti, i team e le regioni a cui punta la colonna Unità organizzativa del foglio Employees. Viene applicato prima del foglio Employees, così la stessa cartella di lavoro può creare un reparto e collocarvi delle persone.

Che cosa identifica un’unità organizzativa

Qui non c’è una colonna ID. Un’unità è identificata dal suo ID esterno quando compilate quella colonna, e dal suo nome altrimenti — e il nome è anche il modo in cui il foglio Employees vi fa riferimento.

La corrispondenza non distingue maiuscole e minuscole, quindi sales aggiorna Sales e ou-7 trova OU-7.

Riferimento delle colonne

Costruire la gerarchia

Unità superiore fa riferimento a un’altra unità per nome — una che esiste già in mTime, oppure una creata da un’altra riga di questo stesso foglio. L’ordine delle righe non conta: un’unità superiore elencata sotto le proprie unità figlie viene trovata esattamente come una elencata sopra.

Nome        | Descrizione         | Unità superiore | Responsabile unità   | Paese di lavoro
Sales West  | Regione ovest       | Sales           |                      | DK
Sales       | Reparto commerciale |                 | jane.doe@example.com | DK

Una riga viene rifiutata se la sua Unità superiore non indica alcuna unità, ne indica due, o collocherebbe l’unità dentro il proprio sottoalbero — un’unità non può essere superiore di se stessa, e A non può stare sotto B mentre B sta sotto A.

Che cosa cambia un aggiornamento, e che cosa lascia stare

Una riga scrive Nome, Descrizione, Unità superiore, Responsabile unità e Paese di lavoro, e una cella vuota azzera il valore. Due tipi di colonna funzionano diversamente, e una cella vuota nell’uno o nelle altre lascia intatto il valore salvato: l’ID esterno, così una colonna vuota non cancella mai i vostri identificativi, e le colonne degli attributi, così un foglio compilato solo a metà non cancella mai un centro di costo. Tutto ciò che il foglio non trasporta affatto resta esattamente com’era.

Il Responsabile unità deve essere qualcuno già presente in mTime. Le unità organizzative vengono applicate prima del foglio Employees, quindi una persona che la stessa cartella sta per creare non può ancora essere responsabile di un’unità — impostate il responsabile in seguito, dalla pagina dell’unità.

Il foglio Employees

La colonna ID dipendente

Questa singola colonna decide se una riga crea una nuova persona o ne aggiorna una esistente, ed è ciò che lega tra loro i fogli Employees, Accounts e Absence. Accetta tre tipi di valore:

L’opzione centrale è quella che conta per una migrazione. Poiché EMP-4711 rimanda sempre alla stessa persona nella stessa area di lavoro, puoi:

• fare riferimento alla stessa persona dai fogli Employees, Accounts e Absence,
• rilanciare un file corretto perché aggiorni le persone invece di duplicarle,
• mantenere la matricola del vecchio sistema come collegamento tra i due sistemi — viene salvata sul dipendente come suo External ID , dove puoi vederla, e l’esportazione la riscrive.

Quando la cella contiene testo, mTime cerca la persona in quest’ordine:

1. l’identificativo a cui quel testo rimanda — la persona creata da un’importazione precedente con lo stesso testo;
2. un dipendente il cui External ID è quel testo, chiunque lo abbia impostato: un’importazione precedente, l’API o il vostro provider di identità;
3. nessuna corrispondenza, quindi viene creato un nuovo dipendente con quel testo come External ID.

Il passaggio 2 è ciò che rende la matricola durevole. Una persona già presente in mTime con EMP-4711 sulla propria scheda viene aggiornata da una riga che indica EMP-4711, anche se non è mai arrivata da una cartella di lavoro. Prima una riga così ne creava silenziosamente una seconda copia.

