Import Excel

Transférez votre organisation, vos collaborateurs, leurs enfants, leurs soldes et leurs absences dans mTime avec un simple classeur Excel — le format à utiliser lorsque les données proviennent d’un système de paie ou de gestion des temps que vous quittez.

Vue d’ensemble

Le format Excel simple est un unique classeur .xlsx composé de cinq feuilles :

Vous pouvez l’ouvrir, le lire et le modifier dans Excel, Numbers ou Google Sheets. C’est tout l’intérêt : c’est le format prévu pour créer les employés d’une entreprise en masse, pour les modifications groupées et pour une migration depuis un autre système.

Ce n’est pas la même chose que la sauvegarde complète de l’espace de travail :

Obtenir un classeur de départ

Vous avez deux points de départ, tous deux préférables à la construction du fichier de zéro — ils contiennent déjà les en-têtes de colonnes exacts, les noms de comptes réels de votre espace de travail et une colonne pour chaque attribut que vous avez défini.

Un modèle vierge. Allez dans Admin › Import de données et cliquez sur Télécharger le modèle . Vous obtenez import-template.xlsx, généré pour votre espace de travail : les cinq feuilles, un onglet Guide sur lequel le classeur s’ouvre, des lignes d’exemple grisées à remplacer, une colonne par compteur de temps et une colonne par attribut.

Le modèle est rédigé dans la langue de votre espace de travail — les onglets comme les en-têtes de colonnes. La flèche à côté du bouton propose les six autres langues de mTime, si bien qu’un consultant travaillant dans un espace en anglais peut remettre à un collègue francophone un classeur en français, avec des onglets Employés, Comptes horaires, Enfants, etc.

Un export rempli. Allez dans Admin › Export de données, choisissez le format Excel simple et cliquez sur Exporter . Vous obtenez les mêmes colonnes — sans les feuilles Absence et Children, qui servent uniquement à l’import — avec vos employés, leurs valeurs d’attributs et leurs soldes actuels déjà renseignés. Modifiez-le et réimportez-le : l’aller-retour est sûr, car l’export écrit exactement les identifiants et les noms attendus par l’import.

L’export propose trois options :

• Employés uniquement — omettre la feuille Accounts
• Anonymiser les données — remplacer noms, e-mails et coordonnées par des valeurs fictives, et laisser les colonnes d’attributs vides
• Portée des données employés — exporter un employé, une unité d’organisation ou tout le monde

Ce que contient le modèle

• Guide — l’onglet sur lequel le classeur s’ouvre. Il indique à quoi sert chaque feuille, ce que signifie chaque colonne et ce que veulent dire les couleurs de la ligne d’en-tête. Il note aussi la version du modèle, la langue dans laquelle il a été généré et l’espace de travail dont il provient : c’est précieux quand un fichier a circulé pendant quinze jours avant de vous revenir.
• Les cinq feuilles de données — Org Units, Employees, Accounts, Absence et Children.
• Lists — les valeurs qui alimentent les menus déroulants.

Les onglets Guide et Lists ne sont pas lus par l’import. Laissez-les dans le fichier ou supprimez-les, comme vous préférez.

La ligne d’en-tête est colorée, pour que vous voyiez d’un coup d’œil ce qu’une feuille exige :

Les colonnes rarement utilisées de la feuille Employés — téléphone, mobile et adresse postale — sont regroupées tout à droite et repliées. Les colonnes des jours Lun … Dim sont repliées dans un groupe à part, juste avant Heures hebdomadaires. Cliquez sur le + au-dessus d’un groupe pour l’ouvrir. Les deux sont toujours importés si vous les remplissez — la plupart des imports n’en ont jamais besoin. La feuille Guide explique les couleurs et rassemble les colonnes obligatoires de chaque feuille.

Plusieurs colonnes proposent un menu déroulant. Elles avertissent au lieu de bloquer, et c’est voulu : la feuille Employees peut légitimement désigner une unité d’organisation que la feuille Org Units crée dans le même import, et un blocage strict rendrait cela impossible à saisir.

Les lignes d’exemple grisées montrent la forme attendue d’une valeur — des initiales dans ID collaborateur, une unité enfant qui désigne son parent. Ce sont des valeurs fictives : remplacez-les, ou supprimez les lignes.

Comment mTime lit le classeur

Quelques règles s’appliquent à l’ensemble du fichier. Elles méritent une lecture attentive, car la plupart des imports échoués viennent de là plutôt que des données elles-mêmes.

