Políticas de ausencias

Las políticas de ausencias definen cómo se generan, usan y gestionan las vacaciones y otros tipos de ausencia de tus empleados.

Descripción general

Una política de ausencias reúne las reglas de un tipo de ausencia. Normalmente apunta a una cuenta de tiempo, que contiene el saldo, aunque la cuenta es opcional (consulta Ausencias sin cuenta). Las reglas abarcan:

• Devengo: cómo generan ausencias los empleados con el tiempo
• Uso: reglas sobre cómo se puede usar el tiempo
• Arrastre: qué pasa con el tiempo no usado al final del año
• Caducidad: cuándo caduca el tiempo generado

Primeros pasos

Para crear una política de ausencias:

1. Ve a Configuración › Políticas
2. Haz clic en Añadir política y elige Política de ausencias
3. Ponle un nombre y selecciona una Cuenta , o déjala sin cuenta
4. Añade plugins de devengo para definir cómo se genera el tiempo
5. Si quieres, añade reglas de uso, arrastre y caducidad
6. En Disponibilidad, elige a qué empleados se aplica la política, por país de trabajo, unidad organizativa y condiciones laborales. Por cada cuenta, prevalece la política coincidente más específica
7. Haz clic en Guardar

Cuando añades más de un tipo de condición, elige Todas estas (un empleado debe cumplirlas todas) o Cualquiera de estas (basta con una: “todos los de Blue Team o con condiciones de aprendiz”). Una política configurada con Cualquiera de estas compite como cada una de las condiciones que cumple el empleado: para alguien de Blue Team, “Blue Team o condiciones de aprendiz” cuenta como una política de Blue Team, así que es tan específica como una política limitada solo a Blue Team, y eso es un conflicto que hay que resolver, como dos políticas idénticas. Una política que exige Blue Team y condiciones de aprendiz a la vez prevalece sobre ella para un aprendiz de Blue Team.

También puedes indicar personas concretas. Una política que nombra a una persona siempre prevalece para ella sobre cualquier política limitada por país, unidad organizativa o condiciones; dos políticas que nombran a la misma persona son un conflicto que hay que resolver. Cuando alguien se va, se le quita automáticamente de la política.

Ausencias sin cuenta

Algunos tipos de ausencia no tienen un derecho fijo: no hay un número de días que controlar. El ejemplo habitual es la ausencia acordada (“Fri efter aftale”): una cita médica, una boda, un día de mudanza. El empleado sigue teniendo que pedirla y un responsable sigue teniendo que aprobarla, pero no se cuenta ningún saldo.

Deja la cuenta vacía en estos casos. La política sigue funcionando donde importa:

• Los empleados pueden solicitarla, y aparece en el formulario de solicitud como cualquier otro tipo
• Se aplican las reglas de aprobación: añade Requiere aprobación como siempre
• La ausencia aparece en el calendario del equipo y en la hoja de horas

Lo que no tiene, porque no hay saldo que controlar:

• Ninguna regla de devengo, arrastre o caducidad
• Ninguna fila en el resumen anual del empleado

Puedes crear tantas políticas sin cuenta como necesites: cada una es su propio tipo de ausencia.

Un saldo que nunca se solicita

La imagen inversa del caso anterior: una cuenta con un saldo real, y un límite real, de la que nadie debe reservar días. Un saldo flex es el caso habitual. Sube y baja según el empleado trabaja más o menos que su jornada teórica y se liquida al final de cada periodo; gastarlo tomándose un día libre no es para lo que sirve.

Desactiva Se puede solicitar como ausencia en la política. El saldo sigue exactamente igual que antes: aparece en el inicio, en la tarjeta del periodo de la hoja de horas y en las vistas de saldo, y se sigue respetando su límite. Lo que se detiene es la reserva:

• No se ofrece en el formulario de solicitud, y nunca aparece preseleccionado
• No se ofrece en la hoja de horas, ni en la fila de ausencias ni en la lista de actividades que se pueden añadir
• No aparece en la página de ausencias ni en el resumen anual
• Nunca entra en un reparto automático entre varias cuentas
• Una solicitud contra ella se rechaza

Las ausencias ya registradas en el tipo antes de desactivar el interruptor no se ven afectadas: se pueden seguir editando y cancelando. Desactivar el interruptor detiene las reservas nuevas; no deshace las antiguas.

Cuando una cuenta no basta

Una solicitud puede tirar de varias cuentas: por ejemplo, los últimos días de vacaciones de este año y después descanso compensatorio. mTime propone el reparto por sí mismo, tomando las cuentas en este orden:

1. Primero la Prioridad de sugerencia más alta; 0 es la más baja
2. Después, la cuenta cuyo saldo caduca antes, para que no se pierda nada
3. Después, el nombre

Si dejas todas las prioridades en 0, decide la fecha de caducidad. Activa No sugerir nunca este tipo para dejar un tipo fuera del reparto por completo; los empleados pueden seguir eligiéndolo ellos mismos. El saldo real de todas las cuentas se gasta antes de que se tire de cualquiera de ellas por adelantado.

El reparto se hace en días completos: un día que la cuenta actual no puede cubrir por completo va entero a la siguiente cuenta, y lo que queda en la primera se queda sin gastar. Todavía no se admite repartir un solo día entre dos cuentas. Los empleados pueden cambiar la propuesta en el formulario de solicitud.

Secciones

Cómo funciona el consumo del saldo

Cuando empieza un periodo de ausencia aprobado, el sistema descuenta el saldo de forma progresiva, no todo de una vez. El periodo se divide en tramos más pequeños alineados con el periodo de aprobación de la hoja de horas del empleado. El saldo se consume para el tramo actual, y los días planificados restantes se consumen a medida que llega cada tramo.

El saldo se consume en orden FIFO (primero en entrar, primero en salir): los devengos más antiguos se usan antes que los más recientes. Esto es importante cuando distintos devengos tienen fechas de caducidad diferentes.

Terminar una ausencia antes de tiempo

Una ausencia que ya está en curso no se borra cuando termina antes de tiempo: se acorta, y los días ya disfrutados quedan registrados:

• Ausencia sin fecha de fin (como una baja por enfermedad): se cierra a partir de hoy. Consulta Permitir sin fecha de fin
• Ausencia de duración fija: se cancelan los días restantes y se devuelve el saldo ya consumido de esos días

Los empleados lo hacen desde el widget de ausencias del Inicio: cancelar una ausencia que ya ha empezado conserva los días ya disfrutados y la termina a partir del primer día cancelado. Un responsable puede hacer lo mismo en nombre del empleado.

Si la política requiere aprobación, el cambio va primero al responsable y la ausencia sigue como está hasta que se decida. Llega al responsable como una interrupción y no como una cancelación, para que quede claro que se conservan los días ya disfrutados.