Riferimento delle colonne

Unità organizzativa, Responsabile e Condizioni contrattuali vengono riconosciuti per nome, senza distinzione tra maiuscole e minuscole. Il nome deve essere univoco: se due unità organizzative si chiamano «Supporto», la riga viene rifiutata e devi prima rinominarne una. Condizioni contrattuali fa riferimento a record che devono già esistere — un’importazione Excel non crea mai un insieme di condizioni contrattuali. Le altre due possono indicare qualcosa che la stessa cartella di lavoro crea: Unità organizzativa un’unità del foglio Org Units, e Responsabile un’altra riga del foglio Employees, perché i responsabili sono dipendenti come tutti gli altri.

Che cosa cambia un aggiornamento

Quando una riga corrisponde a un dipendente esistente, mTime scrive tutte le colonne anagrafiche di quella riga: nome, e-mail, data di nascita, telefono, cellulare e l’indirizzo.

L’ID esterno è una delle due eccezioni a quella regola: una cella vuota — o l’assenza della colonna — non lo cancella mai. Un id esterno è spesso il collegamento su cui si basa qualcos’altro, quindi mTime lo scrive solo quando metti un valore nella cella. Per rimuoverne uno, cancellalo dalla scheda del dipendente in mTime.

Le colonne degli attributi sono l’altra eccezione, più o meno per lo stesso motivo: una cella di attributo vuota lascia intatto il valore salvato, e nessuna cella del foglio può cancellare del tutto un attributo.

Due persone non possono condividere un id esterno. Una riga che darebbe a qualcuno un valore già presente su un altro dipendente viene rifiutata nella prova a vuoto — e lo stesso vale per due righe dello stesso foglio che assegnano lo stesso valore a due persone diverse.

Il rapporto di lavoro funziona al contrario: Unità organizzativa, Responsabile, Condizioni contrattuali, Inizio rapporto, Fine rapporto, Ore settimanali e le colonne dei giorni vengono usate solo quando la riga crea un nuovo dipendente. Su un dipendente esistente vengono ignorate e il rapporto di lavoro resta intatto. Per modificarlo in seguito, usa la scheda del dipendente o una modifica collettiva. Gli attributi del rapporto di lavoro sono l’eccezione: una cella di attributo compilata viene scritta anche su un rapporto di lavoro già esistente, non solo su uno nuovo.

Rapporto di lavoro e norma settimanale

Un dipendente riceve un rapporto di lavoro solo se Inizio rapporto è compilata. Lasciandola vuota ottieni una persona nell’area di lavoro senza rapporto di lavoro — a volte utile, ma raramente ciò che si vuole, e una riga che compila un attributo di rapporto di lavoro senza di essa viene rifiutata.

La norma di orario di lavoro può essere indicata in due modi, e puoi combinarli:

• Solo Ore settimanali — le ore contrattuali settimanali, ad es. 40. Non viene salvata alcuna distribuzione per giorno.
• Solo Lun … Dom — la norma è la somma dei giorni, distribuita come l’hai scritta.
• Entrambi — devono coincidere. Ore settimanali 40 con 8 dal lunedì al venerdì viene accettato; 40 con 7.5 su cinque giorni viene rifiutato.

Le ore sono ore decimali, non ore e minuti: sette ore e mezza si scrive 7.5, non 7.30. I valori vengono arrotondati al minuto. La norma deve essere maggiore di zero e descrive una singola settimana — gli schemi ripetuti su più settimane non possono essere importati e vanno impostati sul dipendente.

Il foglio Accounts

Questo foglio imposta il saldo attuale di ogni conto ore — giorni di ferie, ore di flessibilità e gli altri saldi che le persone portano con sé.

Riferimento delle colonne

È l’unico foglio senza colonne di attributo: la sua regola è che ogni colonna diversa dalle tre qui sopra è un conto ore, e una colonna di attributo dovrebbe scontrarsi con quella regola.

