Saldo que caduca

Avisa un número determinado de días antes de que caduque parte de un saldo, y solo cuando realmente se vaya a perder algo.

El caso clásico son las vacaciones pendientes a punto de caducar: 30 días antes de que termine el año de vacaciones, avisar a todos los que todavía tienen días que están a punto de desaparecer.

Cuándo usarlo

Úsalo siempre que un saldo se pueda perder por no usarlo: vacaciones con fecha de caducidad, días arrastrados, un saldo flex con un tope periódico.

Si importa más la fecha que la pérdida —«el 1 de marzo, quien supere las 40 horas»—, usa Comprobación programada del saldo.

Parámetros

Cómo funciona

A diferencia de una comprobación programada, este activador toma su fecha de los datos. Cada noche, mTime mira hacia delante el número de días que hayas configurado y calcula qué puede perder cada empleado en esa fecha.

Cuentan dos tipos de pérdida:

• un devengo que llega a su fecha de caducidad: vacaciones que caducan al final del año de vacaciones, días arrastrados que se agotan;
• un tope periódico del saldo que hace perder el excedente en su fecha de corte.

La cantidad es lo que realmente se va a perder, no lo que tiene el empleado. Las ausencias que ya ha reservado —aprobadas o todavía pendientes de aprobación— se restan primero, así que a quien ya ha planificado sus vacaciones no se le dice que está a punto de perderlas. Si no se va a perder nada, no se envía nada.

Un empleado con dos fechas de caducidad distintas próximas recibe un mensaje por fecha, cada uno con su propia fecha y cantidad, y cada uno se envía una sola vez.

Si la comprobación nocturna no pudo ejecutarse el mismo día, sigue avisando hasta tres días después: un aviso que llega algo tarde es mucho mejor que ninguno. Nunca avisa antes de la antelación que hayas elegido.

Mensaje

El mensaje estándar del activador dice:

{amount} de {account_name} de {employee_name} caducan el {expiry_date}

{amount} del saldo de {account_name} de {employee_name} caducan el {expiry_date} y se perderán si no se usan antes.

El empleado al que se refiere recibe su propia copia, dirigida a él:

{amount} de tu {account_name} caducan el {expiry_date}

{amount} de tu saldo de {account_name} se perderán si no los usas antes del {expiry_date}.

Variables disponibles: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {account_name}, {amount} (lo que se va a perder) y {expiry_date}.

Ejemplos

Vacaciones pendientes a punto de caducar

1. Añade un aviso y selecciona el activador Saldo que caduca
2. Elige la Cuenta de vacaciones
3. Deja Días antes en 30 y Cantidad mínima en 0
4. Activa Empleado como destinatario

Todos los que todavía tienen vacaciones a punto de caducar se enteran con un mes de antelación, con el número de días que están a punto de perder.

Dos avisos, uno temprano y otro final

1. Crea el aviso anterior con Días antes en 60
2. Crea un segundo con Días antes en 7 y un mensaje más urgente

Cada uno es un aviso independiente con su propio texto, y un empleado que use los días entretanto nunca recibe el segundo.

Solo cantidades que merezcan la pena

Fija Cantidad mínima en 1 para omitir a quien vaya a perder menos de un día.

Solución de problemas