Provisionnement automatique
Crée automatiquement des comptes utilisateur pour les nouveaux employés et désactive les comptes lorsque les emplois prennent fin.
Comment ça fonctionne
La tâche de provisionnement automatique s’exécute quotidiennement et effectue deux opérations :
- Provisionne de nouveaux utilisateurs pour les employés dont l’emploi commence à la date d’exécution
- Déprovisionne les utilisateurs dont l’emploi s’est terminé la veille de la date d’exécution
Configuration
Pour activer le provisionnement automatique, allez dans et activez Provisionner automatiquement les utilisateurs .
Provisionnement des nouveaux utilisateurs
Lorsque l’emploi d’un employé commence, la tâche crée un compte utilisateur si :
- L’employé a une adresse e-mail définie
- Aucun utilisateur n’existe déjà pour cet employé
- Aucun utilisateur ou invitation existant n’utilise la même adresse e-mail
Processus d’invitation
- Un enregistrement utilisateur est créé avec le statut “Invité”
- Un e-mail d’invitation est envoyé à l’adresse e-mail de l’employé
- L’employé clique sur le lien pour configurer son mot de passe et activer le compte
Attribution des rôles
Les rôles sont automatiquement déterminés en fonction du poste de l’employé :
| Rôle | Attribué quand |
|---|---|
employé | Toujours attribué (rôle de base) |
manager | L’employé est défini comme manager d’au moins un autre emploi actif d’employé |
Les rôles sont évalués au moment du provisionnement en fonction des emplois actifs à la date de début.
Déprovisionnement des utilisateurs
Lorsque le dernier emploi d’un employé prend fin, la tâche supprime son accès :
- Toutes les sessions actives sont terminées (déconnexion immédiate)
- Le compte utilisateur est supprimé
Quand le déprovisionnement se produit
- La date de fin de l’emploi est passée (la tâche s’exécute le lendemain)
- L’employé n’a aucun autre emploi actif commençant le jour suivant ou avant
- Cela permet des transitions fluides entre les postes sans perdre l’accès
Ce qui est préservé
- L’enregistrement de l’employé et les données personnelles
- Tous les enregistrements de temps historiques
- Les enregistrements d’absence et l’historique de la banque de temps
L’employé peut être reprovisionné plus tard s’il revient avec un nouvel emploi.
Dépannage
| Problème | Solution |
|---|---|
| La tâche ne s’est pas exécutée | Vérifiez que le provisionnement automatique est activé dans les paramètres de l’espace de travail |
| Utilisateur non provisionné | Vérifiez que l’employé a une adresse e-mail valide |
| Utilisateur non provisionné | Vérifiez qu’aucun utilisateur existant n’a le même e-mail |
| E-mail d’invitation non reçu | Vérifiez le dossier spam ; vérifiez que l’adresse e-mail est correcte |
| Utilisateur non déprovisionné | Confirmez que la date de fin d’emploi est définie et est passée |
| Utilisateur non déprovisionné | Vérifiez les emplois qui se chevauchent et maintiennent l’utilisateur actif |