Le colonne dei conti

Tutte le colonne restanti sono un conto ore, denominato come il conto con la sua unità tra parentesi:

ID dipendente | Nome completo | Data di importazione | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711      | Jane Doe      | 2026-01-01           | 12.5            | 450

• La parte prima delle parentesi deve corrispondere al nome di un conto ore della tua area di lavoro, senza distinzione tra maiuscole e minuscole.
• L’unità tra parentesi è facoltativa, ma quando c’è deve corrispondere al conto. È una protezione: impedisce che una colonna di giorni di ferie finisca silenziosamente su un conto in ore.
• I conti in giorni sono espressi in giorni decimali — 12.5 significa dodici giorni e mezzo.
• I conti in ore sono espressi in minuti — 450 significa 7 ore e 30 minuti. È l’errore più comune: moltiplica le tue ore per 60.
• I saldi negativi sono ammessi, ad esempio un conto di flessibilità in negativo.

Sia il modello sia l’esportazione compilano queste intestazioni a partire dalla tua area di lavoro, ed è il modo più semplice per non sbagliarle.

Come viene applicato un saldo

Ogni cella compilata imposta il saldo a quel valore alla data Data di importazione. Non si somma a ciò che è già presente. La registrazione compare nello storico del conto con la causale «Excel import».

Poiché il valore è un obiettivo e non un movimento, importare due volte lo stesso file non raddoppia le ferie di nessuno. Significa però anche che un’importazione fatta con leggerezza può appiattire saldi che erano corretti — il passaggio Revisione indica quante modifiche di saldo stanno per essere apportate, quindi controlla quel numero prima di confermare.

Imposta Data di importazione alla vostra data di passaggio: il giorno in cui i saldi erano corretti nel vecchio sistema. Tutto ciò che mTime registra dopo quella data si somma sopra.

Il foglio Absence

Questo foglio registra le assenze — lo storico del vecchio sistema e le assenze che le persone vi avevano già pianificato — perché una migrazione non finisca con settimane di ferie da reinserire a mano. Una riga è un’assenza: chi, quale tipo, da quando a quando.

Riferimento delle colonne

Già detratta, o non ancora?

I saldi del foglio Accounts sono i saldi così com’erano alla vostra data di passaggio, quindi i due tipi di assenza vanno trattati in modo diverso:

• Un’assenza già trascorsa a quella data è già sottratta da quei saldi. mTime la registra per intero — compare nel calendario, sul foglio presenze e nei report — ma non tocca mai più il saldo. Detrarla una seconda volta sarebbe un errore.
• Un’assenza pianificata dopo il passaggio non è ancora in quei saldi. Si applica come una registrazione normale e consuma il saldo quando avviene, esattamente come se fosse stata richiesta in mTime.

Lascia Già detratta vuota e mTime la compila a partire dalla Data di importazione della riga:

La colonna viene ignorata per i tipi di assenza che non toccano mai un saldo, come la malattia nella maggior parte delle regole.

Assenze richieste

Una riga con Stato impostato su Requested arriva nella casella di approvazione del responsabile del dipendente, come una richiesta fatta in mTime. Un dipendente che non ha nessuno che approvi per lui vede l’assenza registrata come approvata, invece che in attesa per sempre.

Rilanciare, correggere — e ciò che il foglio non fa mai

Una riga di assenza è identificata dal suo dipendente, dal tipo e dalle date. Reimportare lo stesso file salta le righe già importate — nulla viene raddoppiato. Il foglio può solo aggiungere assenze: non può modificarne né annullarne una. Per correggere un’assenza importata con le date o il tipo sbagliati, annullala in mTime e importa o inserisci quella corretta.

Due righe per lo stesso dipendente non possono sovrapporsi — delle ferie interrotte da una malattia sono due righe per le ferie (prima e dopo) più una per la malattia, non intervalli sovrapposti. La sovrapposizione con assenze già presenti in mTime segue le regole abituali del prodotto, quindi evita di reimportare periodi inseriti a mano.

