Conservation des données employé
Supprimez automatiquement les données des employés ayant quitté votre organisation depuis longtemps, afin de ne conserver les données personnelles que le temps nécessaire.
Aperçu
La conservation des données vous permet de définir une règle simple : supprimer les données d’un employé un certain nombre d’années après son départ. Une fois configurée, mTime s’occupe du reste — il n’y a rien à lancer manuellement. Cela vous aide à respecter le principe de minimisation des données du RGPD ainsi que vos propres obligations de conservation, sans nettoyer manuellement les anciens enregistrements.
La règle s’applique aux employés qui ont définitivement quitté l’organisation (leur dernier emploi est terminé) ou qui ont été créés sans jamais avoir été employés. Les employés ayant un emploi en cours ou à venir ne sont jamais concernés.
Configurer la période de conservation
- Allez dans
- Repérez le paramètre Employee Data Retention (years)
- Saisissez le nombre d’années pendant lesquelles conserver les données des employés après leur départ
- Cliquez sur Enregistrer
La valeur par défaut est de 5 ans. Réglez-la sur 0 pour conserver indéfiniment les données des employés (aucune suppression automatique).
Comment fonctionne la suppression automatique
La suppression se déroule en deux étapes, ce qui laisse toujours le temps d’annuler une erreur.
Étape 1 — Déplacé vers la corbeille
Lorsqu’un employé est parti depuis plus longtemps que la période de conservation, mTime le déplace vers la corbeille, exactement comme si un administrateur l’avait supprimé. Il y reste pendant 30 jours, durant lesquels vous pouvez le restaurer si nécessaire.
La date prise en compte est :
- la date de fin de son dernier emploi, pour les employés ayant quitté l’organisation, ou
- sa date de création, pour les employés n’ayant jamais été employés.
Étape 2 — Supprimé définitivement
Après 30 jours dans la corbeille, l’employé est supprimé définitivement. Cela supprime sa fiche, ses enregistrements de temps, ses soldes et son historique. Le compte utilisateur associé est anonymisé afin de ne plus pouvoir être identifié.
Garde-fous
mTime ne supprime jamais automatiquement un employé qui :
- a un emploi en cours ou à venir, ou
- est encore défini comme responsable de quelqu’un (afin de ne pas laisser une équipe sans lien hiérarchique).
Si vous devez supprimer un tel employé, réaffectez d’abord ses subordonnés ou mettez fin à son emploi.
Exports de l’espace de travail
Les exports de données de l’espace de travail sont des instantanés complets pouvant contenir des données personnelles. Les fichiers d’export plus anciens que la période de conservation sont automatiquement supprimés du stockage, tandis que l’entrée d’export elle-même est conservée et marquée Expiré afin de garder une trace de son existence passée.
Documentation associée
- Politique de suppression des données — délais complets de conservation et de suppression
- Supprimer l’espace de travail — suppression d’un espace de travail entier
- Export de données — exporter les données avant leur suppression