Paie

Envoyez le temps approuvé à votre système de paie et consultez ce qui a déjà été envoyé.

Aperçu

La page Paie est l’endroit où un administrateur de la paie libère le temps approuvé vers le système de paie. C’est un rôle distinct de l’approbation des feuilles de temps : un manager décide si les heures sont justes, l’administrateur de la paie décide quand elles sont payées.

Tout sur cette page s’organise autour d’un cycle.

Un cycle, c’est un système de paie, une date limite.

Les dates limites viennent du système de paie lui-même : chaque intégration annonce son propre calendrier, et les cycles sont ce calendrier déployé dans le temps. Rien dans les périodes de paie de vos employés ne les décide.

Si votre espace de travail envoie vers deux systèmes de paie — pendant une migration, ou parce que différents groupes sont payés par des systèmes différents — chacun obtient ses propres cycles, avec ses propres échéances et ses propres fichiers. C’est la raison pour laquelle un cycle nomme un seul système : une période de feuille de temps peut faire face à deux d’entre eux à la fois et ne saurait annoncer une seule échéance pour les deux.

Un cycle n’est pas un envoi unique. Il accepte plusieurs livraisons jusqu’à sa date limite, ce qui vous permet de libérer ce qui est approuvé maintenant et de compléter au fur et à mesure.

Deux façons d’alimenter un système de paie

Certaines intégrations de paie livrent d’elles-mêmes, au fur et à mesure de l’approbation de chaque feuille de temps. D’autres retiennent ce qu’elles ont jusqu’à ce qu’un administrateur de paie le libère. Les deux apparaissent sur cette page, et la différence tient à un seul réglage sur l’intégration — Require payroll approval :

Un cycle automatique mérite tout de même sa place sur la page : c’est le seul endroit qui indique ce que ce système de paie a reçu, et pour quelles périodes. Il n’y a délibérément aucun bouton Envoyer dessus, car geler une période que le système de paie a déjà payée la paierait deux fois.

Dans un cycle automatique, chaque feuille de temps indique ce qu’il en est advenu : Livrée, ou Pas encore livrée avec la raison — une livraison qui a échoué, ou une source sans code de paie pour ce système. Une fois la date limite passée, les feuilles de temps du cycle sont scellées exactement comme celles d’un cycle envoyé, que le système de paie les ait reçues ou non, de sorte qu’une feuille non livrée reste signalée là où vous pouvez agir.

Ce qu’il faut d’abord

Paie n’apparaît dans le menu qu’une fois une intégration recevant la paie activée. Ses cycles apparaissent ensuite lorsque deux choses sont configurées :

1. Une intégration de paie est activée — voir Intégrations. L’export CSV de paie intégré ne demande aucun identifiant, seulement une date de mise en service.
2. Cette intégration a un calendrier de dates limites — Payroll cut cadence réglée sur mensuel (avec un jour du mois) ou bimensuel (avec une date d’ancrage à partir de laquelle les autres se déploient). C’est ce qui crée les cycles. Une intégration sans calendrier n’en a aucun, et la page reste vide pour elle.

Si vous activez Require payroll approval sans calendrier de dates limites, mTime refuse la modification plutôt que de l’accepter. Sans calendrier il n’y aurait aucun cycle, donc rien ne libérerait jamais les données retenues, et les feuilles de temps cesseraient simplement d’arriver à la paie sans rien à l’écran pour l’expliquer.

Pour que des montants apparaissent, les activités et comptes de temps que vous voulez payer doivent aussi porter le code de paie de cette intégration. Une source sans code pour un système de paie ne lui est jamais envoyée — et c’est précisément ce qui permet à deux systèmes de fonctionner en parallèle, chacun ne recevant que ce pour quoi il est codé.

Les primes mises en banque ne sont pas envoyées comme primes

Une prime qu’une politique de règlement lit comme entrée est mise en banque : elle est créditée sur le compte de temps de cette politique au taux de la politique, et n’atteint la paie — si elle l’atteint — que comme un versement depuis ce compte. Une telle prime n’est jamais envoyée à la paie en tant que prime, quel que soit le code qu’elle porte. Le relevé de la feuille de temps dit ce qui est quoi : son tableau Primes indique où va chacune, la ligne du compte montre le calcul (Heures sup. 2h00 × 1,5 = 3h00), et son bloc Paie liste exactement ce que la période transmet à la paie.

Ouvrir la page

Ouvrez Payroll depuis la barre latérale. La page comporte deux sections :

• Cycles ouverts — ce qui attend d’être envoyé, chacun avec une échéance.
• Cycles envoyés — les cycles clos, comme trace de ce qui a été envoyé.

Le filtre de période en haut borne la profondeur d’historique consultée.

Lire un cycle ouvert

Chaque cycle ouvert est une carte. Le titre nomme le système de paie et la date limite — c’est l’échéance qui compte, donc une date limite aujourd’hui ou dans la semaine est signalée en couleur.