• Les feuilles doivent s’appeler Org Units, Employees, Accounts, Absence et Children, ou porter leur nom dans l’une des langues de mTime, tel que le modèle l’écrit (Unités organisationnelles, Employés, Comptes horaires, Absences, Enfants). Les noms anglais fonctionnent toujours. Toute autre feuille du classeur est ignorée, y compris les feuilles Guide et Listes du modèle. Un classeur ne contenant qu’une partie des cinq feuilles fonctionne très bien.
• Les en-têtes de colonnes sont dans une langue, et mTime les lit toutes les sept. Un classeur généré porte les en-têtes de la langue de votre espace de travail, ou de celle que vous avez choisie au téléchargement, et mTime reconnaît une colonne intégrée à son en-tête dans n’importe laquelle des sept langues. Un classeur généré en danois s’importe donc pour un administrateur qui travaille en anglais, et une feuille que quelqu’un a partiellement ressaisie dans une autre langue fonctionne encore. Un en-tête généré porte en outre une marque que votre tableur n’affiche pas et qui désigne la colonne sans ambiguïté — c’est elle qui permet à une colonne de continuer à s’importer après que le fichier a été traduit ou qu’un attribut a été renommé.
• Un en-tête que vous saisissez vous-même fonctionne aussi, à condition de l’écrire comme mTime l’écrit dans l’une de ces sept langues. Les majuscules et les espaces superflus n’ont pas d’importance ; un mot de votre invention, si. C’est pourquoi le fichier le plus sûr est celui que mTime a généré : modifiez le modèle ou un export plutôt que de partir d’un classeur vide.
• La ligne 1 est la ligne d’en-tête. Toutes les lignes suivantes sont des données.
• Les colonnes sont identifiées par leur en-tête, pas par leur position. Vous pouvez les réorganiser librement.
• Les lignes entièrement vides sont ignorées, les lignes vides en bas d’une feuille ne posent donc aucun problème.
• Une colonne que mTime ne reconnaît pas est ignorée — et signalée. Sur les feuilles Org Units, Employees, Absence et Children, vous pouvez tout à fait conserver une note à côté des données. Un en-tête n’est plus une simple note : l’ID externe est lu sur la feuille Org Units comme sur la feuille Employees, et c’est là que le numéro de dossier de votre ancien système a sa place. L’étape Revue liste chaque colonne ignorée, citée exactement telle que vous l’avez écrite, et suggère la colonne que vous visiez probablement lorsque sa position le laisse deviner. C’est un avertissement, pas une erreur : votre colonne de travail ne risque rien et l’import s’exécute, mais un en-tête mal orthographié est repéré avant l’import plutôt qu’après. Sur la feuille Accounts, c’est toujours l’inverse : toute colonne qui n’est pas ID collaborateur, Nom complet ou Date d'import est lue comme un compteur de temps, une colonne parasite y provoque donc une erreur.
• Les dates peuvent être de vraies cellules de date, ou du texte écrit au format YYYY-MM-DD. Si la cellule est une date pour Excel — ce qu’elle devient dès que vous saisissez 01/05/1990 dans une cellule ordinaire ou que vous passez par un sélecteur de date — mTime lit la date elle-même : le format de date français convient donc parfaitement et vous n’avez rien à reformater. Si la cellule est du texte, elle doit être au format YYYY-MM-DD, par exemple 1990-05-01 : le texte ne porte aucun format de date, donc 03/04/2026 peut signifier le 3 avril comme le 4 mars, et mTime ne devine pas. Le modèle et l’export écrivent du texte au format YYYY-MM-DD.
• Les nombres utilisent le point comme séparateur décimal (7.4, pas 7,4), sans séparateur de milliers. Saisissez les nombres comme des nombres et Excel s’en charge ; le risque vient des valeurs collées sous forme de texte.

Les attributs en colonnes

En plus de leurs colonnes intégrées, les feuilles Employees et Org Units portent une colonne par attribut défini dans votre espace de travail — comme la feuille Accounts porte une colonne par compteur de temps. Centre de coûts, numéro de badge, numéro de paie, intitulé de poste : tout ce que vous conservez sur vos collaborateurs et vos équipes fait le voyage avec eux. Les attributs se configurent dans les attributs personnalisés.

La feuille Employees porte deux niveaux à la fois : les attributs de l’employé lui-même et ceux de son contrat — comme le titre ou le numéro d’emploi. Vous n’avez pas à les distinguer vous-même : chaque colonne sait à quel niveau elle appartient.

