Auto-provisioning
Crea automaticamente account utente per i nuovi dipendenti e disattiva gli account al termine dei rapporti di lavoro.
Come funziona
Il job di auto-provisioning viene eseguito quotidianamente e svolge due operazioni:
- Provisioning dei nuovi utenti per i dipendenti il cui rapporto di lavoro inizia nella data di esecuzione
- Deprovisioning degli utenti il cui rapporto di lavoro è terminato il giorno precedente la data di esecuzione
Configurazione
Per abilitare l’auto-provisioning, accedere a e attivare Auto-provisioning utenti .
Provisioning di nuovi utenti
Quando il rapporto di lavoro di un dipendente ha inizio, il job crea un account utente se:
- Il dipendente dispone di un indirizzo email impostato
- Non esiste già un utente associato a questo dipendente
- Nessun utente o invito esistente utilizza lo stesso indirizzo email
Processo di invito
- Viene creato un record utente con stato “Invitato”
- Viene inviata un’email di invito all’indirizzo email del dipendente
- Il dipendente fa clic sul link per impostare la propria password e attivare l’account
Assegnazione dei ruoli
I ruoli vengono assegnati automaticamente in base alla posizione del dipendente:
| Ruolo | Assegnato quando |
|---|---|
employee | Sempre assegnato (ruolo base) |
manager | Il dipendente è impostato come responsabile per almeno un rapporto di lavoro attivo di un altro dipendente |
I ruoli vengono valutati al momento del provisioning in base ai rapporti di lavoro attivi alla data di inizio.
Deprovisioning degli utenti
Quando termina l’ultimo rapporto di lavoro di un dipendente, il job revoca l’accesso:
- Tutte le sessioni attive vengono terminate (disconnessione immediata)
- L’account utente viene eliminato
Quando avviene il deprovisioning
- La data di fine del rapporto di lavoro è trascorsa (il job viene eseguito il giorno successivo)
- Il dipendente non ha altri rapporti di lavoro attivi con inizio entro il giorno successivo
- Ciò consente transizioni fluide tra posizioni senza perdere l’accesso
Cosa viene conservato
- Record del dipendente e dati personali
- Tutte le registrazioni ore storiche
- Record delle assenze e storico del conto ore
Il dipendente potrà essere nuovamente sottoposto a provisioning in seguito, qualora ritorni con un nuovo rapporto di lavoro.
Risoluzione dei problemi
| Problema | Soluzione |
|---|---|
| Il job non è stato eseguito | Verificare che l’auto-provisioning sia abilitato nelle impostazioni dell’area di lavoro |
| Utente non sottoposto a provisioning | Verificare che il dipendente disponga di un indirizzo email valido |
| Utente non sottoposto a provisioning | Verificare che nessun utente esistente abbia lo stesso indirizzo email |
| Nessuna email di invito ricevuta | Controllare la cartella spam; verificare che l’indirizzo email sia corretto |
| Utente non sottoposto a deprovisioning | Confermare che la data di fine del rapporto di lavoro sia impostata e trascorsa |
| Utente non sottoposto a deprovisioning | Verificare la presenza di rapporti di lavoro sovrapposti che mantengono l’utente attivo |