Importazione Excel

Porta i dipendenti e i loro saldi in mTime con una normale cartella di lavoro Excel — il formato da usare quando i dati provengono da un sistema di paghe o di rilevazione presenze che state lasciando.

Panoramica

Il formato Excel semplice è un’unica cartella di lavoro .xlsx con due fogli:

Puoi aprirla, leggerla e modificarla in Excel, Numbers o Google Fogli. È proprio questo il punto: è il formato per creare in blocco i dipendenti di un’azienda, per le modifiche di massa e per una migrazione da un altro sistema.

Non è la stessa cosa del backup completo dell’area di lavoro:

Come ottenere una cartella di lavoro di partenza

Hai due punti di partenza, entrambi migliori che costruire il file da zero — contengono già le intestazioni di colonna esatte e i nomi dei conti realmente presenti nella tua area di lavoro.

Un modello vuoto. Vai in Amministrazione › Importazione dati e fai clic su Scarica modello . Ottieni import-template.xlsx con entrambi i fogli, tutte le intestazioni, una riga di esempio in grigio da sovrascrivere e una colonna per ogni conto ore configurato nella tua area di lavoro.

Un’esportazione compilata. Vai in Amministrazione › Esportazione dati, scegli il formato Excel semplice e fai clic su Esportare . Ottieni la stessa cartella di lavoro con i tuoi dipendenti e saldi attuali già inseriti. Modificala e reimportala — l’andata e ritorno è sicura, perché l’esportazione scrive esattamente gli identificativi e i nomi che l’importazione si aspetta.

L’esportazione offre tre opzioni:

• Solo dipendenti — tralascia il foglio Accounts
• Anonimizzare i dati personali — sostituisce nomi, e-mail e recapiti con segnaposto
• Ambito dei dati dei dipendenti — esporta un dipendente, un’unità organizzativa o tutti

Come mTime legge la cartella di lavoro

Alcune regole valgono per l’intero file. Vale la pena leggerle una volta, perché la maggior parte delle importazioni fallite dipende da queste e non dai dati veri e propri.

• I fogli devono chiamarsi Employees e Accounts. Qualsiasi altro foglio della cartella di lavoro viene ignorato. Una cartella con uno solo dei due fogli va benissimo.
• I nomi dei fogli e le intestazioni delle colonne sono sempre in inglese, qualunque sia la lingua in cui usi mTime. Il modello e l’esportazione li scrivono per te; se costruisci il file da solo, copiali esattamente come compaiono in questa pagina.
• La riga 1 è la riga di intestazione. Tutte le righe successive sono dati.
• Le colonne vengono riconosciute dall’intestazione, non dalla posizione. Puoi riordinarle liberamente. Gli spazi iniziali e finali nelle intestazioni vengono ignorati.
• Le righe completamente vuote vengono saltate, quindi le righe vuote in fondo a un foglio non creano problemi.
• Le colonne aggiuntive nel foglio Employees vengono ignorate — comodo per tenere una nota o il numero di pratica del vecchio sistema accanto ai dati. Nel foglio Accounts vale il contrario: ogni colonna che non sia Employee ID, Full Name o Import Date viene letta come un conto ore, quindi una colonna estranea genera un errore.
• Le date vanno scritte come YYYY-MM-DD — per esempio 2024-01-01. mTime legge ogni cella esattamente come viene visualizzata nel foglio, quindi una cella che mostra 01/05/1990 viene rifiutata anche se Excel la considera una data. La strada più sicura è formattare le colonne delle date come Testo e digitare le date in forma ISO, che è esattamente ciò che fanno il modello e l’esportazione.
• I numeri usano il punto come separatore decimale (7.4, non 7,4), senza separatore delle migliaia. Digita i numeri come numeri e Excel se ne occupa; il rischio riguarda i valori incollati come testo.

Il foglio Employees

La colonna Employee ID

Questa singola colonna decide se una riga crea una nuova persona o ne aggiorna una esistente, ed è ciò che lega tra loro i due fogli. Accetta tre tipi di valore:

L’opzione centrale è quella che conta per una migrazione. Poiché EMP-4711 rimanda sempre alla stessa persona nella stessa area di lavoro, puoi:

• fare riferimento alla stessa persona sia dal foglio Employees sia dal foglio Accounts,
• rilanciare un file corretto perché aggiorni le persone invece di duplicarle,
• mantenere la matricola del vecchio sistema come collegamento tra i due sistemi.

Riferimento delle colonne

Org Unit, Manager e Terms vengono riconosciuti per nome, senza distinzione tra maiuscole e minuscole. Il nome deve essere univoco: se due unità organizzative si chiamano «Supporto», la riga viene rifiutata e devi prima rinominarne una. Queste colonne fanno riferimento a record esistenti — un’importazione Excel non crea mai un’unità organizzativa, un responsabile o un insieme di condizioni contrattuali.

Che cosa cambia un aggiornamento

Quando una riga corrisponde a un dipendente esistente, mTime scrive tutte le colonne anagrafiche di quella riga: nome, nome preferito, e-mail, data di nascita, telefono, cellulare e l’indirizzo.

