Registro de tiempo pendiente
Se dispara cuando un empleado ha dejado días laborables sin ningún registro de tiempo en el periodo de hoja de horas que sigue abierto.
Todo lo que dice este correo ya está en la propia hoja de horas del empleado, y mTime ya persigue una hoja de horas sin enviar una vez terminado el periodo. Lo que añade este activador es anticipación: un lunes olvidado sale a la luz cuando el empleado todavía puede recordar lo que hizo, y no cinco semanas después, cuando el periodo ya está retrasado.
Cuándo usarlo
Úsalo donde el registro de tiempo alimenta la nómina o la facturación y un hueco descubierto a final de mes sale caro de reconstruir. Envíalo al empleado: es quien puede corregirlo.
Enviarlo a los responsables o a RR. HH. funciona, pero cada empleado afectado genera un correo distinto y, a diferencia de los seguimientos de bajas, este activador puede dispararse para muchas personas la misma mañana.
Parámetros
| Parámetro | Descripción | Predeterminado |
|---|---|---|
| Mínimo de días pendientes | Cuántos días laborables sin ningún registro de tiempo deben sumarse en el periodo antes de que se envíe el correo. | 1 |
| Días de margen | Cuántos días adicionales esperar antes de que un día cuente como pendiente. Un día solo se puede valorar cuando ha terminado, así que 0 ya significa «se notifica la mañana siguiente al propio día»; cada día adicional da al empleado ese tiempo extra para ponerse al día. | 1 |
Cómo funciona
Cada noche, mTime revisa los días laborables del periodo de hoja de horas abierto de cada empleado, hasta el límite de los días de margen, y cuenta los que no tienen tiempo registrado. Cuando el recuento alcanza el umbral, se envía el aviso.
Se envía una vez por periodo. Por muchos días más que queden pendientes después, no se envía un segundo correo, y el siguiente periodo puede volver a enviarlo.
Un día no se cuenta cuando:
- es festivo o el empleado no tiene horas teóricas ese día
- lo cubre una ausencia, ya sea aprobada, planificada o registrada
- la política de jornada vigente permite expresamente los registros pendientes
- pertenece a un periodo que el empleado ya ha enviado, donde de todos modos no se puede cambiar nada
Si un fichaje por sí solo justifica un día lo decide la política de jornada, no este activador: con la regla estándar basta con un fichaje, mientras que una política con la restricción Registro de tiempo obligatorio notifica el día aunque el empleado haya fichado.
Mensaje
El mensaje estándar del activador dice:
{employee_name} tiene {missing_days} día(s) sin registro de tiempo
{employee_name} tiene {missing_days} día(s) laborable(s) sin ningún registro de tiempo en {period}: {missing_dates}.
El empleado al que se refiere recibe su propia copia, dirigida a él:
Tienes {missing_days} día(s) sin registro de tiempo
No hay tiempo registrado el {missing_dates}. Regístralo para poder completar el periodo {period}.
Variables disponibles: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {missing_days} (el recuento), {missing_dates} (las propias fechas) y {period}.
Ejemplos
Recordar cualquier día olvidado
- Añade un aviso y selecciona el activador Registro de tiempo pendiente
- Deja Mínimo de días pendientes en 1
- Activa Empleado como destinatario
Perseguir solo a quienes van realmente atrasados
- Fija Mínimo de días pendientes en 3
- Activa Empleado , y también Responsable si alguien debe hacer el seguimiento
Solución de problemas
| Problema | Solución |
|---|---|
| Nunca se envía nada | Comprueba que los empleados tienen un periodo de hoja de horas abierto que cubre los días en cuestión: nunca se avisa de un periodo ya enviado o aprobado. |
| No se notifica un día con fichaje pero sin registro | Con la regla estándar, un fichaje justifica el día. Añade la restricción Registro de tiempo obligatorio a la política de jornada para exigir un registro real. |
| Se notifican días que el espacio de trabajo excusa expresamente | Comprueba si la política de jornada sigue teniendo la marca que permite los registros pendientes. |
| No llega un segundo correo aunque haya más días pendientes | Es lo esperado: un correo por periodo. El siguiente periodo vuelve a enviarlo. |
| Se avisa a los empleados de días que se rellenan automáticamente | Sube Días de margen a 1 o más para que el relleno nocturno llegue primero. |