Périodes de feuille de temps

Comment une période terminée est verrouillée, envoyée pour approbation, puis déverrouillée — y compris les projets à plusieurs approbateurs et les actions administrateur.

Vue d’ensemble

Une période est un intervalle de la feuille de temps d’un employé (une semaine, deux semaines ou un mois, selon la condition d’emploi). Quand la période se termine, elle suit un petit cycle de vie :

Statut	Signification
En attente	La période est encore en cours. L’employé continue à saisir son temps comme d’habitude ; rien à soumettre encore.
Prêt	La période est terminée et en attente de soumission. L’employé peut encore modifier les saisies.
En retard	Prête, et au-delà de la date limite. Mêmes actions que Prêt, mais signalée en ambre.
En attente d’approbation	L’employé a soumis. La période est verrouillée en modification jusqu’à la décision d’un approbateur.
Approuvée	Tous les approbateurs requis ont validé. La période est clôturée et les soldes éventuels sont réglés.
Rouverte	Un approbateur a renvoyé la période à l’employé pour correction. L’employé peut la modifier et la resoumettre.

Le statut détermine ce que l’employé voit sur la feuille de temps (la carte de période au-dessus de la grille), ce qui apparaît dans la boîte de Validation, et quelles actions sont disponibles.

Soumettre votre feuille de temps

Quand la période se termine, une carte de période apparaît au-dessus de la grille de la feuille de temps :

Carte de période au-dessus de la grille de la feuille de temps

La carte affiche les dates de la période, le statut, et un bouton Soumettre quand la période est prête.

Pour soumettre :

Ouvrez Feuille de temps et naviguez jusqu’à la période à soumettre.
Cliquez sur Soumettre sur la carte de période. Le panneau Détails de la période s’ouvre.
(Optionnel) ajoutez une note pour votre approbateur dans le champ Note.
Cliquez sur Soumettre pour confirmer.

Une fois soumise, la période est verrouillée : les cellules deviennent en lecture seule jusqu’à la décision de l’approbateur.

Vous ne pouvez soumettre qu’une seule période à la fois, et dans l’ordre. Si une période antérieure est encore Prête ou Rouverte, le bouton de soumission de la période actuelle est désactivé avec le message Soumettez d’abord la période antérieure (…).

Resoumettre après une réouverture

Si un approbateur a rouvert votre période, la carte de période affiche Rouverte et le bouton Soumettre devient Resoumettre .

Lors d’une resoumission, un champ Note (obligatoire) apparaît dans le panneau de période — vous devez expliquer brièvement ce qui a changé depuis la réouverture. L’approbateur voit cette note à côté du motif de réouverture initial.

Le panneau de période

Cliquer sur la carte de période ouvre Détails de la période, le même panneau que voit votre approbateur dans la boîte de validation. Il regroupe tout ce qui concerne la période :

Panneau de détails d'une feuille de temps soumise

Le panneau affiche :

Résumé de la période — heures travaillées, heures prévues, jours travaillés, et le bloc flex (généré sur la période, règlement, solde avant / après).
Allocations (le cas échéant) — totaux pour les comptes d’allocation qui se règlent sur cette période.
Mouvements de compte — solde initial, acquis, consommation et solde final pour chaque compte que la période impacte.
Approbations de projet — une ligne par projet nécessitant l’approbation du chef de projet (voir Périodes à plusieurs approbateurs ci-dessous). Visible uniquement quand la période contient des projets avec Exiger l’approbation du chef de projet activé.
Historique — événements de soumission, approbation et réouverture avec nom de l’acteur et motif. L’événement le plus récent est mis en avant en haut pour qu’on lise la dernière note en premier.
Boutons Soumettre / Approuver / Rouvrir en bas, selon le statut et votre rôle.

Approbation par le manager

Si un manager doit approuver dépend de la condition d’emploi :

Aucune approbation — les périodes soumises s’approuvent automatiquement. La période est clôturée et les soldes se règlent sans étape manager.
Employé uniquement — identique ; la soumission de l’employé est l’étape finale.
Manager requis — les périodes soumises attendent le responsable hiérarchique de l’employé. Elles apparaissent dans la boîte de Validation du manager.

Même sur les conditions d’emploi sans approbation manager, une période peut tout de même nécessiter des approbations quand l’employé a saisi du temps sur un projet nécessitant une approbation. Voir Périodes à plusieurs approbateurs.

Le responsable hiérarchique approuve depuis la boîte de validation — voir Validations pour le fonctionnement de la boîte. Il peut aussi ouvrir le panneau de période directement pour voir le même détail complet que voit l’employé.

Périodes à plusieurs approbateurs

Quand un employé saisit du temps sur un projet dont les paramètres ont Exiger l’approbation du chef de projet activé, ce chef de projet doit aussi approuver la période.

Le résultat est une période à plusieurs approbateurs : le responsable hiérarchique et chaque chef de projet distinct dont le projet porte des minutes sur la période doivent chacun approuver avant que la période ne se clôture.

Panneau Approbations de projet

Le panneau de période affiche Approbations de projet listant, par projet :

Le nom du projet (avec une coche dès que l’approbateur de ce projet a validé).
Le nom de l’approbateur.
Le total des minutes saisies sur ce projet pour la période.

