Tableau de bord

Votre aperçu personnel du suivi du temps et des congés à venir.

Aperçu

Le tableau de bord est la première page que vous voyez après vous être connecté. Il vous donne un résumé rapide de votre journée de travail et de votre situation de congés.

Naviguez vers Tableau de bord dans la barre latérale.

Widget de suivi du temps

Le widget de suivi du temps affiche votre statut actuel pour aujourd’hui :

• Pointer / Dépointer — démarrez et arrêtez votre compteur de travail
• Travaillé aujourd’hui — temps total enregistré jusqu’à présent
• Attendu — temps attendu selon votre norme de temps de travail
• Delta — différence entre le temps travaillé et le temps attendu

Corriger les pointages du jour

Le widget liste les pointages du jour, et vous pouvez les corriger là où ils sont — la feuille de temps ne sert que pour les autres jours.

• Modifier une heure — sélectionnez-la et saisissez la nouvelle. Tab passe à l’heure suivante, Enter enregistre et Esc rétablit la valeur précédente. Chaque modification est enregistrée séparément et une coche le confirme. Une heure qui ne peut pas être enregistrée reste affichée avec le motif en dessous, pour que vous la corrigiez plutôt que de recommencer.
• Ajouter un motif ou une note — sélectionnez l’enregistrement ailleurs que sur ses heures, ou utilisez la flèche à droite. Le même panneau supprime l’enregistrement. Une fois l’enregistrement refermé, son motif et sa note apparaissent sous les heures, pour que la journée se lise d’un coup d’œil.
• Réutiliser une note déjà écrite — le champ de note comporte un bouton Notes précédentes à sa droite, qui liste les notes que vous avez utilisées récemment, la plus récente en premier. Commencez à saisir et la liste se réduit à celles qui correspondent ; choisissez-en une pour remplir le champ. Seules vos propres notes sont listées, et seulement celles des derniers mois.
• La pause automatique — lorsqu’une pause non payée est déduite pour vous, elle occupe sa propre ligne sous les enregistrements, marquée Auto . Modifiez-y sa durée, ainsi que son heure de début lorsque votre espace de travail place la pause à une heure fixe. Voir Feuille de temps pour le calcul de la pause.

Seuls les pointages du jour se modifient ici. Pour tout autre jour, suivez Ouvrir dans la feuille de temps sous la liste.

Tuiles d’activité

Sous les pointages, le widget affiche une tuile pour chaque activité que vous avez épinglée comme favori, ainsi que votre activité par défaut si vous en avez une. Chaque tuile indique le temps enregistré dessus aujourd’hui. Sélectionnez une tuile et saisissez une valeur pour enregistrer ou modifier le temps du jour ; saisissez 0 pour le supprimer. Les activités s’épinglent et se désépinglent dans Mes activités — ouvrez-le avec le bouton Gérer les activités du widget, ou depuis la feuille de temps.

Lorsqu’une activité est épinglée avec un projet ou des valeurs de dimension, ceux-ci apparaissent sous le nom de l’activité — par exemple Projet client · Facturable — pour que deux tuiles de la même activité se distinguent d’un coup d’œil. Chaque combinaison d’activité, de projet et de valeurs est une tuile à part, avec son propre temps : ce que vous saisissez sur une tuile va sur cette combinaison, exactement comme dans la ligne correspondante de la feuille de temps.

Une tuile sans projet ni valeur de dimension, sur une activité qui en exige, ne se modifie pas ici — la survoler l’indique. Enregistrez ce temps depuis la feuille de temps, où les valeurs se choisissent, ou ajoutez de nouveau l’activité depuis Mes activités avec ses valeurs choisies et Épingler au tableau de bord activé.

Dépointage manquant

Si vous oubliez de dépointer, mTime le détecte : une session ouverte depuis plus de 16 heures compte comme un dépointage oublié.

À la prochaine ouverture du tableau de bord, une fenêtre vous demande à quelle heure vous avez arrêté de travailler, préremplie avec une suggestion basée sur vos horaires de travail de ce jour :

• Enregistrer le dépointage — enregistre l’heure saisie. Le dépointage est rattaché au jour du pointage (ou au lendemain, si la session a passé minuit).
• Supprimer le pointage — supprime entièrement le pointage. À utiliser quand le pointage lui-même était une erreur.
• Si vous fermez la fenêtre, un bandeau d’avertissement reste sur le widget de suivi du temps, pour résoudre le problème plus tard.