La barre de progression

L’état d’un cycle est une proportion, pas un statut unique : une partie peut être envoyée pendant que le reste est encore ouvert. La barre se divise en trois :

Les trois chiffres

Chaque cycle indique ce qu’il paie, dans les trois catégories qu’un administrateur de la paie vérifie :

Le chiffre ETP divise les heures payées par la semaine à temps plein de chaque employé — la semaine de référence propre à son emploi lorsqu’une politique de temps de travail en fixe une, et sinon les Standard Weekly Hours de votre espace de travail (voir Conditions d’emploi). Il signifie donc ici la même chose que partout ailleurs dans mTime. Chaque feuille de temps compte sur sa propre période, de sorte qu’une feuille en retard ne gonfle pas le cycle qui se trouve la payer.

Voir qui bloque un cycle

Appuyez sur Voir le détail sur un cycle (ou cliquez sur son nom) pour ouvrir sa page. La page s’ouvre sur la carte du cycle — la même que sur la page Paie, avec la date limite, Envoyer à la paie, la barre de progression, les trois montants et les fichiers déjà envoyés — de sorte que tout ce que vous pouvez faire sur un cycle se fait d’ici. En dessous, la page liste une ligne par feuille de temps, et non par employé — la même personne peut y figurer deux fois, par exemple avec une feuille en retard d’une période antérieure à côté de la période courante.

Les lignes sont groupées selon ce qu’il faut en faire :

Cliquez sur une ligne pour ouvrir le détail habituel de la feuille de temps dans un panneau par-dessus la page du cycle : vous pouvez consulter les heures, approuver ou demander des corrections sans perdre le fil.

Envoyer à la paie

Cliquez sur Envoyer à la paie (ou Envoyer N de plus, une fois que le cycle a déjà livré). La confirmation indique :

• de quelle livraison il s’agit, et que les livraisons antérieures n’en sont pas affectées ;
• ce qu’elle emporte dans chacune des trois catégories ;
• quelle part est en retard — travaillée sur une période antérieure et payée maintenant ;
• combien de feuilles de temps ne sont pas approuvées et restent donc en dehors.

L’envoi s’exécute en tâche de fond. La page se met à jour quand elle se termine ; sur un grand espace de travail cela prend un instant.

Ce qu’il advient du travail qui manque un cycle

Rien n’est perdu. Une fois sa date limite passée, un cycle n’accepte plus de livraison, et tout ce qui n’a pas été envoyé est repris par le cycle suivant de ce système de paie — affiché là comme en retard, avec la période réellement travaillée.

C’est pourquoi approuver une feuille de temps après la date limite fonctionne toujours et reste utile : les heures sont payées un cycle plus tard, plutôt que pas du tout.

Cycles envoyés, et ce que « livré » veut vraiment dire

Le tableau des cycles envoyés liste les cycles clos avec ce que chacun a payé, la part en retard et la façon dont il a été livré. La colonne Livré est délibérément précise sur ce que mTime peut réellement savoir :

Pour un export de fichier il n’existe pas de troisième fait : mTime peut vous dire que le document a été produit et qu’il a été récupéré, jamais que le système de paie l’a accepté. L’avertissement non téléchargé est celui sur lequel agir — sans lui, un cycle que personne n’a jamais récupéré ressemblerait exactement à un cycle réussi.

Un cycle peut produire plusieurs fichiers, un par livraison, numérotés dans le nom. Un fichier ultérieur s’ajoute aux précédents ; il ne les remplace pas.

Reconstruire un fichier

Si un fichier est parti avec un code de paie manquant ou erroné, corrigez le code sur l’activité ou le compte de temps et appuyez sur Reconstruire le fichier sur cette livraison. mTime produit un nouveau fichier sur exactement les feuilles de temps que cette livraison contenait, et marque l’ancien comme remplacé au lieu de le supprimer — une piste d’audit de paie doit pouvoir montrer ce qui est parti la première fois.

La reconstruction n’est proposée que là où mTime dispose du relevé du contenu du fichier. Pour un fichier livré avant que mTime ne tienne ce relevé, le bouton l’indique et vous renvoie plutôt vers l’envoi d’un nouveau fichier pour ce qui reste à payer.

Vérifier le détail

Le rapport de paie liste les montants payables par employé et par source, chacun tracé jusqu’à la feuille de temps dont il provient, avec l’information de son envoi. Comme l’état d’envoi est un filtre et non un périmètre figé, le même rapport répond à la fois à « qu’est-ce que je m’apprête à envoyer ? » avant un cycle et à « qu’ai-je envoyé ? » après. Sa plage de dates sélectionne les cycles de paie par leur date limite — le cycle qui a envoyé un montant, ou le prochain cycle ouvert pour un montant non encore envoyé — et non les périodes de feuille de temps : une feuille de mai en retard payée par le cycle de juillet figure dans le rapport de juillet. Il s’exporte en Excel comme tous les autres rapports.

Autorisations

Payer une période est une autorisation distincte de l’approbation des feuilles de temps : vous pouvez donc l’accorder sans donner la possibilité de modifier ou d’approuver les heures de qui que ce soit.