Types de frais

Les types de frais permettent aux employés de déclarer des frais avec leur feuille de temps. Le premier type proposé est le kilométrage (kørsel) : les trajets faits avec le véhicule personnel de l’employé, comptés en kilomètres et payés par la paie.

Aperçu

L’employé déclare chaque trajet le jour où il l’a fait : la date, l’itinéraire, les kilomètres, le motif, et la confirmation qu’il a utilisé son véhicule personnel. Ce sont les justificatifs que l’administration fiscale danoise exige pour une indemnité kilométrique.

Les trajets suivent la feuille de temps :

• Ils sont approuvés avec la feuille de temps. Un trajet appartient à la période de feuille de temps qui couvre sa date. Le responsable approuve les trajets de la période en même temps que ses heures : il n’y a pas d’approbation séparée.
• Ils sont verrouillés avec la feuille de temps. Une fois la période soumise, ses trajets ne peuvent plus être modifiés. Rouvrir la période les déverrouille.
• Ils sont payés par la paie. Quand une période est approuvée, ses kilomètres sont envoyés à la paie. mTime envoie des kilomètres, jamais un montant : le taux au kilomètre est défini sur les codes de paie dans le logiciel de paie.

Un espace de travail sans type de frais ne voit aucun changement.

Avant de commencer

Trois conditions déterminent qui peut déclarer des trajets :

1. L’employé a un numéro d’immatriculation. Le kilométrage n’est proposé qu’aux employés dont le profil comporte un Numéro d'immatriculation . Un administrateur ou les RH le renseignent sur la fiche de l’employé, sous Informations complémentaires . Les employés ne peuvent pas le renseigner eux-mêmes. Sans ce numéro, ils ne voient pas du tout le type.
2. L’employé a accès au type. La Disponibilité du type détermine quels employés peuvent l’utiliser, comme pour les activités.
3. Une autre personne approuve les feuilles de temps de l’employé. Personne n’approuve ses propres trajets. Une période qui contient des trajets est envoyée au responsable de l’employé ou, s’il n’en a pas, à la personne suivante dans l’ordre d’approbation (voir Qui approuve), même lorsque ses conditions d’emploi lui permettent par ailleurs d’approuver ses propres feuilles de temps. Un employé qui est son propre responsable, ou pour lequel aucun autre approbateur n’a pu être trouvé, ne peut pas déclarer de trajets.

Créer un type de frais

1. Allez dans Paramètres › Types de frais
2. Cliquez sur Ajouter un type de frais
3. Sous Général , donnez-lui un Nom (par exemple Kørsel) et choisissez la Nature Kilométrage . La nature ne peut plus être modifiée une fois le type créé.
4. Sous Disponibilité , choisissez qui peut le déclarer. Tant que vous ne l’avez pas fait, un nouveau type ne s’applique à personne.
5. Sous Exigences , indiquez si un trajet est imputé sur un Projet (Jamais , Facultatif ou Obligatoire ) et quelles dimensions il demande.
6. Sous Taux , renseignez le Seuil annuel du taux haut (voir ci-dessous).
7. Sous Intégrations , saisissez les codes de paie sous lesquels les kilomètres sont envoyés.
8. Cliquez sur Enregistrer

L’enregistrement d’un type de kilométrage ajoute aussi les deux attributs standard dont il a besoin, s’ils n’existent pas encore : Numéro d'immatriculation sur les employés et Adresse du lieu de travail sur les unités organisationnelles.

Un type de frais sur lequel des employés ont déclaré des trajets ne peut pas être supprimé. Réglez plutôt sa Disponibilité sur Nulle part : le type n’accepte alors plus de nouveaux trajets, et ceux déjà déclarés sont conservés et peuvent encore être corrigés.

Taux haut et taux bas

L’indemnité kilométrique danoise comporte un taux haut jusqu’à 20 000 km par an et un taux bas au-delà. mTime compte les kilomètres de chaque employé par année civile et les répartit entre deux codes de paie :

• Les kilomètres jusqu’au Seuil annuel du taux haut partent sur le Code de paie du taux haut .
• Le reste part sur le Code de paie du taux bas .

La répartition reste exacte sur l’année, quel que soit l’ordre dans lequel les périodes sont approuvées. Si une période est rouverte et ses trajets corrigés, l’approbation suivante envoie la différence sous forme de correction signée, déplacée d’un code à l’autre si le seuil tombe désormais ailleurs. Les trajets comptent pour l’année où ils ont été faits.

Indiquez 0 comme seuil, ou laissez vide le code du taux bas, pour tout envoyer sur le code du taux haut.

Logiciels de paie

C’est Intega Løn qui porte le taux : chacun des deux codes de paie doit multiplier les unités qu’il reçoit par son montant en kr./km.

Les adresses d’un trajet

Chaque étape d’un trajet est une adresse, vérifiée à la saisie. Au Danemark, le code postal doit exister, et la ville est complétée automatiquement : « Banegårdspladsen 1, 8000 » devient « Banegårdspladsen 1, 8000 Aarhus C ». Dans la plupart des autres pays européens, c’est le format du code postal qui est vérifié.

Pour éviter aux employés de tout saisir, chaque étape propose des adresses en un clic :

• Domicile : l’adresse de l’employé, tirée de son profil. Elle n’est proposée qu’à l’employé lui-même, pas à une personne qui déclare pour son compte.
• Lieu de travail : l’Adresse du lieu de travail de l’unité de l’employé, ou de l’unité la plus proche au-dessus d’elle qui en a une.
• Étapes récentes : les adresses des trajets précédents de l’employé. Une étape récente à l’adresse du lieu de travail d’une unité est affichée sous le nom de cette unité.
• Autres unités : l’adresse du lieu de travail de chaque autre unité que l’employé peut voir, en commençant par les plus proches dans l’organigramme.

Renseignez donc l’Adresse du lieu de travail de vos sites et bureaux : dans Paramètres › Unités, ouvrez une unité et complétez-la parmi ses attributs. Les unités en dessous en héritent.

Dépannage