Quels attributs obtiennent une colonne

La ligne « sensible » est celle qui semble incohérente, elle mérite donc une explication. Un export est produit en arrière-plan et mTime ne peut pas savoir qui ouvrira le fichier au bout du compte : il n’écrit donc jamais une valeur sensible dans un tableur. La lire en entrée ne divulgue rien — la personne qui remplit la cellule a déjà la valeur sous les yeux. mTime accepte donc une colonne qu’il n’écrirait pas pour vous.

Un attribut géré par un système connecté est laissé de côté dans les deux sens. Ce système fait référence pour cette valeur et écraserait ce que vous auriez importé à sa prochaine synchronisation : une ligne qui remplit une telle colonne est donc refusée, avec la raison, plutôt que silencieusement ignorée.

Remplir les colonnes

Chaque colonne porte en en-tête le nom de l’attribut. Si deux attributs portent le même nom — un attribut d’employé et un attribut de contrat tous deux appelés « Titre », par exemple — chacun porte sa clé à la place, pour que vous puissiez toujours les distinguer.

• Les valeurs doivent respecter le type de l’attribut : une liste de choix doit contenir l’une de ses options, écrite exactement comme vous l’avez définie ; une date est une cellule de date ou du texte YYYY-MM-DD ; une colonne oui/non accepte TRUE ou FALSE (yes/no et 1/0 fonctionnent aussi) ; un nombre utilise le point comme séparateur décimal. Une cellule qui ne convient pas devient une erreur de ligne à l’étape Revue, avec le nom de la colonne et la nature du problème.
• Un attribut marqué Unique est vérifié dans tout l’espace de travail et sur le reste de la feuille. Un conflit est signalé sur la ligne et nomme la colonne — jamais la valeur, car ce sont les colonnes dans lesquelles arrive un numéro national d’identité.
• Les attributs de contrat s’appliquent aussi aux mises à jour. Ils sont écrits sur le contrat en cours aujourd’hui, ou sur le plus récent si personne n’est en contrat aujourd’hui. C’est différent des autres colonnes de contrat — Unité organisationnelle, Responsable hiérarchique, Conditions d'emploi, les dates et la norme — qui ne servent qu’à la création. Une ligne qui renseigne un attribut de contrat pour une personne sans aucun contrat est une erreur de ligne : il n’y aurait nulle part où mettre la valeur.

Ajouter un attribut depuis la feuille

Le modèle laisse une colonne libre intitulée Nouvel attribut tout à droite des feuilles Employees et Org Units, pour montrer où en ajouter un. Écrivez un nom par-dessus, remplissez les valeurs, et l’import crée l’attribut dans votre espace de travail sous forme d’attribut texte et y enregistre ce que vous avez saisi. Il apparaît ensuite dans vos paramètres, où vous pouvez lui donner une description, un type ou une liste d’options. Pour un deuxième attribut, ajoutez une colonne à côté — cette colonne libre n’a rien de particulier, sinon qu’une colonne vide est ignorée.

L’attribut n’est créé que si au moins une ligne remplit effectivement la colonne : une colonne libre laissée vide ne coûte donc rien.

Deux choses que la feuille ne fera pas. Elle n’inventera pas l’un des attributs standard de mTime — leurs clés commencent par un tiret bas ; ajoutez d’abord celui qu’il vous faut dans les attributs personnalisés, retéléchargez le modèle et la colonne y sera. Et elle n’écrira pas dans un attribut géré par un système connecté.

La feuille Org Units

Cette feuille construit la structure de votre organisation — les services, équipes et régions que désigne la colonne Unité organisationnelle de la feuille Employees. Elle est appliquée avant la feuille Employees, si bien qu’un même classeur peut créer un service et y placer des personnes.

Ce qui identifie une unité d’organisation

Il n’y a pas de colonne d’identifiant ici. Une unité est identifiée par son ID externe quand vous remplissez cette colonne, et par son nom sinon — le nom étant aussi la façon dont la feuille Employees y fait référence.

La correspondance ignore la casse : sales met donc à jour Sales, et ou-7 retrouve OU-7.

Référence des colonnes

Construire la hiérarchie

Unité parente désigne une autre unité par son nom — une unité qui existe déjà dans mTime, ou une unité créée par une autre ligne de cette même feuille. L’ordre des lignes n’a aucune importance : une unité parente listée sous ses enfants est trouvée aussi bien qu’une listée au-dessus.

Nom         | Description        | Unité parente | Responsable de l'unité | Pays de travail
Sales West  | Région Ouest       | Sales         |                        | DK
Sales       | Service commercial |               | jane.doe@example.com   | DK

Une ligne est refusée si son Unité parente ne désigne aucune unité, en désigne deux, ou placerait l’unité à l’intérieur de sa propre arborescence — une unité ne peut pas être son propre parent, et A ne peut pas se trouver sous B pendant que B se trouve sous A.

