Tipos de gasto

Los tipos de gasto permiten a los empleados registrar gastos con su hoja de horas. El primer tipo es el kilometraje (kørsel): trayectos hechos con el vehículo propio del empleado, contados en kilómetros y pagados a través de la nómina.

Descripción general

Un empleado registra cada trayecto el día en que lo hizo: la fecha, la ruta, los kilómetros, el motivo y la confirmación de que condujo su propio vehículo. Es lo que exige la Agencia Tributaria danesa para justificar una compensación por kilometraje.

Los trayectos siguen a la hoja de horas:

• Se aprueban con la hoja de horas. Un trayecto pertenece al periodo de hoja de horas que cubre su fecha. El responsable aprueba los trayectos del periodo junto con sus horas, así que no hay una aprobación aparte.
• Se bloquean con la hoja de horas. Una vez enviado un periodo, sus trayectos no se pueden cambiar. Al reabrir el periodo, se desbloquean.
• Se pagan a través de la nómina. Cuando se aprueba un periodo, sus kilómetros se envían a nómina. mTime envía kilómetros, nunca un importe: la tarifa por km se configura en los códigos de pago del sistema de nómina.

Un espacio de trabajo sin tipos de gasto no ve nada nuevo.

Antes de empezar

Tres cosas deciden quién puede registrar kilometraje:

1. El empleado tiene una matrícula de vehículo. El kilometraje solo se ofrece a los empleados cuyo perfil tiene una Matrícula del vehículo . La configura un administrador o RR. HH. en el empleado, en Información ampliada . Los empleados no pueden configurarla ellos mismos. Sin ella, no ven el tipo.
2. El empleado puede ver el tipo. La Disponibilidad del tipo decide qué empleados pueden usarlo, como en las actividades.
3. Otra persona aprueba las hojas de horas del empleado. Nadie aprueba su propio kilometraje. Un periodo con trayectos va al responsable del empleado o, si no tiene, a quien le siga en la cadena (Quién aprueba), incluso cuando las condiciones laborales del empleado le permiten aprobar sus propias hojas de horas. Un empleado que es su propio responsable, o para quien no se encuentra a nadie más que apruebe, no puede registrar kilometraje.

Crear un tipo de gasto

1. Ve a Configuración › Tipos de gasto
2. Haz clic en Añadir tipo de gasto
3. En General , ponle un Nombre (por ejemplo, Kørsel) y elige la Clase Kilometraje . La clase no se puede cambiar una vez creado el tipo.
4. En Disponibilidad , elige quién puede registrarlo. Un tipo nuevo no se aplica a nadie hasta que lo hagas.
5. En Requisitos , elige si un trayecto se imputa a un Proyecto (Nunca , Opcional u Obligatorio ) y qué dimensiones pide.
6. En Tarifas , configura el Umbral anual de tarifa alta (ver más abajo).
7. En Integraciones , introduce los códigos de nómina con los que se envían los kilómetros.
8. Haz clic en Guardar

Al guardar un tipo de kilometraje también se añaden los dos atributos estándar que necesita, si aún no existen: Matrícula del vehículo en los empleados y Dirección del centro de trabajo en las unidades organizativas.

Un tipo de gasto en el que los empleados han registrado trayectos no se puede eliminar. En su lugar, configura su Disponibilidad en En ninguna parte : así el tipo no admite trayectos nuevos, y los registrados se conservan y se pueden seguir corrigiendo.

Tarifa alta y tarifa baja

La compensación danesa por kilometraje tiene una tarifa alta hasta 20.000 km al año y una tarifa baja por encima. mTime cuenta los kilómetros de cada empleado por año natural y los reparte entre dos códigos de nómina:

• Los kilómetros hasta el Umbral anual de tarifa alta van al Concepto de nómina de tarifa alta .
• El resto van al Concepto de nómina de tarifa baja .

El reparto se mantiene exacto para el año, sea cual sea el orden en que se aprueben los periodos. Si un periodo se reabre y se corrigen sus trayectos, la siguiente aprobación envía la diferencia como una corrección con signo, movida entre los dos códigos si el umbral cae ahora en otro punto. Los trayectos cuentan en el año en que se hicieron.

Configura el umbral en 0, o deja vacío el código de tarifa baja, para enviarlo todo con el código de tarifa alta.

Sistemas de nómina

Intega Løn contiene la tarifa: cada uno de los dos códigos de pago debe multiplicar las unidades que recibe por sus coronas/km.

Direcciones de un trayecto

Cada parada de un trayecto es una dirección, que se comprueba al introducirla. En Dinamarca, el código postal debe existir y la ciudad se rellena: “Banegårdspladsen 1, 8000” se convierte en “Banegårdspladsen 1, 8000 Aarhus C”. En la mayoría de los demás países europeos se comprueba el formato del código postal.

Para que los empleados escriban menos, cada parada ofrece direcciones con un clic:

• Domicilio: la dirección del propio empleado, de su perfil. Solo se le ofrece al empleado, no a quien registra en su nombre.
• Lugar de trabajo: la Dirección del centro de trabajo de la unidad organizativa del empleado, o de la unidad superior más cercana que tenga una.
• Paradas recientes: las direcciones de los trayectos anteriores del empleado. Una parada reciente en la dirección del centro de trabajo de una unidad organizativa se muestra como esa unidad.
• Otras unidades organizativas: la dirección del centro de trabajo de cada una de las demás unidades organizativas que el empleado puede ver, empezando por la más cercana en el organigrama.

Así que rellena la Dirección del centro de trabajo de tus sedes y oficinas: en Configuración › Unidades organizativas, abre una unidad organizativa y rellénala en sus atributos. Las unidades dependientes la heredan.

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