Import Excel

Transférez vos collaborateurs et leurs soldes dans mTime avec un simple classeur Excel — le format à utiliser lorsque les données proviennent d’un système de paie ou de gestion des temps que vous quittez.

Vue d’ensemble

Le format Excel simple est un unique classeur .xlsx composé de deux feuilles :

Vous pouvez l’ouvrir, le lire et le modifier dans Excel, Numbers ou Google Sheets. C’est tout l’intérêt : c’est le format prévu pour créer les employés d’une entreprise en masse, pour les modifications groupées et pour une migration depuis un autre système.

Ce n’est pas la même chose que la sauvegarde complète de l’espace de travail :

Obtenir un classeur de départ

Vous avez deux points de départ, tous deux préférables à la construction du fichier de zéro — ils contiennent déjà les en-têtes de colonnes exacts et les noms de comptes réels de votre espace de travail.

Un modèle vierge. Allez dans Admin › Import de données et cliquez sur Télécharger le modèle . Vous obtenez import-template.xlsx avec les deux feuilles, tous les en-têtes, une ligne d’exemple grisée à remplacer et une colonne par compteur de temps configuré dans votre espace de travail.

Un export rempli. Allez dans Admin › Export de données, choisissez le format Excel simple et cliquez sur Exporter . Vous obtenez le même classeur avec vos employés et vos soldes actuels déjà renseignés. Modifiez-le et réimportez-le — l’aller-retour est sûr, car l’export écrit exactement les identifiants et les noms attendus par l’import.

L’export propose trois options :

• Employés uniquement — omettre la feuille Accounts
• Anonymiser les données — remplacer noms, e-mails et coordonnées par des valeurs fictives
• Portée des données employés — exporter un employé, une unité d’organisation ou tout le monde

Comment mTime lit le classeur

Quelques règles s’appliquent à l’ensemble du fichier. Elles méritent une lecture attentive, car la plupart des imports échoués viennent de là plutôt que des données elles-mêmes.

• Les feuilles doivent s’appeler Employees et Accounts. Toute autre feuille du classeur est ignorée. Un classeur ne contenant qu’une des deux feuilles fonctionne très bien.
• Les noms de feuilles et les en-têtes de colonnes sont toujours en anglais, quelle que soit la langue dans laquelle vous utilisez mTime. Le modèle et l’export les écrivent pour vous ; si vous construisez le fichier vous-même, recopiez-les exactement tels qu’ils apparaissent sur cette page.
• La ligne 1 est la ligne d’en-tête. Toutes les lignes suivantes sont des données.
• Les colonnes sont identifiées par leur en-tête, pas par leur position. Vous pouvez les réorganiser librement. Les espaces en début et en fin d’en-tête sont ignorés.
• Les lignes entièrement vides sont ignorées, les lignes vides en bas d’une feuille ne posent donc aucun problème.
• Les colonnes supplémentaires de la feuille Employees sont ignorées — pratique pour conserver une note ou le numéro de dossier de votre ancien système à côté des données. Sur la feuille Accounts, c’est l’inverse : toute colonne qui n’est pas Employee ID, Full Name ou Import Date est lue comme un compteur de temps, une colonne parasite y provoque donc une erreur.
• Les dates doivent être écrites au format YYYY-MM-DD — par exemple 2024-01-01. mTime lit chaque cellule exactement telle qu’elle est affichée dans la feuille : une cellule affichant 01/05/1990 est donc refusée, même si Excel la considère comme une date. Le plus sûr est de formater les colonnes de dates en Texte et de saisir les dates au format ISO, ce que font le modèle et l’export.
• Les nombres utilisent le point comme séparateur décimal (7.4, pas 7,4), sans séparateur de milliers. Saisissez les nombres comme des nombres et Excel s’en charge ; le risque vient des valeurs collées sous forme de texte.

La feuille Employees

La colonne Employee ID

Cette unique colonne détermine si une ligne crée une nouvelle personne ou met à jour une personne existante, et c’est elle qui relie les deux feuilles. Elle accepte trois types de valeurs :

C’est la deuxième option qui compte pour une migration. Comme EMP-4711 renvoie toujours à la même personne dans le même espace de travail, vous pouvez :

• désigner la même personne depuis la feuille Employees et depuis la feuille Accounts,
• relancer un fichier corrigé pour qu’il mette à jour les personnes au lieu de les dupliquer,
• conserver le matricule de votre ancien système comme lien entre les deux systèmes.

Référence des colonnes

Org Unit, Manager et Terms sont identifiés par leur nom, sans distinction de majuscules. Le nom doit être unique : si deux unités d’organisation s’appellent « Support », la ligne est refusée et vous devez d’abord en renommer une. Ces colonnes font référence à des enregistrements existants — un import Excel ne crée jamais d’unité d’organisation, de responsable ni de jeu de conditions d’emploi.

Ce qu’une mise à jour modifie

Lorsqu’une ligne correspond à un employé existant, mTime écrit toutes les colonnes personnelles de cette ligne : nom, nom d’usage, e-mail, date de naissance, téléphone, mobile et adresse.

