Solde arrivant à expiration

Avertit un nombre de jours choisi avant qu’une partie d’un solde n’expire — et uniquement si quelque chose sera réellement perdu.

Le cas classique est celui des congés restants proches de l’expiration : 30 jours avant la fin de l’année de congés, prévenir tous ceux qui ont encore des jours sur le point de disparaître.

Quand l’utiliser

Utilisez-le chaque fois qu’un solde peut être perdu faute d’être utilisé : congés avec date d’expiration, jours reportés, solde de flex avec un plafond récurrent.

Si la date compte plus que la perte — « le 1er mars, tous ceux au-dessus de 40 heures » — utilisez plutôt Contrôle de solde planifié.

Paramètres

Fonctionnement

Contrairement à un contrôle planifié, ce déclencheur tire sa date des données. Chaque nuit, mTime regarde le nombre de jours à l’avance que vous avez configuré et demande ce que chaque employé risque de perdre à cette date.

Deux types de perte comptent :

• une acquisition atteignant sa date d’expiration — congés qui expirent à la fin de l’année de congés, jours reportés qui s’épuisent ;
• un plafond de solde récurrent qui confisque l’excédent à sa date de coupure.

Le montant est ce qui sera réellement perdu, pas ce que l’employé détient. Les absences déjà posées — approuvées ou encore en attente — sont déduites d’abord, si bien que quelqu’un ayant planifié ses congés ne s’entend pas dire qu’il est sur le point de les perdre. Si rien n’est perdu, rien n’est envoyé.

Un employé ayant deux dates d’expiration à venir reçoit un message par date, chacun nommant sa propre date et son propre montant, et chacun envoyé une seule fois.

Si la vérification nocturne n’a pas pu s’exécuter le jour même, elle avertit encore jusqu’à trois jours après — un avertissement légèrement en retard vaut bien mieux que pas d’avertissement. Elle n’avertit jamais plus tôt que le délai que vous avez choisi.

Message

En laissant l’objet et le texte vides, l’envoi est :

{amount} du solde {account_name} de {employee_name} expire le {expiry_date}

{amount} du solde {account_name} de {employee_name} expire le {expiry_date} et sera perdu s’il n’est pas utilisé d’ici là.

Variables disponibles : {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {account_name}, {amount} (ce qui sera perdu) et {expiry_date}.

Exemples

Congés restants proches de l’expiration

1. Ajoutez un avis et sélectionnez le déclencheur Solde arrivant à expiration
2. Choisissez le Compte de congés
3. Laissez Jours avant à 30 et Montant minimum à 0
4. Activez Employé comme destinataire

Tous ceux qui ont encore des congés sur le point d’expirer en sont informés un mois à l’avance, avec le nombre de jours qu’ils vont perdre.

Deux avertissements, un précoce et un final

1. Créez l’avis ci-dessus avec Jours avant à 60
2. Créez-en un second avec Jours avant à 7 et un message plus pressant

Chacun est un avis distinct avec son propre texte, et un employé qui utilise ses jours entre-temps ne reçoit jamais le second.

Uniquement les montants qui comptent

Réglez Montant minimum sur 1 pour ignorer ceux qui perdent moins d’une journée.

Dépannage