Il rapporto di lavoro è l’eccezione e funziona al contrario: Org Unit, Manager, Terms, Employment Start, Employment End, Weekly Norm e le colonne dei giorni vengono usate solo quando la riga crea un nuovo dipendente. Su un dipendente esistente vengono ignorate e il rapporto di lavoro resta intatto. Per modificarlo in seguito, usa la scheda del dipendente o un’azione di massa.

Rapporto di lavoro e norma settimanale

Un dipendente riceve un rapporto di lavoro solo se Employment Start è compilata. Lasciandola vuota ottieni una persona nell’area di lavoro senza rapporto di lavoro — a volte utile, ma raramente ciò che si vuole.

La norma di orario di lavoro può essere indicata in due modi, e puoi combinarli:

• Solo Weekly Norm — le ore contrattuali settimanali, ad es. 40. Non viene salvata alcuna distribuzione per giorno.
• Solo Mon … Sun — la norma è la somma dei giorni, distribuita come l’hai scritta.
• Entrambi — devono coincidere. Weekly Norm 40 con 8 dal lunedì al venerdì viene accettato; 40 con 7.5 su cinque giorni viene rifiutato.

Le ore sono ore decimali, non ore e minuti: sette ore e mezza si scrive 7.5, non 7.30. I valori vengono arrotondati al minuto. La norma deve essere maggiore di zero e descrive una singola settimana — gli schemi ripetuti su più settimane non possono essere importati e vanno impostati sul dipendente.

Il foglio Accounts

Questo foglio imposta il saldo attuale di ogni conto ore — giorni di ferie, ore di flessibilità e gli altri saldi che le persone portano con sé.

Riferimento delle colonne

Le colonne dei conti

Tutte le colonne restanti sono un conto ore, denominato come il conto con la sua unità tra parentesi:

Employee ID | Full Name  | Import Date | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711    | Jane Doe   | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• La parte prima delle parentesi deve corrispondere al nome di un conto ore della tua area di lavoro, senza distinzione tra maiuscole e minuscole.
• L’unità tra parentesi è facoltativa, ma quando c’è deve corrispondere al conto. È una protezione: impedisce che una colonna di giorni di ferie finisca silenziosamente su un conto in ore.
• I conti in giorni sono espressi in giorni decimali — 12.5 significa dodici giorni e mezzo.
• I conti in ore sono espressi in minuti — 450 significa 7 ore e 30 minuti. È l’errore più comune: moltiplica le tue ore per 60.
• I saldi negativi sono ammessi, ad esempio un conto di flessibilità in negativo.

Sia il modello sia l’esportazione compilano queste intestazioni a partire dalla tua area di lavoro, ed è il modo più semplice per non sbagliarle.

Come viene applicato un saldo

Ogni cella compilata imposta il saldo a quel valore alla data Import Date. Non si somma a ciò che è già presente. La registrazione compare nello storico del conto con la causale «Excel import».

Poiché il valore è un obiettivo e non un movimento, importare due volte lo stesso file non raddoppia le ferie di nessuno. Significa però anche che un’importazione fatta con leggerezza può appiattire saldi che erano corretti — il passaggio Revisione indica quante modifiche di saldo stanno per essere apportate, quindi controlla quel numero prima di confermare.

Imposta Import Date alla vostra data di passaggio: il giorno in cui i saldi erano corretti nel vecchio sistema. Tutto ciò che mTime registra dopo quella data si somma sopra.

Eseguire l’importazione

La procedura guidata è la stessa descritta in Importazione dati, con due differenze: mTime riconosce un file Excel dall’estensione .xlsx, e la scelta tra Unione e Ripristino è sostituita dalla scelta del foglio.

1. Vai in Amministrazione › Importazione dati e fai clic su Importare .

2. File — scegli il tuo file .xlsx. La dimensione massima è 100 MB.

3. Parametri — scegli quale foglio applicare, poi fai clic su Convalida :

   Scelta	Cosa viene importato
   Tutto	Entrambi i fogli. I dipendenti vengono applicati per primi, quindi una riga del foglio Accounts può fare riferimento a una persona creata nella stessa importazione
   Dipendenti	Solo il foglio Employees
   Conti	Solo il foglio Accounts

4. Revisione — la convalida viene eseguita sul server senza modificare nulla. Ottieni il numero di dipendenti da creare e aggiornare, il numero di celle di saldo da applicare e un messaggio per ogni riga rifiutata. Correggi il file e riprova, oppure fai clic su Esegui l'importazione .

5. Risultati — l’esito per foglio, con un rapporto dettagliato scaricabile.

Se la convalida rivela che hai scelto il foglio sbagliato, torna Indietro e convalida di nuovo — il file resta sul server e non va caricato una seconda volta.

Importare da un altro sistema

È per questo che il formato è stato creato: portare dipendenti e saldi fuori da un sistema di paghe o di rilevazione presenze e dentro mTime. La sequenza qui sotto mantiene le parti rischiose piccole e reversibili.

