Utenti e autorizzazioni
Controllare chi ha accesso all’area di lavoro e cosa può fare, gestendo gli utenti e assegnando i ruoli.
Panoramica dei ruoli
Ogni utente in un’area di lavoro ha un ruolo che determina cosa può visualizzare e fare.
| Ruolo | Cosa può fare |
|---|---|
| Proprietario | Accesso completo a tutto, inclusa la fatturazione e le impostazioni dell’area di lavoro. Ogni area di lavoro ha un solo proprietario. |
| Amministrazione | Gestisce i dipendenti, le unità organizzative, le integrazioni e la maggior parte delle impostazioni. Non può modificare la fatturazione né trasferire la proprietà. |
| Responsabile | Visualizza e gestisce i dipendenti del proprio team. L’accesso dipende dall’assegnazione all’unità organizzativa. |
| Dipendente | Visualizza i propri dati, richiede assenze e gestisce le impostazioni personali. |
| Sviluppatore | Accede alle impostazioni API, agli utenti di servizio e alle chiavi API. Destinato agli utenti tecnici che configurano integrazioni o automazioni. |
Invitare gli utenti
- Andare su
- Fare clic su Invita utente
- Inserire l’indirizzo e-mail della persona
- Selezionare un ruolo per il nuovo utente
- Fare clic su Invia invito
La persona riceverà un’e-mail con un link per accedere all’area di lavoro. Gli inviti scadono dopo 7 giorni.
Rinviare un invito
Se un invito è scaduto o la persona non lo ha ricevuto:
Viene inviata una nuova e-mail di invito con una nuova scadenza di 7 giorni.
Modificare i ruoli degli utenti
Esaminare le modifiche a un utente
Modificare il ruolo, lo stato o il dipendente collegato di un utente cambia ciò che può vedere e fare, quindi mTime registra ognuna di queste modifiche.
Il pannello elenca ogni modifica, dalla più recente, indicando cosa è cambiato, chi l’ha fatto e quando — così puoi rispondere a domande come chi ha assegnato a questa persona il ruolo Proprietario? o quando è stato sospeso questo utente, e da chi?
Alcune voci si presentano in modo diverso:
- Sistema — la modifica è stata effettuata automaticamente e non da una persona. Il provisioning automatico degli utenti, il processo di conservazione dei dati e la sincronizzazione dei nomi degli account appaiono così.
- Utente rimosso — la modifica è stata effettuata da una persona successivamente rimossa dall’area di lavoro.
- Creato, da Sistema, con la data in cui l’utente è stato aggiunto — ogni utente già esistente quando la tua area di lavoro è stata aggiornata a questa versione ne riceve una. Registra lo stato dell’utente in quel momento, così le modifiche successive possono essere confrontate con essa.
La rimozione di un utente viene registrata separatamente: elenca gli utenti eliminati insieme a chi li ha eliminati.
Sospendere e riattivare gli utenti
È possibile sospendere un utente per revocare l’accesso senza eliminare il suo account. Questa opzione è utile quando una persona lascia l’organizzazione o deve perdere temporaneamente l’accesso.
Sospendere un utente
Gli utenti sospesi non possono accedere all’area di lavoro. I loro dati vengono conservati.
Riattivare un utente
L’utente può accedere nuovamente con il ruolo e le impostazioni precedenti.
Utenti di servizio e chiavi API
Gli utenti di servizio sono account speciali utilizzati per l’accesso alle API e le automazioni, anziché per l’accesso interattivo.
Creare un utente di servizio
- Andare su
- Fare clic su Crea utente di servizio
- Assegnare all’utente di servizio un nome descrittivo (ad es. “Esportazione paghe” o “Sincronizzazione integrazione”)
- Fare clic su Crea
Gestire le chiavi API
Ogni utente di servizio può avere chiavi API per autenticare le richieste API.
- Aprire l’utente di servizio
- Fare clic su Crea chiave API
- Copiare immediatamente la chiave — viene visualizzata una sola volta
Revocare una chiave API
- Aprire l’utente di servizio
- Trovare la chiave da revocare
- Fare clic su Revoca
Le chiavi revocate smettono di funzionare immediatamente. Eventuali automazioni che utilizzano la chiave dovranno essere aggiornate.
Collegare gli utenti ai record dei dipendenti
In mTime, un account utente e un record dipendente sono entità separate. Il collegamento tra i due connette l’account di accesso di una persona ai propri dati da dipendente.
- Andare su
- Fare clic sull’utente da collegare
- Nel campo Dipendente collegato, selezionare il record dipendente corrispondente
- Fare clic su Salva
Questo collegamento abilita funzionalità come la visualizzazione dei saldi di assenza personali e la visualizzazione del calendario del team filtrato in base al team dell’utente.
Perché un utente non vede il menu Foglio presenze o i widget di registrazione ore?
Se un utente è Amministrazione o Proprietario in un’area di lavoro, ma il menu Foglio presenze non è visibile nella barra laterale e i widget di assenza e registrazione ore sono assenti dalla dashboard, significa che il suo account utente non è collegato a un record dipendente. Collegarlo seguendo i passaggi descritti in precedenza.
Se il record dipendente non esiste ancora, creare prima un profilo dipendente, quindi collegarlo all’account utente.
Profili di test
In un’area di lavoro di test è possibile assegnare a un unico accesso più profili, in modo che un singolo login possa operare come persone diverse durante le prove — ad esempio, inviare le ore come dipendente e poi approvarle come responsabile, senza gestire account separati.
Aggiungere un profilo
- Andare su
- Trovare l’utente esistente per cui si desidera aggiungere profili aggiuntivi
- Aprire il menu azioni della riga e fare clic su Aggiungi profilo
- Scegliere un dipendente diverso da collegare (ogni profilo deve essere collegato al proprio record dipendente) e selezionare i ruoli per quel profilo
- Fare clic su Aggiungi profilo di test
Il nuovo profilo viene aggiunto immediatamente — non viene inviata una seconda e-mail di invito, poiché l’account esiste già.
Passare da un profilo all’altro
Quando l’account ha più di un profilo nell’area di lavoro corrente, nel menu account compare l’opzione Cambia profilo .
- Aprire il menu account (il proprio nome, in fondo alla barra laterale)
- Fare clic su Cambia profilo
- Scegliere il profilo con cui si desidera operare
L’applicazione si ricarica con il dipendente, i ruoli e le autorizzazioni di quel profilo.
Quando si utilizza un profilo diverso da quello predefinito, il pulsante account viene evidenziato in ambra con un’icona di cambio, in modo da rendere sempre chiaro quale profilo è attualmente attivo. Anche la barra laterale e il saluto nella dashboard mostrano il nome di quel profilo invece del vostro e, tornando al profilo predefinito, ricompare il vostro nome.