Ce qu’une mise à jour modifie, et ce qu’elle laisse

Une ligne écrit Nom, Description, Unité parente, Responsable de l'unité et Pays de travail, et une cellule vide efface la valeur. Deux sortes de colonnes fonctionnent autrement, et une cellule vide y laisse la valeur enregistrée en place : l’ID externe, si bien qu’une colonne vide n’effacera jamais vos identifiants, et les attributs en colonnes, si bien qu’une feuille à moitié remplie n’effacera jamais un centre de coûts. Tout ce que la feuille ne transporte pas du tout reste exactement en l’état.

Le Responsable de l'unité doit être quelqu’un qui est déjà dans mTime. Les unités d’organisation sont appliquées avant la feuille Employees : une personne que le même classeur s’apprête à créer ne peut donc pas encore être responsable d’une unité — définissez le responsable ensuite, sur la page de l’unité.

La feuille Employees

La colonne ID collaborateur

Cette unique colonne détermine si une ligne crée une nouvelle personne ou met à jour une personne existante, et c’est elle qui relie les feuilles Employees, Accounts et Absence. Elle accepte trois types de valeurs :

C’est la deuxième option qui compte pour une migration. Comme EMP-4711 renvoie toujours à la même personne dans le même espace de travail, vous pouvez :

• désigner la même personne depuis les feuilles Employees, Accounts et Absence,
• relancer un fichier corrigé pour qu’il mette à jour les personnes au lieu de les dupliquer,
• conserver le matricule de votre ancien système comme lien entre les deux systèmes — il est enregistré sur l’employé comme son External ID , où vous pouvez le voir, et l’export le réécrit.

Quand la cellule contient du texte, mTime cherche la personne dans cet ordre :

1. l’identifiant auquel ce texte renvoie — la personne qu’un import antérieur avec le même texte a créée ;
2. un employé dont l’External ID est ce texte, quel qu’en soit l’auteur : un import antérieur, l’API ou votre fournisseur d’identité ;
3. aucune correspondance : un nouvel employé est créé, porteur de ce texte comme External ID.

C’est l’étape 2 qui rend le matricule durable. Une personne déjà dans mTime avec EMP-4711 sur sa fiche est mise à jour par une ligne qui indique EMP-4711, même si elle n’est jamais venue d’un classeur. Auparavant, une telle ligne en créait silencieusement un second exemplaire.

Référence des colonnes

Unité organisationnelle, Responsable hiérarchique et Conditions d'emploi sont identifiés par leur nom, sans distinction de majuscules. Le nom doit être unique : si deux unités d’organisation s’appellent « Support », la ligne est refusée et vous devez d’abord en renommer une. Conditions d'emploi fait référence à des enregistrements qui doivent déjà exister — un import Excel ne crée jamais de jeu de conditions d’emploi. Les deux autres peuvent désigner quelque chose que ce même classeur crée : Unité organisationnelle une unité de la feuille Org Units, et Responsable hiérarchique une autre ligne de la feuille Employees, car les responsables sont des employés comme les autres.

Ce qu’une mise à jour modifie

Lorsqu’une ligne correspond à un employé existant, mTime écrit toutes les colonnes personnelles de cette ligne : nom, e-mail, date de naissance, téléphone, mobile et adresse.

L’ID externe est l’une des deux exceptions à cette règle : une cellule vide — ou l’absence de la colonne — ne l’effacera jamais. Un identifiant externe est souvent le lien sur lequel repose autre chose : mTime ne l’écrit donc que lorsque vous mettez une valeur dans la cellule. Pour en supprimer un, effacez-le sur la fiche de l’employé dans mTime.

Les attributs en colonnes sont l’autre exception, et pour des raisons très proches : une cellule d’attribut vide laisse la valeur enregistrée intacte, et aucune cellule de la feuille ne peut effacer un attribut.

Deux personnes ne peuvent pas partager un identifiant externe. Une ligne qui donnerait à quelqu’un une valeur qu’un autre employé porte déjà est refusée lors de la simulation — de même que deux lignes de la même feuille attribuant la même valeur à deux personnes différentes.

