Rapports

Des rapports transversaux pour le suivi d’équipe et la préparation de la paie, avec export Excel.

Vue d’ensemble

La section Rapports offre aux responsables et administrateurs un ensemble de rapports prêts à l’emploi sur leurs employés :

Qui voit quoi

L’accès aux rapports est une permission à part entière — report / read — et sa portée détermine sur qui vous pouvez faire un rapport :

• Les administrateurs la détiennent pour tout l’espace de travail et voient donc tous les employés
• Les responsables la détiennent pour leur propre équipe et voient donc les employés qui leur sont rattachés (directement ou via la hiérarchie de l’organisation)
• Les employés ne la détiennent pas et ne voient pas du tout la section Rapports

Comme il s’agit d’une permission comme les autres, vous pouvez ajuster l’accès aux rapports avec des rôles personnalisés sous Admin › Rôles — retirer les rapports aux responsables, par exemple, ou créer un rôle purement décisionnel pour quelqu’un qui a besoin des chiffres de toute l’organisation mais n’a pas à ouvrir les feuilles de temps individuelles.

Ce qu’un rapport affiche est toujours limité aux employés auxquels vous avez accès. C’est pourquoi deux personnes qui ouvrent le même rapport — ou le même préréglage — peuvent voir des chiffres différents.

Filtres communs

Tous les rapports partagent la même barre de filtres :

• Période — choisissez un préréglage (mois en cours, mois précédent, mois suivant, 7 derniers jours, 30 derniers jours, 3 derniers mois, 12 derniers mois) ou une plage de dates personnalisée
• Unité — limitez à une ou plusieurs unités d’organisation
• Responsable — limitez à l’équipe d’un responsable
• Conditions d'emploi — limitez aux employés sous certaines conditions (affiché seulement si vous pouvez lire les conditions d’emploi)
• Pays — limiter aux employés travaillant dans un ou plusieurs pays (affiché uniquement si votre espace de travail utilise les pays de travail)

À l’exception de la période, un filtre n’apparaît que lorsqu’il filtre réellement quelque chose : cliquez sur Ajouter un filtre pour en faire apparaître un, et il se replie dès que vous le videz. La barre reste ainsi courte sur les rapports qui proposent une douzaine de filtres.

Vos choix de filtres sont conservés pendant que vous travaillez et font partie de l’adresse de la page : vous pouvez donc mettre en favori une vue filtrée ou partager le lien avec un collègue ayant le même accès. Cliquez sur Réinitialiser pour effacer tous les filtres.

Rapports par pays

Le pays provient du pays de travail de l’employé sur son emploi — défini sur l’emploi ou hérité de son unité d’organisation — et non de son adresse personnelle. Choisissez les pays utilisés par l’espace de travail dans Admin › Espace de travail ; tant qu’aucun n’est défini, le filtre pays, le regroupement Pays et les colonnes pays restent masqués.

Le pays est suivi dans le temps et un changement s’applique à partir de la date où il est fait — il n’est pas rétroactif. Deux conséquences à connaître :

• Les jours antérieurs à la configuration d’un pays n’ont pas de pays et sont regroupés sous Non défini
• Si quelqu’un change de pays en cours de période, chaque jour compte pour le pays en vigueur ce jour-là : la personne apparaît donc sur les lignes des deux pays et le total du rapport reste juste

Enregistrer une vue

Une fois le rapport configuré comme vous le souhaitez, enregistrez-le comme préréglage plutôt que de le reconstruire le mois prochain. Un préréglage retient la période, les filtres, le regroupement et l’unité, et les administrateurs peuvent le partager avec des rôles entiers. Voir Préréglages.

Export

Chaque rapport dispose d’un bouton de téléchargement à droite de sa barre de filtres (Exporter vers Excel ) qui enregistre la vue actuelle — mêmes filtres, mêmes lignes — dans un fichier .xlsx que vous pouvez transmettre à la paie ou retravailler dans un tableur.