Activité d'absence utilisée
Se déclenche lorsqu’un employé enregistre une absence sur l’une des activités d’absence que vous avez sélectionnées.
Là où les autres déclencheurs de maladie surveillent toutes les absences maladie et se déclenchent sur leur volume, celui-ci surveille quelques activités choisies et se déclenche sur le simple fait que l’une d’elles a été utilisée. C’est ce qui en fait le déclencheur des activités particulières qu’une organisation tient à part — un congé de proche aidant, un accident du travail, une activité d’arrêt longue durée — où le premier enregistrement est lui-même ce que les RH doivent savoir.
Quand l’utiliser
Utilisez-le lorsqu’une activité d’absence donnée crée une obligation dès son utilisation : une déclaration à déposer, un dossier à ouvrir, un remboursement à demander, une orientation vers la médecine du travail. Envoyez-le à une adresse RH partagée, au responsable, ou aux deux.
Pour « cette absence dure maintenant 30 jours », utilisez Jours de maladie consécutifs. Pour « cette personne a des absences courtes répétées », utilisez Jours de maladie sur une période.
Paramètres
| Paramètre | Description | Par défaut |
|---|---|---|
| Activités d’absence | Les activités d’absence à signaler. Choisissez-en une ou plusieurs. | aucune |
La liste propose vos activités d’absence — celles sur lesquelles une absence peut être enregistrée, configurées sous . Un avis sans activité sélectionnée n’envoie rien ; il ne se rabat jamais sur le signalement de toutes les absences.
Fonctionnement
Chaque nuit, mTime recherche les absences sur les activités sélectionnées qui ont commencé ces derniers jours et envoie un message par absence.
Quelques règles déterminent ce qui compte :
- L’absence est signalée à son début, pas pendant qu’elle dure. Une absence d’un jour est signalée la nuit suivante, alors que l’employé est déjà de retour — et c’est bien l’intérêt, car les journées isolées représentent l’essentiel de ce que ces activités enregistrent.
- Les week-ends, jours fériés et autres jours non travaillés n’interrompent pas une absence. Absent vendredi puis de nouveau lundi constitue une seule absence commençant vendredi, pas deux.
- Un jour travaillé de retour au travail ouvre une nouvelle absence. Absent lundi, présent mardi, absent de nouveau mercredi fait deux absences et envoie deux messages.
- Chaque activité sélectionnée est suivie séparément. Si une absence en cours bascule en cours de route sur une activité sélectionnée, une nouvelle absence commence le jour de ce basculement — et il en va de même d’un basculement d’une activité sélectionnée vers une autre : une maladie ordinaire qui devient un arrêt longue durée le jeudi est signalée le jeudi, même si la personne n’est pas revenue travailler entre-temps. C’est généralement le message le plus important.
- Les absences commencées il y a plus de quelques jours ne sont pas signalées. Une absence enregistrée avec un effet rétroactif lointain ne déclenche pas l’avis.
Chaque absence produit un seul e-mail, quelle que soit sa durée ensuite.
Les absences saisies directement sur la feuille de temps comptent exactement comme une absence demandée, et une absence encore en attente d’approbation compte également — l’employé est absent dans les deux cas.
Qui est concerné
Il n’y a pas de réglage distinct pour « seulement certains employés ». Les activités d’absence déterminent déjà qui peut les utiliser, sous — surveiller une activité revient donc à surveiller exactement les personnes qui y ont droit. La section Employés de l’avis reste disponible si vous souhaitez restreindre davantage.
Message
En laissant l’objet et le texte vides, le message envoyé est :
{employee_name} a enregistré {activity_name}
{employee_name} a enregistré une absence sur {activity_name}, à partir du {start_date}.
Variables disponibles : {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {activity_name} (l’activité d’absence utilisée) et {start_date} (le premier jour de l’absence).
Si vous surveillez plusieurs activités, {activity_name} nomme celle sur laquelle l’absence a commencé : un seul avis peut donc couvrir toute une famille d’activités tout en précisant laquelle a été utilisée.
L’activité est nommée dans la langue de l’espace de travail, la même pour tous les destinataires — un message envoyé à un employé, à son responsable et à une adresse RH partagée se lit donc à l’identique.
Exemples
Un accident du travail ouvre un dossier
- Ajoutez un avis et sélectionnez le déclencheur Activité d'absence utilisée
- Sous Activités d'absence , sélectionnez votre activité « accident du travail »
- Sous Destinataires, ajoutez votre adresse RH
Les RH sont informées de chaque absence pour accident du travail le matin suivant son enregistrement, une fois par absence.
Congé de proche aidant au responsable
- Ajoutez un avis avec le même déclencheur
- Sélectionnez les activités de congé de proche aidant sous Activités d'absence
- Activez Responsable comme destinataire