Le contrat fonctionne à l’inverse : Unité organisationnelle, Responsable hiérarchique, Conditions d'emploi, Début du contrat, Fin du contrat, Heures hebdomadaires et les colonnes de jours ne sont utilisées que lorsque la ligne crée un nouvel employé. Sur un employé existant, elles sont ignorées et son contrat n’est pas touché. Pour modifier un contrat ensuite, passez par la fiche de l’employé ou par une modification en lot. Les attributs de contrat font exception à cela : une cellule d’attribut renseignée est écrite aussi bien sur un contrat existant que sur un contrat nouvellement créé.

Contrat et norme hebdomadaire

Un employé ne reçoit un contrat que si Début du contrat est renseignée. Laissez-la vide et vous obtenez une personne dans l’espace de travail sans contrat — utile de temps en temps, mais rarement ce que vous voulez, et une ligne qui renseigne un attribut de contrat sans cette date est refusée.

La norme de temps de travail peut s’exprimer de deux façons, et vous pouvez les combiner :

• Heures hebdomadaires seule — les heures contractuelles par semaine, par ex. 37. Aucune répartition par jour n’est enregistrée.
• Lun … Dim seules — la norme est la somme des jours, répartie comme vous l’avez écrite.
• Les deux — elles doivent concorder. Heures hebdomadaires 37 avec 7.4 du lundi au vendredi est accepté ; 37 avec 8 sur cinq jours est refusé.

Les heures sont des heures décimales, pas des heures et des minutes : sept heures et demie s’écrit 7.5, pas 7.30. Les valeurs sont arrondies à la minute. La norme doit être supérieure à zéro et décrit une seule semaine — les cycles répétés sur plusieurs semaines ne peuvent pas être importés et doivent être configurés sur l’employé.

La feuille Accounts

Cette feuille fixe le solde actuel de chaque compteur de temps — jours de congés, heures de récupération et autres soldes que les personnes apportent avec elles.

Référence des colonnes

C’est la seule feuille sans colonnes d’attributs : sa règle veut que toute colonne autre que les trois ci-dessus soit un compteur de temps, et une colonne d’attribut devrait lutter contre elle.

Les colonnes de comptes

Toutes les colonnes restantes sont des compteurs de temps, nommés d’après le compte avec son unité entre parenthèses :

ID collaborateur | Nom complet | Date d'import | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711         | Jane Doe    | 2026-01-01    | 12.5            | 450

• La partie avant les parenthèses doit correspondre au nom d’un compteur de temps de votre espace de travail, sans distinction de majuscules.
• L’unité entre parenthèses est facultative, mais lorsqu’elle est présente elle doit correspondre au compte. C’est un garde-fou : il empêche une colonne de jours de congés d’atterrir silencieusement sur un compte en heures.
• Les comptes en jours sont exprimés en jours décimaux — 12.5 signifie douze jours et demi.
• Les comptes en heures sont exprimés en minutes — 450 signifie 7 heures 30. C’est le piège classique : multipliez vos heures par 60.
• Les soldes négatifs sont autorisés, par exemple un compte de récupération débiteur.

Le modèle et l’export remplissent tous deux ces en-têtes à partir de votre espace de travail, c’est la façon la plus simple de ne pas se tromper.

Comment un solde est appliqué

Chaque cellule renseignée fixe le solde à cette valeur à la date Date d'import. Elle ne s’ajoute pas à l’existant. L’écriture apparaît dans l’historique du compte avec le motif « Excel import ».

Comme la valeur est une cible et non un mouvement, importer deux fois le même fichier ne double les congés de personne. Cela veut dire aussi qu’un import fait sans précaution peut écraser des soldes qui étaient corrects — l’étape Revue vous indique combien de modifications de soldes sont sur le point d’être faites, vérifiez ce nombre avant de confirmer.

Fixez Date d'import à votre date de bascule : le jour où les soldes étaient exacts dans l’ancien système. Tout ce que mTime enregistre après cette date s’ajoute par-dessus.

La feuille Absence

Cette feuille enregistre les absences — l’historique venu de l’ancien système et les absences que les personnes y avaient déjà planifiées — pour qu’une migration ne se termine pas par des semaines de congés à ressaisir. Une ligne est une absence : qui, quel type, de quand à quand.

Référence des colonnes

Déjà déduite, ou pas encore ?

Les soldes de la feuille Accounts sont les soldes tels qu’ils étaient à votre date de bascule, les deux sortes d’absences doivent donc être traitées différemment :

• Une absence déjà passée à cette date est déjà soustraite de ces soldes. mTime l’enregistre intégralement — elle apparaît dans le calendrier, sur la feuille de temps et dans les rapports — mais ne touche plus jamais au solde. La déduire une seconde fois serait une erreur.
• Une absence planifiée après la bascule n’est pas encore dans ces soldes. Elle s’applique comme un enregistrement normal et consomme le solde quand elle a lieu, exactement comme si elle avait été demandée dans mTime.