Lorsque vous pointez à nouveau — depuis le tableau de bord ou le bouton d’en-tête — il vous est d’abord demandé de résoudre la session oubliée, puis votre journée démarre normalement.

Vous ne pouvez pas dépointer d’une session ouverte depuis plus de 16 heures ; saisissez l’heure réelle de dépointage dans la fenêtre, ou corrigez la journée dans la feuille de temps. Le travail de nuit n’est pas concerné : une session qui passe minuit mais reste sous les 16 heures se dépointe normalement.

Raccourcis d’action rapide

Si vos politiques d’absences sont configurées avec des raccourcis de tableau de bord, vous voyez des boutons d’action rapide sous la zone de suivi du temps. Par exemple :

• Je suis malade — démarrer un congé maladie immédiatement (sans date de fin)

Ces raccourcis sont configurés par les administrateurs sur chaque politique d’absences.

Pointer pendant une absence

Si vous pointez un jour où vous êtes en absence, mTime vous demande ce que vous voulez faire avant de démarrer le compteur. La question est la même d’où que vous pointiez — le bouton en haut du widget, la ligne Pointer sous votre liste de pointages, le bouton de lecture de l’en-tête ou la feuille de pointage.

Vous pouvez :

• Enregistrer le travail quand même — démarrer le compteur et laisser l’absence exactement telle quelle. C’est la réponse habituelle : enregistrer une heure de travail ne change pas les jours que vous avez posés
• Terminer le congé maladie et pointer — pour le congé maladie uniquement — y mettre fin à partir d’aujourd’hui et démarrer le compteur. Les jours déjà pris restent enregistrés et, si l’approbation de votre responsable est requise, une demande est envoyée pendant que votre pointage aboutit

Le congé maladie est la seule absence que vous pouvez terminer ici, parce qu’être de retour au travail est précisément ce qui y met fin. Pour les congés et tous les autres types, la boîte de dialogue vous renvoie vers Absences, où vous pouvez modifier ou annuler l’absence correctement — des congés posés ne sont pas à terminer par accident en allant enregistrer une heure de travail.

Si votre politique de temps de travail comprend la règle Pas de travail au-delà de la norme pendant une absence et que vous avez une journée entière d’absence, la boîte de dialogue avertit aussi que la journée sera signalée sur votre feuille de temps. Vous pouvez tout de même enregistrer le travail : la journée est signalée à votre responsable plutôt que bloquée.

Widget de période en cours

Au-dessus du widget de congés, une carte affiche la période de feuille de temps que vous n’avez pas encore soumise :

• La période — cliquez sur son nom pour ouvrir le relevé de période, où vous pouvez examiner la période entière avant de l’envoyer
• Lignes de solde — une par compte de banque de temps, indiquant le solde que vous détenez aujourd’hui : le temps déjà approuvé sur le compte, c’est-à-dire le même chiffre que le widget d’absences et votre carte de solde. Cliquez sur une ligne pour ouvrir les détails du solde du compte
• Pour un compte réglé en fin de période (le flex, par exemple), le chiffre à côté est ce que cette période ajoutera une fois approuvée, et une seconde ligne, datée du jour où la période suivante commence, indique : le solde que la clôture vous laisse, et ce qu’elle retire — un paiement, ou du temps perdu au-dessus du plafond. Les trois se lisent de haut en bas : ce que vous avez, plus ce qui arrive, moins ce que la clôture retire
• Soumettre — apparaît dès que la période est prête à être envoyée. Passé son échéance, le bouton indique Soumettre aujourd'hui et est mis en évidence

Lorsque vous avez soumis toutes les périodes, la carte indique Toutes les périodes sont soumises — rien ne vous attend.

Ce que la clôture de la période retire

Les comptes comme le flex se soldent à la fin de la période : la clôture met en banque ce que vous avez accumulé, et elle peut aussi faire expirer ce qui dépasse un plafond ou en payer une partie. Rien de cela n’a encore eu lieu, donc le solde de la ligne ci-dessus est celui dont vous disposez maintenant, avant tout cela.

Lorsque la clôture retire effectivement quelque chose, une seconde ligne apparaît en dessous :

Lisez de haut en bas : le solde dont vous disposez aujourd’hui et celui que vous reportez au mois suivant, puis le mouvement de cette période et le montant que la clôture retire. La date est le jour suivant la fin de la période, car le chiffre répond à « qu’aurai-je le mois prochain ».