A differenza dei primi tre fogli, Absence serve solo all’importazione: l’esportazione Excel semplice non lo include. Il modello lo contiene vuoto, pronto da compilare — una riga di esempio dimenticata lì importerebbe un’assenza inventata a carico di una persona reale.

Il foglio Children

Questo foglio registra i figli dei dipendenti — ciò su cui si basano i diritti legati ai figli, come i giorni di cura. Una riga è un figlio, con gli stessi dati che puoi inserire in Figli nella scheda del dipendente.

Riferimento delle colonne

Ogni riga deve avere Data di nascita del figlio o Data prevista — oppure entrambe.

Nato o atteso

Un figlio con la sola Data prevista viene registrato come atteso. I diritti che dipendono da una nascita, tra cui i giorni di cura, partono solo quando è registrata una data di nascita — quindi non mettere mai una data prevista in Data di nascita del figlio, nemmeno quando mancano pochi giorni al parto.

Quando il figlio nasce, compila Data di nascita del figlio nella stessa riga, lascia la Data prevista e importa di nuovo. La data prevista ritrova il figlio registrato come atteso, e l’importazione ne conferma la nascita invece di registrare un secondo figlio.

Rilanciare, correggere — e ciò che il foglio non fa mai

Una riga corrisponde a un figlio già registrato per il dipendente quando coincide la data di nascita o la data prevista, e anche il nome (senza distinzione tra maiuscole e minuscole). Un figlio senza nome, o una riga senza nome, viene riconosciuto soltanto dalle date — così un nome aggiunto in seguito viene completato invece di registrare il figlio due volte. Una riga con un nome cerca prima il figlio con quel nome, e ripiega su un figlio senza nome con la stessa data solo se non ce n’è nessuno — così due gemelli di cui solo uno ha già un nome restano due figli. Una riga che corrisponde completa soltanto ciò che manca al figlio — una data di nascita, una data prevista, o un ruolo genitoriale se non ne è ancora indicato uno. Un ruolo già registrato non viene modificato. Una cella vuota non cancella mai nulla. Una riga che non corrisponde a nessun figlio ne registra uno nuovo.

Reimportare lo stesso file, quindi, non cambia nulla. Due gemelli sono due righe con la stessa data di nascita e nomi diversi; due righe con lo stesso nome e la stessa data vengono rifiutate entrambe, perché mTime non può sapere se si tratta di un figlio o di due.

Come Absence, anche il foglio Children serve solo all’importazione: l’esportazione Excel semplice non lo include, e il modello lo contiene vuoto.

Eseguire l’importazione

La procedura guidata è la stessa descritta in Importazione dati, con due differenze: mTime riconosce un file Excel dall’estensione .xlsx, e la scelta tra Unione e Ripristino è sostituita dalla scelta del foglio.

1. Vai in Amministrazione › Importazione dati e fai clic su Importare .

2. File — scegli il tuo file .xlsx. La dimensione massima è 100 MB.

3. Parametri — scegli quale foglio applicare, poi fai clic su Convalida :

   Scelta	Cosa viene importato
   Tutto	Tutti e cinque i fogli, in ordine: prima le unità organizzative, poi i dipendenti e i loro figli, poi i conti, poi le assenze — così ciascuno può fare riferimento a ciò che il precedente ha creato
   Unità organizzative	Solo il foglio Org Units
   Dipendenti	I fogli Employees e Children
   Conti	Solo il foglio Accounts
   Assenze	Solo il foglio Absence

4. Revisione — la convalida viene eseguita sul server senza modificare nulla. Ottieni un conteggio per foglio — unità organizzative, dipendenti, figli, celle di saldo, assenze — un messaggio per ogni riga rifiutata e un avviso per tutto ciò che mTime ignorerà, come una colonna che non riconosce. Gli avvisi non fermano l’importazione; gli errori sì. Correggi il file e riprova, oppure fai clic su Esegui l'importazione .