Laissez Déjà déduit vide et mTime la remplit à partir de la Date d'import de la ligne :

La colonne est ignorée pour les types d’absence qui ne touchent jamais un solde, comme la maladie dans la plupart des politiques.

Absences demandées

Une ligne dont le Statut vaut Requested arrive dans la boîte d’approbation du responsable de l’employé, comme une demande faite dans mTime. Un employé qui n’a personne pour approuver à sa place voit l’absence enregistrée comme approuvée, plutôt qu’en attente pour toujours.

Relancer, corriger — et ce que la feuille ne fait jamais

Une ligne d’absence est identifiée par son employé, son type et ses dates. Réimporter le même fichier ignore les lignes déjà importées — rien n’est doublé. La feuille ne fait qu’ajouter des absences : elle ne peut ni en modifier ni en annuler une. Pour corriger une absence importée avec les mauvaises dates ou le mauvais type, annulez-la dans mTime et importez ou saisissez la version corrigée.

Deux lignes pour un même employé ne peuvent pas se chevaucher — des congés interrompus par une maladie font deux lignes pour les congés (avant et après) plus une pour la maladie, pas des plages qui se chevauchent. Le chevauchement avec des absences déjà présentes dans mTime suit les règles habituelles du produit : évitez donc de réimporter des périodes saisies à la main.

Contrairement aux trois premières feuilles, Absence sert uniquement à l’import : l’export Excel simple ne la contient pas. Le modèle l’inclut vide, prête à être remplie — une ligne d’exemple oubliée importerait une absence inventée sur une vraie personne.

La feuille Children

Cette feuille enregistre les enfants des employés — ce sur quoi reposent les droits liés aux enfants, comme les jours de garde. Une ligne correspond à un enfant, avec les mêmes informations que celles que vous pouvez saisir sous Enfants sur la fiche de l’employé.

Référence des colonnes

Chaque ligne doit avoir une Date de naissance de l'enfant ou une Date prévue — ou les deux.

Né ou attendu

Un enfant qui n’a qu’une Date prévue est enregistré comme attendu. Les droits qui dépendent d’une naissance, dont les jours de garde, ne commencent qu’une fois la date de naissance enregistrée : ne mettez donc jamais une date prévue dans Date de naissance de l'enfant, même si la naissance n’est plus qu’à quelques jours.

À la naissance, renseignez Date de naissance de l'enfant sur la même ligne, gardez la Date prévue et importez à nouveau. La date prévue permet de retrouver l’enfant enregistré comme attendu, et l’import confirme la naissance au lieu d’enregistrer un second enfant.

Relancer, corriger — et ce que la feuille ne fait jamais

Une ligne correspond à un enfant que l’employé a déjà quand la date de naissance ou la date prévue est la même, et le nom aussi (sans distinction de majuscules). Un enfant sans nom, ou une ligne sans nom, est reconnu sur les seules dates — un nom ajouté plus tard est donc complété au lieu d’enregistrer l’enfant deux fois. Une ligne avec un nom cherche d’abord l’enfant qui porte ce nom, et ne se rabat sur un enfant sans nom à la même date que s’il n’y en a aucun — des jumeaux dont un seul a déjà un nom restent ainsi deux enfants. Une ligne qui correspond ne fait que compléter ce qui manque à l’enfant — une date de naissance, une date prévue, ou un rôle parental s’il n’en a pas encore. Un rôle déjà enregistré n’est pas modifié. Une cellule vide n’efface jamais rien. Une ligne qui ne correspond à aucun enfant en enregistre un nouveau.

Réimporter le même fichier ne change donc rien. Des jumeaux font deux lignes avec la même date de naissance et des noms différents ; deux lignes portant le même nom et la même date sont toutes deux refusées, car mTime ne peut pas savoir s’il s’agit d’un enfant ou de deux.

Comme Absence, la feuille Children sert uniquement à l’import : l’export Excel simple ne la contient pas, et le modèle l’inclut vide.

Lancer l’import

L’assistant est celui décrit dans Import de données, avec deux différences : mTime reconnaît un fichier Excel à son extension .xlsx, et le choix Fusion/Restauration est remplacé par un choix de feuille.

