Date fixe

Chaque année, le même jour, envoie l’avis à tous les employés couverts par la section Employés de l’avis.

« Chaque 1er mars, rappeler à tout le monde de remettre ses notes de frais. »

Quand l’utiliser

Utilisez-le pour un rappel annuel lié à une date et qui concerne tous ceux qu’il couvre, quelles que soient leurs données : l’ouverture de la période de planification des congés, une échéance annuelle, une date fixée par la convention collective.

Si seuls certains employés doivent recevoir le rappel — ceux qui ont encore trop de flex, par exemple —, utilisez plutôt Contrôle de solde planifié. Il se déclenche lui aussi à une date, mais uniquement pour les employés dont le solde franchit un seuil.

Paramètres

Une date qui n’existe jamais, comme le 30 février ou le 31 avril, ne peut pas être enregistrée.

Fonctionnement

À la date choisie, mTime envoie le message à chaque employé couvert par la section Employés qui a un emploi en cours. Il n’y a aucune autre condition : tout le public cible est concerné.

Chaque date donne lieu à un e-mail au plus par employé et par destinataire, une fois par an. Si la vérification nocturne n’a pas pu s’exécuter le jour même, elle envoie encore jusqu’à trois jours après, et le rattrapage ne duplique pas un message déjà parti.

Le 29 février est accepté, mais l’avis n’est alors envoyé que les années bissextiles. Les autres années, il n’est reporté ni au 28 février ni au 1er mars.

Message

Le message standard du déclencheur est le suivant :

Rappel de {workspace_name}

Bonjour {employee_name},

Ceci est votre rappel pour le {date}.

Ce message standard est volontairement succinct. En pratique, vous désactiverez Utiliser le message standard du déclencheur pour écrire l’objet du rappel.

Variables disponibles : {employee_name}, {workspace_name} et {date}. Ce déclencheur n’ajoute aucune variable qui lui soit propre. {date} est le jour d’envoi de l’e-mail : normalement la date choisie, ou un ou deux jours plus tard si l’e-mail est parti lors du rattrapage.

Exemples

Rappel de planification des congés

1. Ajoutez un avis et sélectionnez le déclencheur Date fixe
2. Réglez Mois sur 2 et Jour sur 1
3. Sous Employés, choisissez Partout ou les unités organisationnelles concernées
4. Activez Employé comme destinataire
5. Désactivez Utiliser le message standard du déclencheur et rédigez un texte invitant les employés à planifier leurs vacances d’été avant le 1er mars

Dépannage