5. Risultati — l’esito per foglio, con un rapporto dettagliato scaricabile.

Se la convalida rivela che hai scelto il foglio sbagliato, torna Indietro e convalida di nuovo — il file resta sul server e non va caricato una seconda volta.

Importare da un altro sistema

È per questo che il formato è stato creato: portare dipendenti e saldi fuori da un sistema di paghe o di rilevazione presenze e dentro mTime. La sequenza qui sotto mantiene le parti rischiose piccole e reversibili.

1. Costruisci prima la configurazione in mTime

A parte le unità organizzative e gli attributi, l’importazione Excel fa riferimento alla configurazione per nome e non la crea mai. Prima di importare qualsiasi cosa, imposta:

• le condizioni contrattuali — i tipi di contratto delle vostre persone
• i conti ore — ogni saldo che intendete trasferire, con l’unità corretta
• i calendari festività e le regole di assenza, perché i saldi si comportino correttamente in seguito
• gli attributi — tutto ciò che è vostro e volete portare con voi, e quelli standard come Codice fiscale o Numero di libro paga. Scarica il modello dopo averli aggiunti e le colonne ci sono

Le unità organizzative sono l’eccezione: mettetele nel foglio Org Units e l’importazione costruisce la struttura per voi. Dovete crearle a mano solo se preferite avere la gerarchia già pronta prima che arrivi il primo file.

Assicurati che i nomi siano univoci. Due unità organizzative con lo stesso nome faranno rifiutare ogni riga che le indica.

2. Scegli la tua chiave

Metti la matricola o il numero di libro paga del vecchio sistema nella colonna ID dipendente, in tutti i fogli che usi. È la singola decisione più preziosa dell’intera migrazione:

• collega ogni riga di saldo e di assenza alla persona giusta,
• rende l’importazione ripetibile, così un file corretto aggiorna invece di duplicare,
• resta un collegamento leggibile verso il vecchio sistema se un giorno servisse una riconciliazione — mTime conserva il valore come ID esterno del dipendente.

Fai lo stesso con le vostre unità organizzative, nella loro colonna ID esterno, e più avanti potrai rinominare un reparto dal foglio invece che a mano.

3. Mappa i vecchi campi

Esporta i dati di origine e mappali sulle colonne. Una mappatura tipica:

I responsabili sono dipendenti come tutti gli altri, quindi entrano dal foglio Employees — e una riga può indicare un responsabile che la stessa cartella di lavoro sta creando. L’intero organigramma si importa in un solo passaggio: il livello dei responsabili non ha più bisogno di un giro a sé. mTime cerca il nome o l’indirizzo e-mail prima tra le righe del file e poi tra le persone già presenti nello spazio di lavoro. Quello che non fa è indovinare: se due righe portano lo stesso nome, o se un nome corrisponde sia a una riga del file sia a un’altra persona già in mTime, quelle righe vengono rifiutate. L’indirizzo e-mail è il modo per non essere ambigui.

4. Sistema date e numeri

Prima della prima importazione, ripassa il file una volta:

• Le colonne delle date contengono date vere, non testo che sembra tale. Una cella che Excel allinea a destra come data viene letta qualunque formato mostri; una cella di testo deve essere YYYY-MM-DD.
• I decimali usano il punto, non la virgola.
• Nessun separatore delle migliaia, nessuna unità, nessun carattere estraneo — 450, mai 450 min o 7,5 h.
• I saldi in ore convertiti in minuti.
• Gli attributi a selezione contengono una delle opzioni che hai definito, scritta allo stesso modo.

5. Importa a ondate

Non fare tutto in una volta la prima volta.

Prima ondata — la struttura. Importa con il foglio Unità organizzative selezionato. Guarda l’albero organizzativo in mTime: è tutto sotto l’unità superiore giusta, senza duplicati?

Seconda ondata — le persone. Importa con il foglio Dipendenti selezionato. Controlla una manciata di dipendenti nell’applicazione: sono nell’unità organizzativa giusta, con le condizioni giuste, con la norma settimanale giusta, con i loro attributi compilati? Il foglio Children arriva con questa ondata, quindi controlla anche i loro figli.