Le contrat fait exception, et fonctionne à l’inverse : Org Unit, Manager, Terms, Employment Start, Employment End, Weekly Norm et les colonnes de jours ne sont utilisées que lorsque la ligne crée un nouvel employé. Sur un employé existant, elles sont ignorées et son contrat n’est pas touché. Pour modifier un contrat ensuite, passez par la fiche de l’employé ou par une action groupée.

Contrat et norme hebdomadaire

Un employé ne reçoit un contrat que si Employment Start est renseignée. Laissez-la vide et vous obtenez une personne dans l’espace de travail sans contrat — utile de temps en temps, mais rarement ce que vous voulez.

La norme de temps de travail peut s’exprimer de deux façons, et vous pouvez les combiner :

• Weekly Norm seule — les heures contractuelles par semaine, par ex. 37. Aucune répartition par jour n’est enregistrée.
• Mon … Sun seules — la norme est la somme des jours, répartie comme vous l’avez écrite.
• Les deux — elles doivent concorder. Weekly Norm 37 avec 7.4 du lundi au vendredi est accepté ; 37 avec 8 sur cinq jours est refusé.

Les heures sont des heures décimales, pas des heures et des minutes : sept heures et demie s’écrit 7.5, pas 7.30. Les valeurs sont arrondies à la minute. La norme doit être supérieure à zéro et décrit une seule semaine — les cycles répétés sur plusieurs semaines ne peuvent pas être importés et doivent être configurés sur l’employé.

La feuille Accounts

Cette feuille fixe le solde actuel de chaque compteur de temps — jours de congés, heures de récupération et autres soldes que les personnes apportent avec elles.

Référence des colonnes

Les colonnes de comptes

Toutes les colonnes restantes sont des compteurs de temps, nommés d’après le compte avec son unité entre parenthèses :

Employee ID | Full Name  | Import Date | Vacation (days) | Flex (minutes)
EMP-4711    | Jane Doe   | 2026-01-01  | 12.5            | 450

• La partie avant les parenthèses doit correspondre au nom d’un compteur de temps de votre espace de travail, sans distinction de majuscules.
• L’unité entre parenthèses est facultative, mais lorsqu’elle est présente elle doit correspondre au compte. C’est un garde-fou : il empêche une colonne de jours de congés d’atterrir silencieusement sur un compte en heures.
• Les comptes en jours sont exprimés en jours décimaux — 12.5 signifie douze jours et demi.
• Les comptes en heures sont exprimés en minutes — 450 signifie 7 heures 30. C’est le piège classique : multipliez vos heures par 60.
• Les soldes négatifs sont autorisés, par exemple un compte de récupération débiteur.

Le modèle et l’export remplissent tous deux ces en-têtes à partir de votre espace de travail, c’est la façon la plus simple de ne pas se tromper.

Comment un solde est appliqué

Chaque cellule renseignée fixe le solde à cette valeur à la date Import Date. Elle ne s’ajoute pas à l’existant. L’écriture apparaît dans l’historique du compte avec le motif « Excel import ».

Comme la valeur est une cible et non un mouvement, importer deux fois le même fichier ne double les congés de personne. Cela veut dire aussi qu’un import fait sans précaution peut écraser des soldes qui étaient corrects — l’étape Revue vous indique combien de modifications de soldes sont sur le point d’être faites, vérifiez ce nombre avant de confirmer.

Fixez Import Date à votre date de bascule : le jour où les soldes étaient exacts dans l’ancien système. Tout ce que mTime enregistre après cette date s’ajoute par-dessus.

Lancer l’import

L’assistant est celui décrit dans Import de données, avec deux différences : mTime reconnaît un fichier Excel à son extension .xlsx, et le choix Fusion/Restauration est remplacé par un choix de feuille.

1. Allez dans Admin › Import de données et cliquez sur Importer .

2. Fichier — choisissez votre fichier .xlsx. Taille maximale : 100 Mo.

3. Paramètres — choisissez la feuille à appliquer, puis cliquez sur Valider :

   Choix	Ce qui est importé
   Tout	Les deux feuilles. Les employés sont appliqués en premier, une ligne de la feuille Accounts peut donc désigner une personne créée dans le même import
   Employés	La feuille Employees uniquement
   Comptes	La feuille Accounts uniquement

4. Revue — la validation s’exécute sur le serveur sans rien modifier. Vous obtenez le nombre d’employés à créer et à mettre à jour, le nombre de cellules de solde à appliquer, et un message par ligne refusée. Corrigez le fichier et recommencez, ou cliquez sur Lancer l'import .

5. Résultats — le bilan par feuille, avec un rapport détaillé téléchargeable.

Si la validation révèle que vous avez choisi la mauvaise feuille, revenez en Retour et validez à nouveau — le fichier reste sur le serveur, inutile de le téléverser une seconde fois.

Migrer depuis un autre système

C’est ce pour quoi le format a été conçu : sortir les employés et les soldes d’un système de paie ou de gestion des temps pour les faire entrer dans mTime. La séquence ci-dessous garde les étapes risquées petites et réversibles.

