Enregistrement de temps manquant
Se déclenche lorsqu’un employé a laissé des journées travaillées sans aucun enregistrement de temps dans la période de feuille de temps encore ouverte.
Tout ce que dit cet e-mail figure déjà sur la feuille de temps de l’employé, et mTime relance déjà une feuille de temps non soumise une fois la période terminée. Ce que ce déclencheur apporte, c’est la précocité : un lundi oublié remonte tant que l’employé se souvient encore de ce qu’il a fait, et non cinq semaines plus tard lorsque la période est en retard.
Quand l’utiliser
Utilisez-le lorsque l’enregistrement du temps alimente la paie ou la facturation et qu’une lacune découverte en fin de mois est coûteuse à reconstituer. Envoyez-le à l’employé : c’est lui qui peut corriger.
L’envoyer aux responsables ou aux RH fonctionne, mais chaque employé concerné génère un e-mail distinct et, contrairement aux suivis d’arrêt maladie, ce déclencheur peut se déclencher pour beaucoup de personnes le même matin.
Paramètres
| Paramètre | Description | Par défaut |
|---|---|---|
| Nombre minimum de jours manquants | Combien de journées travaillées sans enregistrement de temps doivent s’accumuler dans la période avant l’envoi de l’e-mail. | 1 |
| Jours de tolérance | Combien de journées supplémentaires attendre avant qu’une journée soit comptée comme manquante. Une journée ne peut être jugée qu’une fois terminée : 0 signifie donc déjà « signalée le lendemain matin » — chaque journée de plus laisse à l’employé d’autant plus de temps pour se rattraper. | 1 |
Fonctionnement
Chaque nuit, mTime examine les journées travaillées de la période de feuille de temps ouverte de chaque employé, jusqu’à la limite de tolérance, et compte celles sans temps enregistré. Lorsque le compte atteint le seuil, l’avis est envoyé.
Il est envoyé une fois par période. Quel que soit le nombre de journées manquantes ensuite, aucun second e-mail ne suit — et la période suivante peut de nouveau envoyer.
Une journée n’est pas comptée lorsque :
- c’est un jour férié, ou l’employé n’a pas d’heures de norme ce jour-là
- une absence la couvre, qu’elle soit approuvée, planifiée ou enregistrée
- la politique de temps de travail en vigueur autorise volontairement les enregistrements manquants
- elle appartient à une période déjà soumise par l’employé, où rien ne peut de toute façon être modifié
C’est la politique de temps de travail, et non ce déclencheur, qui décide si un pointage seul justifie une journée : avec la règle standard, un pointage suffit, tandis qu’une politique portant la contrainte Enregistrement de temps obligatoire signale la journée même si l’employé a pointé.
Message
En laissant l’objet et le texte vides, l’e-mail envoyé est :
{employee_name} a {missing_days} journée(s) sans enregistrement de temps
{employee_name} a {missing_days} journée(s) travaillée(s) sans aucun enregistrement de temps sur {period} : {missing_dates}.
Variables disponibles : {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {missing_days} (le nombre), {missing_dates} (les dates elles-mêmes) et {period}.
Exemples
Rappeler chaque journée oubliée
- Ajoutez un avis et sélectionnez le déclencheur Enregistrement de temps manquant
- Laissez Nombre minimum de jours manquants à 1
- Activez Employé comme destinataire
Ne relancer que les vrais retards
- Réglez Nombre minimum de jours manquants sur 3
- Activez Employé , et aussi Responsable si quelqu’un doit assurer le suivi
Dépannage
| Problème | Solution |
|---|---|
| Rien n’est jamais envoyé | Vérifiez que les employés ont une période de feuille de temps ouverte couvrant les journées concernées — une période déjà soumise ou approuvée n’est jamais signalée. |
| Une journée avec pointage mais sans enregistrement n’est pas signalée | Avec la règle standard, un pointage justifie la journée. Ajoutez la contrainte Enregistrement de temps obligatoire à la politique de temps de travail pour exiger un véritable enregistrement. |
| Des journées volontairement dispensées sont signalées | Vérifiez si la politique de temps de travail porte encore le marqueur autorisant les enregistrements manquants. |
| Pas de second e-mail alors que d’autres journées manquent | Comportement attendu : un e-mail par période. La période suivante envoie de nouveau. |
| Les employés sont avertis de journées remplies automatiquement | Augmentez Jours de tolérance à 1 ou plus pour que le remplissage nocturne passe en premier. |