1. Allez dans Admin › Import de données et cliquez sur Importer .

2. Fichier — choisissez votre fichier .xlsx. Taille maximale : 100 Mo.

3. Paramètres — choisissez la feuille à appliquer, puis cliquez sur Valider :

   Choix	Ce qui est importé
   Tout	Les cinq feuilles, dans l’ordre : les unités d’organisation, puis les employés et leurs enfants, puis les comptes, puis les absences — chacune peut donc désigner ce que la précédente vient de créer
   Unités d'organisation	La feuille Org Units uniquement
   Employés	Les feuilles Employees et Children
   Comptes	La feuille Accounts uniquement
   Absences	La feuille Absence uniquement

4. Revue — la validation s’exécute sur le serveur sans rien modifier. Vous obtenez un décompte par feuille — unités d’organisation, employés, enfants, cellules de solde, absences —, un message par ligne refusée et un avertissement pour tout ce que mTime s’apprête à ignorer, comme une colonne qu’il ne reconnaît pas. Les avertissements n’empêchent pas l’import ; les erreurs, si. Corrigez le fichier et recommencez, ou cliquez sur Lancer l'import .

5. Résultats — le bilan par feuille, avec un rapport détaillé téléchargeable.

Si la validation révèle que vous avez choisi la mauvaise feuille, revenez en Retour et validez à nouveau — le fichier reste sur le serveur, inutile de le téléverser une seconde fois.

Migrer depuis un autre système

C’est ce pour quoi le format a été conçu : sortir les employés et les soldes d’un système de paie ou de gestion des temps pour les faire entrer dans mTime. La séquence ci-dessous garde les étapes risquées petites et réversibles.

1. Construisez d’abord la configuration dans mTime

En dehors des unités d’organisation et des attributs, l’import Excel fait référence à la configuration par son nom et ne la crée jamais. Avant d’importer quoi que ce soit, mettez en place :

• les conditions d’emploi — les types de contrat de vos collaborateurs
• les compteurs de temps — chaque solde que vous comptez reprendre, avec la bonne unité
• les calendriers de jours fériés et les politiques d’absence, pour que les soldes se comportent correctement ensuite
• les attributs — tout ce qui vous est propre et que vous voulez reprendre, ainsi que les attributs standard comme le numéro de sécurité sociale ou le numéro de paie. Téléchargez le modèle une fois que vous les avez ajoutés et les colonnes y seront

Les unités d’organisation font exception : mettez-les sur la feuille Org Units et l’import construit la structure pour vous. Vous n’avez besoin de les créer à la main que si vous préférez avoir la hiérarchie en place avant l’arrivée du premier fichier.

Assurez-vous que les noms sont uniques. Deux unités d’organisation portant le même nom feront refuser chaque ligne qui les désigne.

2. Choisissez votre clé

Mettez le matricule ou le numéro de paie de votre ancien système dans la colonne ID collaborateur, sur toutes les feuilles que vous utilisez. C’est la décision la plus déterminante de toute la migration :

• elle relie chaque ligne de solde et d’absence à la bonne personne,
• elle rend l’import répétable : un fichier corrigé met à jour au lieu de dupliquer,
• elle reste un lien lisible vers l’ancien système si vous devez un jour faire un rapprochement — mTime conserve la valeur comme ID externe de l’employé.

Faites de même pour vos unités d’organisation, dans leur colonne ID externe, et vous pourrez renommer un service depuis la feuille plutôt qu’à la main.

3. Faites correspondre vos anciens champs

Exportez vos données source et faites-les correspondre aux colonnes. Une correspondance typique :

Les responsables sont des employés comme les autres : ils arrivent donc par la feuille Employees — et une ligne peut désigner un responsable que le même classeur est en train de créer. Tout l’organigramme s’importe en un seul passage ; la ligne hiérarchique n’a plus besoin d’un passage à elle. mTime cherche d’abord le nom ou l’adresse e-mail parmi les lignes du fichier, puis parmi les personnes déjà présentes dans l’espace de travail. Ce qu’il ne fait pas, c’est deviner : si deux lignes portent le même nom, ou si un nom correspond à la fois à une ligne du fichier et à une autre personne déjà dans mTime, ces lignes sont refusées. L’adresse e-mail est le moyen d’être sans ambiguïté.

4. Nettoyez les dates et les nombres

Avant le premier import, relisez le fichier une fois :

• Les colonnes de dates contiennent de vraies dates, et non du texte qui y ressemble. Une cellule qu’Excel aligne à droite comme une date est lue quel que soit le format affiché ; une cellule de texte doit être au format YYYY-MM-DD.
• Les décimales utilisent le point, pas la virgule.
• Aucun séparateur de milliers, aucune unité, aucun caractère parasite — 450, jamais 450 min ni 7,5 h.
• Les soldes en heures convertis en minutes.
• Les attributs de type liste de choix contiennent bien l’une des options que vous avez définies, écrite de la même façon.