La liste est figée au moment de la soumission — ajouter ou retirer un chef de projet ultérieurement ne change pas qui doit approuver la période ouverte.

Approbations intermédiaires

Chaque chef de projet n’approuve que ses propres projets. La période reste En attente d’approbation jusqu’à ce que tous les approbateurs requis aient validé ; seule l’approbation finale fait passer la période à Approuvée. L’employé n’est notifié qu’une seule fois, à l’approbation finale.

Si un chef de projet est inactif au moment de la soumission, le système escalade automatiquement vers son propre manager. Si aucun approbateur actif ne peut être trouvé, le projet est retiré du jeu d’approbation pour ne pas bloquer la période indéfiniment.

Approuver au nom d’un chef de projet

Les administrateurs de l’espace de travail et les responsables hiérarchiques peuvent clôturer une période même quand ils ne sont pas eux-mêmes un approbateur nommé. Le bouton d’approbation dans le panneau de période devient alors Approuver au nom de .

Quand la période a plusieurs approbateurs en attente, une section Approuver au nom de apparaît au-dessus du bouton :

Chaque approbateur encore en attente est listé avec son rôle (responsable hiérarchique ou chef de projet). Tous sont cochés par défaut — un clic sur Approuver au nom de finalise la période.
Décochez des noms pour n’approuver qu’au nom d’une partie. Les approbateurs restants restent en attente et doivent agir eux-mêmes.

Quand un seul approbateur est en attente, la section est omise — cliquer sur Approuver au nom de approuve au nom de cet unique approbateur.

L’action est enregistrée dans l’historique sous la forme Approuvée par (en son nom) afin de garder une piste d’audit claire.

Rouvrir une période

Si quelque chose ne va pas avec une période soumise, un approbateur peut rouvrir la période au lieu de l’approuver. Rouvrir déverrouille la période pour que l’employé corrige les saisies et resoumette.

Rouvrir une période soumise

Tout approbateur en attente peut rouvrir. Depuis le panneau de période, cliquez sur Rouvrir . Une boîte de dialogue demande un motif :

Un Motif est obligatoire. Il est transmis à l’employé avec la notification de réouverture et affiché en haut de l’historique de la période.
La période revient à Prête (ou En retard si la date limite est passée). Le jeu d’approbateurs en attente est effacé — lors de la resoumission de l’employé, le jeu d’approbateurs est résolu à nouveau.

Rouvrir une période approuvée

Un administrateur de l’espace de travail peut aussi rouvrir une période déjà approuvée — par exemple pour corriger une erreur comptable après coup. Le déroulé est identique (motif obligatoire) et les mouvements de solde réglés à l’approbation sont annulés.

Les périodes doivent être rouvertes dans l’ordre inverse. Si une période postérieure est déjà soumise ou approuvée, vous devez la rouvrir d’abord avant de pouvoir rouvrir la précédente. Le bouton Rouvrir l’explique dans son info-bulle.

Admin : soumettre au nom d’un employé

Les administrateurs de l’espace de travail disposant du droit approprié peuvent soumettre une période au nom d’un employé — utile quand l’employé est en congé prolongé, a quitté l’entreprise ou a simplement oublié.

Fonctionnement :

Depuis Feuille de temps, basculez sur la feuille de temps de l’employé via le sélecteur d’employé en haut de la page.
Ouvrez la carte de période. Le panneau s’ouvre en mode au nom de.
La note de soumission affiche désormais Motif (obligatoire) — vous devez expliquer pourquoi vous soumettez au nom de l’employé.
Cliquez sur Soumettre au nom de l'employé .

L’employé reçoit une notification — a soumis votre feuille de temps pour <période> — incluant le motif fourni. L’historique enregistre l’événement comme Soumise par (en son nom).

Les administrateurs peuvent aussi soumettre une période encore en cours (la période n’est pas terminée) selon le même flux. Le motif reste obligatoire.

Notifications

Les notifications générées par les approbations de feuilles de temps :

Événement	Destinataire	Quand
Soumise	Chaque approbateur en attente	Quand l’employé soumet (une notification par approbateur).
Soumise au nom de	Employé	Quand un administrateur soumet une période au nom de l’employé.
Approuvée	Employé	Uniquement à l’approbation finale — les approbations intermédiaires de chef de projet sont silencieuses.
Rouverte	Employé	Quand un approbateur renvoie la période. Le motif est inclus.
Prête	Employé	Quand la période passe à Prête (dernier jour travaillé).
En retard	Employé	Quand la période dépasse la date limite de soumission sans être soumise.

Les notifications sont dédupliquées par (événement, période, destinataire) : une activité répétée sur la même période n’inonde pas la boîte de réception.

Configuration

Le comportement d’approbation se configure à deux endroits :

Conditions d’emploi — contrôle si l’approbation manager est requise et la longueur de la période (hebdomadaire / bimensuelle / mensuelle). Voir Conditions d’emploi.
Projets — contrôle l’approbation par projet via l’interrupteur Exiger l’approbation du chef de projet. Voir Projets.

Feuille de temps Validations