Le montant retiré est en rouge lorsqu’il s’agit de temps expiré au-delà d’un plafond — du temps que vous perdez. Un paiement s’affiche en texte ordinaire : le solde baisse, mais ce temps est converti en argent plutôt que perdu.

Lorsque la clôture ne retire rien, il n’y a pas de seconde ligne — elle ne ferait que répéter le solde au-dessus.

Widget de congés

Le widget de congés affiche :

• Congés à venir — vos absences planifiées dans un futur proche, avec dates et durée
• Soldes des comptes — solde disponible pour les comptes de congés en usage : un compte s’affiche lorsqu’il a un solde, a eu une réservation ou un ajustement au cours des trois derniers mois, ou a des jours ou des heures à venir — une acquisition ou un solde de période. Un compte que vous n’avez pas utilisé depuis un moment et qui n’a rien à venir ne s’affiche pas, pas plus qu’un compte que votre administrateur a masqué aux employés

Chaque ligne a un bord coloré selon le type de congé. Un congé approuvé est une ligne pleine ; un congé en attente d’approbation est une ligne vide entourée de pointillés, avec un sablier.

Les heures saisies directement sur une activité de congé dans la feuille de temps — par exemple un arrêt maladie enregistré sans demande — sont également listées, marquées Enregistré sur la feuille de temps . Aucune demande ne se cache derrière une telle ligne : elle ne peut donc être ni modifiée ni annulée ici ; modifiez plutôt les heures dans la feuille de temps. Les activités de maladie apparaissent dans la carte maladie, toutes les autres dans la carte des congés.

Actions

Depuis le widget de congés, vous pouvez :

• Demander une absence — cliquez sur Demander une absence pour ouvrir le formulaire de demande
• Modifier une demande future — cliquez sur l’icône de modification sur une période à venir
• Annuler une absence — cliquez sur l’icône d’annulation de la période, puis choisissez les jours à annuler
• Voir quand vous pouvez l’utiliser — cliquez sur un compte pour ouvrir votre année d’absences, qui montre ce que vous pouvez poser mois par mois

Annuler une absence

Chaque absence a une seule icône d’annulation — dans le widget de congés comme sur la carte de congé maladie, et que l’absence soit encore à venir ou déjà en cours. Il n’existe pas de bouton distinct pour y mettre fin plus tôt.

Un clic ouvre une confirmation qui énumère les jours de l’absence un par un, afin que vous n’annuliez que ceux que vous visez. C’est surtout utile pour le congé maladie : des jours déclarés un à un sont enregistrés comme une seule absence, et cette liste est l’endroit où vous les distinguez de nouveau.

• Les jours à partir d’aujourd’hui sont cochés pour vous. Les confirmer est le cas courant : vous êtes de retour depuis aujourd’hui, et l’absence est simplement raccourcie pour se terminer avant le premier jour annulé
• Les jours déjà pris sont listés mais jamais cochés. Vous pouvez en cocher un s’il a été enregistré par erreur
• Une absence sans date de fin n’a aucun jour à choisir : la confirmation demande simplement s’il faut y mettre fin à partir d’aujourd’hui
• Une demande encore en attente d’approbation est retirée dans son intégralité — il n’y a pas de jours à choisir tant qu’elle n’est pas approuvée
• Si le changement requiert l’approbation de votre responsable, il est envoyé comme une demande et l’absence reste telle quelle jusqu’à ce que le responsable tranche

Attention à un jour de maladie déjà écoulé : la plupart des politiques de congé maladie ne permettent de se déclarer malade que le jour même ; une fois un jour de maladie passé annulé, vous ne pouvez généralement plus le rétablir vous-même — seul votre responsable le peut.

Demandes qui se chevauchent

Si une nouvelle demande chevauche un congé de même nature sur le même compte — même solde, même note — les deux fusionnent en une seule absence, et un jour couvert par les deux n’est décompté qu’une fois au lieu de deux.

Si les jours que vous choisissez sont déjà décomptés du même montant par un congé existant, la demande est refusée comme doublon au lieu d’être fusionnée — aussi bien lorsque vous posez un nouveau congé que lorsque vous déplacez une période existante sur les jours d’une autre période. Modifier une période sur place n’est jamais considéré comme un doublon d’elle-même. Les absences sans date de fin, comme celles qu’un raccourci du tableau de bord démarre, n’entrent pas dans ce cadre : elles ne sont ni fusionnées ni refusées comme doublons.