1. Construisez d’abord la configuration dans mTime

L’import Excel fait référence à la configuration par son nom et ne la crée jamais. Avant d’importer quoi que ce soit, mettez en place :

• les unités d’organisation — avec les noms que vous mettrez dans la colonne Org Unit
• les conditions d’emploi — les types de contrat de vos collaborateurs
• les compteurs de temps — chaque solde que vous comptez reprendre, avec la bonne unité
• les calendriers de jours fériés et les politiques d’absence, pour que les soldes se comportent correctement ensuite

Assurez-vous que les noms sont uniques. Deux unités d’organisation portant le même nom feront refuser chaque ligne qui les désigne.

2. Choisissez votre clé

Mettez le matricule ou le numéro de paie de votre ancien système dans la colonne Employee ID, sur les deux feuilles. C’est la décision la plus déterminante de toute la migration :

• elle relie chaque ligne de solde à la bonne personne,
• elle rend l’import répétable : un fichier corrigé met à jour au lieu de dupliquer,
• elle reste un lien lisible vers l’ancien système si vous devez un jour faire un rapprochement.

3. Faites correspondre vos anciens champs

Exportez vos données source et faites-les correspondre aux colonnes. Une correspondance typique :

Les responsables sont des employés comme les autres : ils arrivent donc par la feuille Employees — mais ils doivent être dans mTime avant que la ligne qui les désigne ne soit importée. Un responsable créé par le même classeur ne peut pas être désigné dans ce même import. Soit vous importez d’abord la ligne hiérarchique dans un passage séparé, soit vous laissez la colonne Manager vide au premier passage et vous la complétez ensuite sur les fiches des employés.

4. Nettoyez les dates et les nombres

Avant le premier import, relisez le fichier une fois :

• Les colonnes de dates affichent YYYY-MM-DD. Les formater en Texte et saisir la date ISO est la méthode fiable.
• Les décimales utilisent le point, pas la virgule.
• Aucun séparateur de milliers, aucune unité, aucun caractère parasite — 450, jamais 450 min ni 7,5 h.
• Les soldes en heures convertis en minutes.

5. Importez en deux vagues

Ne faites pas tout d’un coup la première fois.

Première vague — les personnes. Importez avec la feuille Employés sélectionnée. Vérifiez quelques employés dans l’application : sont-ils dans la bonne unité d’organisation, sur les bonnes conditions, avec la bonne norme hebdomadaire ?

Deuxième vague — les soldes. Importez le même classeur avec la feuille Comptes sélectionnée et Import Date réglée sur votre date de bascule. Vérifiez les soldes des mêmes personnes.

Découper la migration ainsi garantit qu’une erreur dans les colonnes de soldes ne peut pas abîmer les fiches employés que vous venez de vérifier, et inversement.

Une fois que vous avez fait une migration ou deux et que vous avez confiance dans le fichier, Tout traite les deux feuilles en un seul passage — les employés sont toujours appliqués avant les soldes, les personnes créées dans cet import peuvent donc recevoir leurs soldes immédiatement.

6. Vérifiez le résultat

Exportez à nouveau l’espace de travail au format Excel simple et comparez-le à votre fichier source. Tout ce qui n’est pas passé apparaît comme une différence, et l’export constitue une bonne trace de l’état de l’espace de travail au démarrage.

Relancer et corriger

Un import Excel se relance sans risque tant que les valeurs de Employee ID restent les mêmes. Corrigez le fichier source et réimportez-le :

• les employés sont mis à jour, pas dupliqués,
• les soldes sont fixés à la valeur corrigée au lieu de s’ajouter,
• les employés que vous avez retirés du fichier ne sont pas touchés — l’import ne supprime jamais.

La seule chose qu’un second passage ne peut pas faire, c’est modifier un contrat. Les colonnes de contrat ne sont appliquées qu’à la création de l’employé : si vous vous êtes trompé d’unité d’organisation ou de norme hebdomadaire, corrigez-le sur la fiche de l’employé ou avec une action groupée.

Sur la feuille de route

Le classeur transporte aujourd’hui les personnes et leurs soldes. Deux autres volets d’une migration sont prévus mais pas encore pris en charge :

• Les absences — ni l’historique des absences enregistrées ni les absences futures déjà planifiées ne peuvent être importés depuis le classeur.
• Les unités d’organisation — la colonne Org Unit désigne une unité qui existe déjà ; construire la structure de l’organisation à partir du fichier n’est pas encore possible.

Si votre migration a besoin de l’un de ces éléments, ou si vous avez des données qui n’entrent pas dans le classeur, contactez le support via l’aide intégrée au produit avant de commencer. Dites-nous ce que vous devez transférer et nous trouverons la meilleure voie.

Messages de validation

La validation s’exécute avant toute écriture et indique la feuille et la ligne de chaque problème. Les lignes sont numérotées comme dans Excel : « Employees row 2 » est donc la première ligne sous les en-têtes. Les messages proviennent du serveur et sont en anglais.

Limites

Autorisations

Télécharger le modèle, téléverser et lancer un import Excel nécessitent tous l’autorisation import. Produire un classeur Excel simple à partir de l’espace de travail nécessite l’autorisation export.