1. Costruisci prima la configurazione in mTime

L’importazione Excel fa riferimento alla configurazione per nome e non la crea mai. Prima di importare qualsiasi cosa, imposta:

• le unità organizzative — con i nomi che userai nella colonna Org Unit
• le condizioni contrattuali — i tipi di contratto delle vostre persone
• i conti ore — ogni saldo che intendete trasferire, con l’unità corretta
• i calendari festività e le regole di assenza, perché i saldi si comportino correttamente in seguito

Assicurati che i nomi siano univoci. Due unità organizzative con lo stesso nome faranno rifiutare ogni riga che le indica.

2. Scegli la tua chiave

Metti la matricola o il numero di libro paga del vecchio sistema nella colonna Employee ID, in entrambi i fogli. È la singola decisione più preziosa dell’intera migrazione:

• collega ogni riga di saldo alla persona giusta,
• rende l’importazione ripetibile, così un file corretto aggiorna invece di duplicare,
• resta un collegamento leggibile verso il vecchio sistema se un giorno servisse una riconciliazione.

3. Mappa i vecchi campi

Esporta i dati di origine e mappali sulle colonne. Una mappatura tipica:

I responsabili sono dipendenti come tutti gli altri, quindi entrano dal foglio Employees — ma devono essere in mTime prima che venga importata la riga che li indica. Un responsabile creato dalla stessa cartella di lavoro non può essere indicato nella stessa importazione. Potete importare prima il livello dei responsabili in un passaggio a sé, oppure lasciare vuota la colonna Manager al primo giro e compilarla in seguito nelle schede dei dipendenti.

4. Sistema date e numeri

Prima della prima importazione, ripassa il file una volta:

• Le colonne delle date mostrano YYYY-MM-DD. Formattarle come Testo e digitare la data ISO è la via sicura.
• I decimali usano il punto, non la virgola.
• Nessun separatore delle migliaia, nessuna unità, nessun carattere estraneo — 450, mai 450 min o 7,5 h.
• I saldi in ore convertiti in minuti.

5. Importa in due ondate

Non fare tutto in una volta la prima volta.

Prima ondata — le persone. Importa con il foglio Dipendenti selezionato. Controlla una manciata di dipendenti nell’applicazione: sono nell’unità organizzativa giusta, con le condizioni giuste, con la norma settimanale giusta?

Seconda ondata — i saldi. Importa di nuovo la stessa cartella di lavoro con il foglio Conti selezionato e Import Date impostata alla vostra data di passaggio. Controlla i saldi delle stesse persone.

Dividere la migrazione in questo modo fa sì che un errore nelle colonne dei saldi non possa rovinare le anagrafiche appena verificate, e viceversa.

Una volta fatte una o due migrazioni e acquisita fiducia nel file, Tutto elabora entrambi i fogli in un solo passaggio — i dipendenti vengono sempre applicati prima dei saldi, quindi le persone create in quell’importazione possono ricevere subito i loro saldi.

6. Verifica il risultato

Esporta di nuovo l’area di lavoro nel formato Excel semplice e confrontala con il file di origine. Tutto ciò che non è passato appare come una differenza, e l’esportazione è anche una buona traccia di com’era l’area di lavoro all’avvio.

Rilanciare e correggere

Un’importazione Excel si può ripetere senza rischi finché i valori di Employee ID restano gli stessi. Correggi il file di origine e reimportalo:

• i dipendenti vengono aggiornati, non duplicati,
• i saldi vengono impostati al valore corretto invece di sommarsi,
• i dipendenti che hai tolto dal file restano intatti — l’importazione non elimina mai.

L’unica cosa che un secondo passaggio non può fare è modificare un rapporto di lavoro. Le colonne del rapporto di lavoro si applicano solo quando il dipendente viene creato, quindi se avete sbagliato unità organizzativa o norma settimanale va corretto nella scheda del dipendente o con un’azione di massa.

Nella roadmap

Oggi la cartella di lavoro trasporta le persone e i loro saldi. Altre due parti di una migrazione sono previste ma non ancora supportate:

• Assenze — dalla cartella di lavoro non è possibile importare né lo storico delle assenze registrate né le assenze future già pianificate.
• Unità organizzative — la colonna Org Unit indica un’unità che esiste già; costruire la struttura organizzativa a partire dal file non è ancora possibile.

Se la vostra migrazione ha bisogno di una di queste cose, o avete dati che non trovano posto nella cartella di lavoro, contattate l’assistenza tramite la guida integrata nel prodotto prima di iniziare. Diteci che cosa dovete spostare e troveremo la strada migliore.

Messaggi di convalida

La convalida viene eseguita prima di qualsiasi scrittura e indica foglio e riga di ogni problema. Le righe sono numerate come in Excel, quindi «Employees row 2» è la prima riga sotto le intestazioni. I messaggi provengono dal server e sono in inglese.

Limiti

Autorizzazioni

Scaricare il modello, caricare ed eseguire un’importazione Excel richiedono tutti l’autorizzazione import. Produrre una cartella di lavoro Excel semplice dall’area di lavoro richiede l’autorizzazione export.