Promemoria dichiarazione foglio presenze

Invia una notifica ai dipendenti quando una dichiarazione del foglio presenze raggiunge la scadenza di invio e continua a sollecitarli — solo nei loro giorni lavorativi — finché resta in ritardo.

Come funziona

Il job esamina tutte le dichiarazioni del foglio presenze in attesa, pronte o in ritardo nell’area di lavoro e le fa avanzare di un passo nel loro ciclo di vita:

1. Periodo di sola assenza → chiuso — quando il periodo è terminato e ogni suo giorno lavorativo era coperto da un’assenza approvata a giornata intera, il rendiconto viene inviato per conto del dipendente. Se un responsabile ha approvato quell’assenza ha già avallato il contenuto del periodo, che viene quindi approvato contestualmente; se l’ha approvata automaticamente la policy, l’approvazione resta al responsabile. Viene valutato prima dei passaggi seguenti, così un periodo che il job chiude non viene mai prima segnalato come in ritardo
2. In attesa → Pronta — quando la data corrente è pari o successiva all’ultimo giorno lavorativo del periodo, la dichiarazione viene contrassegnata come pronta e il dipendente riceve una notifica che la scadenza è arrivata. Questa soglia segue il calendario individuale del dipendente, quindi un’assenza approvata a giornata intera alla fine del periodo anticipa la scadenza: il dipendente viene avvisato prima di partire, non mentre è assente
3. Pronta → In ritardo — il giorno di calendario successivo alla fine del periodo, indipendentemente dal calendario del dipendente. Un’assenza subito dopo la fine del periodo non posticipa questo passaggio: la voce di invio mancante del responsabile dipende da esso e deve comparire in un giorno prevedibile
4. In ritardo → sollecitata ogni giorno lavorativo — finché la dichiarazione resta in ritardo, il promemoria del dipendente torna in cima alle sue notifiche e viene inviata un’e-mail in ciascuno dei suoi giorni lavorativi. Fine settimana, festività e assenze approvate a giornata intera vengono saltati, così nessuno viene sollecitato mentre è assente. Il primo promemoria usa la formulazione generica “il tuo foglio presenze è in ritardo”; tutti i successivi indicano il responsabile che lo sta attendendo

Periodo fuori dal rapporto di lavoro → ritirato. Prima di tutti i passaggi precedenti, un rendiconto il cui periodo non ha alcun giorno all’interno del rapporto di lavoro del dipendente viene ritirato. Succede quando una data di fine viene inserita dopo che il periodo successivo era già stato aperto: il rendiconto, la voce di invio mancante del responsabile e i promemoria del dipendente scompaiono. Il controllo legge il rapporto di lavoro così com’è oggi, quindi funziona qualunque sia la data Valido dal con cui è stata salvata la data di fine. Un rendiconto inviato almeno una volta non viene mai ritirato, perché i saldi dei periodi successivi si basano su di esso; viene lasciato a un amministratore.

I periodi sono elaborati dal più vecchio, e un periodo viene chiuso solo quando tutti quelli precedenti sono approvati — il saldo di chiusura di ogni periodo è quello di apertura del successivo. Un’assenza lunga si smaltisce quindi al ritmo di un periodo per notte anziché tutta insieme.

I promemoria si interrompono non appena il dipendente invia: il promemoria ricorrente viene rimosso e la voce del responsabile diventa una normale approvazione.

Un’assenza in corso senza data di fine — ad esempio un periodo di malattia aperto — non sposta la scadenza. Di tale assenza si sa solo che copre i giorni fino a oggi, quindi i giorni successivi restano giorni lavorativi e la scadenza rimane sull’effettivo ultimo giorno lavorativo del periodo.

Il job utilizza “>=” anziché “==” per ciascuna soglia, in modo che una dichiarazione che ha mancato il giorno esatto (interruzione del job, periodo precedente all’introduzione della funzionalità) venga recuperata nell’esecuzione successiva. Gli eventi dispongono di ID deterministici, pertanto le riesecuzioni non generano notifiche duplicate.

Esempio: assenza a cavallo della fine del periodo

Un periodo mensile dal 1° al 31 agosto, con assenza approvata dal 24 agosto al 7 settembre:

Quando viene eseguito

Il job viene eseguito automaticamente e si attiva solo quando esiste almeno una dichiarazione in attesa, pronta o in ritardo nell’area di lavoro.

Parametri

Questo job non ha parametri.

Risultati del job

Chi riceve la notifica

• Il dipendente riceve la notifica di scadenza quando il periodo diventa pronto, poi un promemoria di ritardo per ogni giorno lavorativo finché non invia. Non viene mai sollecitato in un giorno non lavorativo.
• Il responsabile vede l’invio mancante in Approvals dal giorno successivo alla fine del periodo e nel Digest per i responsabili quotidiano. Questo non dipende dal calendario di nessuno: un responsabile vedrà (e riceverà via e-mail) un foglio presenze mancante per un dipendente ancora in ferie e continuerà a vederlo finché il dipendente non rientra e invia.
• Un responsabile assente dovrebbe impostare una delega delle approvazioni: il suo digest viene trattenuto mentre la delega è attiva, i delegati lo ricevono al suo posto e un riepilogo di recupero arriva al primo giorno lavorativo di rientro del responsabile.

Gli eventi di ciclo di vita includono anche il responsabile diretto del dipendente come destinatario: è così che la casella delle approvazioni del responsabile viene popolata alla ricostruzione.

Risoluzione dei problemi