Pour modifier un congé que vous avez déjà, ouvrez la période et déplacez-la, raccourcissez-la, retirez des jours à l’intérieur ou annulez-la, plutôt que de soumettre une seconde demande sur les mêmes jours.

Détails du solde

Le panneau de détails ci-dessous s’ouvre depuis une ligne de solde du widget de période en cours et depuis la fiche d’un employé. Les employés retrouvent également leurs propres chiffres dans l’année d’absences.

Lorsque vous cliquez sur un solde de compte, un panneau de détails s’ouvre avec un graphique du solde au fil du temps, un résumé et un historique et des prévisions combinés.

Solde au fil du temps

Le graphique en haut du panneau montre où le solde est passé et où la clôture de la période le laisse :

• Le trait plein — ce qui est déjà enregistré
• Les pointillés — ce qui est projeté d’aujourd’hui à la clôture de la période
• Maintenant — ce dont le compte dispose aujourd’hui. Pour un compte qui se solde à la fin d’une période, ce montant est détaillé en dessous : ce qui est déjà en banque et ce que vous avez accumulé cette période sans qu’il soit encore mis en banque
• Projeté — le solde que laisse la clôture, à la date où elle tombe

Survolez un point pour lire sa date, ce qui a bougé et le solde à ce moment-là.

Mois et jours

Pour un compte qui se solde à la fin d’une période, le registre n’enregistre qu’un seul mouvement par période — la ligne entre deux clôtures serait sinon plate et ne dirait rien du déroulement réel du mois.

Jours reconstruit la même courbe jour par jour sur la période ouverte, à partir de vos heures enregistrées et attendues. Mois revient aux mouvements enregistrés. Le sélecteur n’apparaît que là où les deux vues diffèrent réellement, et seulement là où les chiffres jour par jour correspondent au solde affiché au-dessus du graphique.

Résumé

• Disponible maintenant — le solde que vous pouvez utiliser aujourd’hui, déduction faite des congés que vous avez déjà réservés
• Découvert disponible — temps supplémentaire que vous pouvez prendre dès maintenant, couvert par ce que vous accumulez cette période une fois approuvée (affiché lorsque votre compte autorise le découvert)
• Utilisation prévue — les congés que vous avez déjà réservés

Pour les comptes qui se soldent à la fin d’une période (comme le flex), le résumé affiche aussi un groupe Projeté à la clôture de la période, présenté comme une somme : Acquis aujourd’hui (le solde déjà sur le compte) − Utilisation prévue (les congés réservés avant la clôture) + Accumulation en attente − Expiration en attente (au-delà du plafond) = Solde à la clôture. Lorsque la clôture comporte autre chose, comme un paiement ou des ajustements en attente, une ligne Autres mouvements apparaît pour que le total tombe toujours juste. Les congés réservés après la clôture apparaissent sous Prévu après la clôture.

Cela explique un solde qui peut sembler faible aujourd’hui : Disponible maintenant tient déjà compte de votre utilisation prévue, et la période en cours n’a pas encore été approuvée, donc les gains de cette période ne font pas partie de Disponible maintenant tant que la période n’est pas clôturée.

Historique et prévisions

• Historique — acquisitions, utilisations, ajustements et expirations passés déjà enregistrés. Il affiche la période en cours par défaut ; utilisez Afficher l’historique antérieur pour révéler les mouvements plus anciens.
• Aujourd’hui — un séparateur clair entre le passé et le futur
• Prévisions — acquisitions, expirations et utilisations prévues futures. Pour les comptes soldés par période, une seule ligne clôture de période (par exemple « Clôture juillet ») indique l’effet net et le solde résultant à la fin de la période.

Cette séparation vous aide à distinguer ce qui a déjà été enregistré de ce qui est prévu.

Ajustements manuels

Les administrateurs peuvent ajouter des ajustements manuels au solde de congés d’un employé — par exemple, pour accorder des jours bonus ou corriger une erreur.

Lors de la création d’un ajustement manuel, vous pouvez optionnellement définir une date d’expiration. Si elle est laissée vide, le système dérive une date d’expiration par défaut de la politique d’absences active de l’employé pour ce compte. Cela garantit que les jours accordés manuellement suivent les mêmes règles d’expiration que les jours acquis.

En lien

• Feuille de temps — enregistrer le temps de travail dans une grille hebdomadaire
• Politiques d’absences — comment les politiques et raccourcis du tableau de bord sont configurés
• Périodes sans date de fin — comment fonctionnent les absences sans date de fin