Terza ondata — i saldi. Importa di nuovo la stessa cartella di lavoro con il foglio Conti selezionato e Data di importazione impostata alla vostra data di passaggio. Controlla i saldi delle stesse persone.

Quarta ondata — le assenze. Importala un’ultima volta con il foglio Assenze selezionato, con Data di importazione di nuovo impostata alla data di passaggio. Apri il calendario di un dipendente e verifica che lo storico ci sia e che il saldo non si sia mosso — lo storico è già nei saldi che avete appena importato.

Dividere la migrazione in questo modo fa sì che un errore nelle colonne dei saldi non possa rovinare le anagrafiche appena verificate, e viceversa — e una struttura già verificata è un posto molto migliore dove far atterrare le persone.

Una volta fatte una o due migrazioni e acquisita fiducia nel file, Tutto elabora tutti e cinque i fogli in un solo passaggio, nello stesso ordine, così unità e persone create in quell’importazione possono essere richiamate subito.

6. Verifica il risultato

Esporta di nuovo l’area di lavoro nel formato Excel semplice e confrontala con il file di origine. Tutto ciò che non è passato appare come una differenza, e l’esportazione è anche una buona traccia di com’era l’area di lavoro all’avvio.

Gli attributi sensibili sono l’unica cosa che non troverai in quell’esportazione — mTime non li scrive mai in un foglio di calcolo. Controllali invece nella scheda del singolo dipendente.

Rilanciare e correggere

Un’importazione Excel si può ripetere senza rischi finché i valori di ID dipendente restano gli stessi. Correggi il file di origine e reimportalo:

• i dipendenti vengono aggiornati, non duplicati,
• i saldi vengono impostati al valore corretto invece di sommarsi,
• le righe di assenza già importate vengono saltate, mai raddoppiate,
• i figli già registrati vengono riconosciuti e soltanto completati, mai registrati due volte,
• i valori degli attributi vengono sovrascritti dove hai compilato una cella e lasciati stare dove non l’hai fatto,
• i dipendenti che hai tolto dal file restano intatti — l’importazione non elimina mai.

L’unica cosa che un secondo passaggio non può fare è modificare un rapporto di lavoro. Le colonne del rapporto di lavoro si applicano solo quando il dipendente viene creato, quindi se avete sbagliato unità organizzativa o norma settimanale va corretto nella scheda del dipendente o con una modifica collettiva. Gli attributi del rapporto di lavoro fanno eccezione e si possono correggere con una seconda importazione.

Qualcosa che non trova posto?

Ora la cartella di lavoro trasporta la struttura organizzativa, le persone, i loro figli, i loro attributi, i loro saldi e le loro assenze. Se avete dati che non vi trovano posto, contattate l’assistenza tramite la guida integrata nel prodotto prima di iniziare. Diteci che cosa dovete spostare e troveremo la strada migliore.

Messaggi di convalida

La convalida viene eseguita prima di qualsiasi scrittura e indica foglio e riga di ogni problema. Le righe sono numerate come in Excel, quindi «Employees row 2» è la prima riga sotto le intestazioni. Gli errori vanno corretti prima che l’importazione venga eseguita; gli avvisi sono informativi e non la fermano.

I messaggi provengono dal server e sono in inglese, e indicano una colonna predefinita con il suo nome inglese: Full Name è la colonna Nome completo, Employment Start è Inizio rapporto, Country è Paese o Paese di lavoro a seconda del foglio, Child Birth Date è Data di nascita del figlio e Due Date è Data prevista.

Avvisi

Errori

Limiti

Autorizzazioni

Scaricare il modello, caricare ed eseguire un’importazione Excel richiedono tutti l’autorizzazione import. Produrre una cartella di lavoro Excel semplice dall’area di lavoro richiede l’autorizzazione export.