Retención de datos de empleados
Elimina automáticamente los datos de los empleados que dejaron tu organización hace mucho tiempo, para conservar los datos personales solo mientras los necesites.
Resumen
La retención de datos te permite definir una regla sencilla: eliminar los datos de un empleado un número de años después de que se vaya. Una vez configurada, mTime se encarga del resto: no hay nada que ejecutar a mano. Te ayuda a cumplir el principio de minimización de datos del RGPD y tus propias obligaciones de conservación sin tener que limpiar manualmente los registros antiguos.
La regla se aplica a los empleados que se han ido por completo (su último contrato ha terminado) o que se crearon pero nunca tuvieron contrato. Los empleados con un contrato vigente o próximo nunca se ven afectados.
Configurar el periodo de retención
- Ve a
- Busca el ajuste Retención de datos de empleados (años)
- Introduce el número de años que se conservan los datos de los empleados después de que se vayan; el cambio se guarda automáticamente
El valor predeterminado es 5 años. Ponlo en 0 para conservar los datos de los empleados indefinidamente (sin eliminación automática).
Cómo funciona la eliminación automática
La eliminación se hace en dos fases, para que siempre haya tiempo de deshacer un error.
Fase 1: a la papelera
Cuando un empleado lleva fuera más tiempo que el periodo de retención, mTime lo mueve a la papelera (), exactamente igual que si lo hubiera eliminado un administrador. Permanece allí 30 días, durante los cuales puedes restaurarlo si hace falta.
La fecha desde la que se cuenta es:
- la fecha de fin de su último contrato, para los empleados que se han ido, o
- su fecha de creación, para los empleados que nunca tuvieron contrato.
Fase 2: eliminación permanente
Tras 30 días en la papelera, el empleado se elimina de forma permanente. Esto quita su ficha, sus registros de tiempo, sus saldos y su historial. La cuenta de usuario vinculada se anonimiza para que ya no se pueda identificar.
Protecciones
mTime nunca elimina automáticamente a un empleado que:
- tiene un contrato vigente o próximo, o
- sigue figurando como responsable de alguien (para no dejar a un equipo sin su vínculo con el responsable).
Si necesitas quitar a un empleado así, reasigna primero a las personas que dependen de él o termina su contrato.
Exportaciones del espacio de trabajo
Las exportaciones de datos del espacio de trabajo son instantáneas completas que pueden contener datos personales. Los archivos de exportación más antiguos que el plazo de retención se eliminan automáticamente del almacenamiento, mientras que la propia entrada de la exportación se conserva y se marca como Caducada, para que quede constancia de que la exportación existió.
Documentación relacionada
- Política de eliminación de datos: todos los plazos de retención y eliminación
- Eliminar espacio de trabajo: quitar un espacio de trabajo completo
- Exportación de datos: exportar los datos antes de que se eliminen