Politiques d'absences

Les politiques d’absences définissent comment les vacances et autres avantages en temps libre sont acquis, utilisés et gérés pour vos employés.

Aperçu

Une politique d’absences rassemble les règles d’un type d’absence. Elle pointe normalement vers un compte de banque de temps, qui porte le solde, mais le compte est facultatif (voir ci-dessous). Les règles couvrent :

• Acquisition — Comment les employés accumulent des congés au fil du temps
• Utilisation — Règles d’utilisation du temps
• Report — Ce qui arrive au temps non utilisé en fin d’année
• Expiration — Quand le temps acquis expire

Pour commencer

Pour créer une politique d’absences :

1. Allez dans Paramètres › Politiques
2. Cliquez sur {{< ui “Ajouter une politique” >}}
3. Donnez-lui un nom et sélectionnez un compte de banque de temps — ou laissez-la sans compte
4. Ajoutez des plugins d’acquisition pour définir comment le temps est gagné
5. Ajoutez optionnellement des règles d’utilisation, de report et d’expiration
6. Cliquez sur {{< ui “Enregistrer” >}}

Absences sans compte de banque de temps

Certains types d’absence n’ouvrent aucun droit fixe — il n’y a pas de nombre de jours à suivre. L’exemple courant est l’absence par accord (« Fri efter aftale ») : un rendez-vous médical, un mariage, un déménagement. Le collaborateur doit toujours faire la demande et un responsable doit toujours l’approuver, mais aucun solde n’est décompté.

Laissez le compte de banque de temps vide dans ces cas. La politique fonctionne toujours là où cela compte :

• Les collaborateurs peuvent la demander, et elle apparaît dans le formulaire de demande comme tout autre type
• Les règles d’approbation s’appliquent — ajoutez Approbation requise comme d’habitude
• L’absence apparaît dans le calendrier d’équipe et sur la feuille de temps

Ce qu’elle n’obtient pas, faute de solde à suivre :

• Aucune règle d’acquisition, de report ou d’expiration
• Aucune ligne dans l’aperçu annuel du collaborateur

Vous pouvez créer autant de politiques sans compte que nécessaire — chacune est son propre type d’absence.

Un solde qui ne se demande jamais

L’inverse du cas ci-dessus : un compte qui porte un solde réel, et un plancher réel, dont personne n’est censé poser de jours. Un solde de flexibilité en est l’exemple courant. Il monte et descend selon que le collaborateur travaille plus ou moins que sa norme, et il est régularisé à la fin de chaque période — le dépenser en prenant un jour de congé n’est pas sa raison d’être.

Désactivez Peut être demandé comme absence sur la politique. Le solde continue exactement comme avant : il s’affiche sur le tableau de bord, sur la carte de période de la feuille de temps et dans les vues de soldes, et son plancher reste respecté. Ce qui s’arrête, c’est la demande :

• Il n’est pas proposé dans le formulaire de demande et n’y est jamais présélectionné
• Il n’est pas proposé sur la feuille de temps, ni dans la ligne des absences ni dans la liste des activités à ajouter
• Il n’apparaît ni sur la page des absences ni dans le récapitulatif annuel
• Il ne participe jamais à une répartition automatique entre plusieurs comptes
• Une demande le visant est refusée

Les absences déjà posées sur ce type avant que vous ne désactiviez l’option ne sont pas touchées — elles restent modifiables et annulables. Désactiver l’option arrête les nouvelles demandes ; elle ne défait pas les anciennes.

Sections

Comment fonctionne la consommation du solde

Lorsqu’une période de congé approuvée commence, le système déduit le solde progressivement plutôt que tout en une fois. La période est découpée en segments plus petits alignés sur la période d’approbation de la feuille de temps de l’employé. Le solde est consommé pour le segment en cours, et les jours planifiés restants sont consommés au fur et à mesure.

Le solde est consommé en FIFO (premier entré, premier sorti) — les acquisitions les plus anciennes sont utilisées avant les plus récentes. C’est important lorsque différentes acquisitions ont des dates d’expiration différentes.

Mettre fin à une absence plus tôt

Une absence déjà en cours n’est pas effacée lorsqu’elle se termine plus tôt : elle est écourtée, et les jours déjà pris restent enregistrés :

• Absences sans date de fin (comme un congé maladie) — l’absence est clôturée à partir d’aujourd’hui. Voir Périodes sans date de fin
• Absences à durée déterminée — les jours restants sont annulés et tout solde déjà consommé pour ces jours est remboursé

Les employés le font depuis le widget de congés du Tableau de bord : annuler une absence déjà commencée conserve les jours déjà pris et y met fin à partir du premier jour annulé. Un responsable peut faire de même pour le compte de l’employé.

Si la politique exige une approbation, le changement passe d’abord par le responsable et l’absence reste telle quelle jusqu’à la décision. Il lui parvient comme une interruption plutôt que comme une annulation, ce qui montre clairement que les jours déjà pris sont conservés.