5. Importez par vagues

Ne faites pas tout d’un coup la première fois.

Première vague — la structure. Importez avec la feuille Unités d'organisation sélectionnée. Regardez l’arborescence de l’organisation dans mTime : tout est-il sous le bon parent, sans doublon ?

Deuxième vague — les personnes. Importez avec la feuille Employés sélectionnée. Vérifiez quelques employés dans l’application : sont-ils dans la bonne unité d’organisation, sur les bonnes conditions, avec la bonne norme hebdomadaire et leurs attributs renseignés ? La feuille Children arrive avec cette vague : vérifiez donc aussi leurs enfants.

Troisième vague — les soldes. Importez le même classeur avec la feuille Comptes sélectionnée et Date d'import réglée sur votre date de bascule. Vérifiez les soldes des mêmes personnes.

Quatrième vague — les absences. Importez-le une dernière fois avec la feuille Absences sélectionnée, Date d'import à nouveau réglée sur la date de bascule. Ouvrez le calendrier d’un employé et vérifiez que son historique y figure et que son solde n’a pas bougé — l’historique est déjà dans les soldes que vous venez d’importer.

Découper la migration ainsi garantit qu’une erreur dans les colonnes de soldes ne peut pas abîmer les fiches employés que vous venez de vérifier, et inversement — et une structure déjà vérifiée est un bien meilleur endroit où poser les personnes.

Une fois que vous avez fait une migration ou deux et que vous avez confiance dans le fichier, Tout traite les cinq feuilles en un seul passage, dans le même ordre : les unités et les personnes créées dans cet import peuvent donc être désignées immédiatement.

6. Vérifiez le résultat

Exportez à nouveau l’espace de travail au format Excel simple et comparez-le à votre fichier source. Tout ce qui n’est pas passé apparaît comme une différence, et l’export constitue une bonne trace de l’état de l’espace de travail au démarrage.

Les attributs sensibles sont la seule chose que vous ne trouverez pas dans cet export — mTime ne les écrit jamais dans un tableur. Vérifiez-les plutôt sur la fiche de l’employé.

Relancer et corriger

Un import Excel se relance sans risque tant que les valeurs de ID collaborateur restent les mêmes. Corrigez le fichier source et réimportez-le :

• les employés sont mis à jour, pas dupliqués,
• les soldes sont fixés à la valeur corrigée au lieu de s’ajouter,
• les lignes d’absence déjà importées sont ignorées, jamais doublées,
• les enfants déjà enregistrés sont retrouvés et seulement complétés, jamais enregistrés deux fois,
• les valeurs d’attributs sont remplacées là où vous avez rempli une cellule, et laissées intactes là où vous ne l’avez pas fait,
• les employés que vous avez retirés du fichier ne sont pas touchés — l’import ne supprime jamais.

La seule chose qu’un second passage ne peut pas faire, c’est modifier un contrat. Les colonnes de contrat ne sont appliquées qu’à la création de l’employé : si vous vous êtes trompé d’unité d’organisation ou de norme hebdomadaire, corrigez-le sur la fiche de l’employé ou avec une modification en lot. Les attributs de contrat font exception et peuvent être corrigés par un second import.

Quelque chose qui n’entre pas ?

Le classeur transporte désormais la structure de l’organisation, les personnes, leurs enfants, leurs attributs, leurs soldes et leurs absences. Si vous avez des données qui n’y entrent pas, contactez le support via l’aide intégrée au produit avant de commencer. Dites-nous ce que vous devez transférer et nous trouverons la meilleure voie.

Messages de validation

La validation s’exécute avant toute écriture et indique la feuille et la ligne de chaque problème. Les lignes sont numérotées comme dans Excel : « Employees row 2 » est donc la première ligne sous les en-têtes. Les erreurs doivent être corrigées avant que l’import ne s’exécute ; les avertissements sont informatifs et ne l’arrêtent pas.

Les messages proviennent du serveur et sont en anglais, y compris les noms de colonnes : Full Name désigne la colonne Nom complet, Employment Start la colonne Début du contrat, et ainsi de suite. Les colonnes d’attributs, elles, sont citées telles que vous les avez écrites.

Avertissements

Erreurs

Limites

Autorisations

Télécharger le modèle, téléverser et lancer un import Excel nécessitent tous l’autorisation import. Produire un classeur Excel simple à partir de l’espace de travail nécessite l’autorisation export.