Uso de una actividad de ausencia
Se dispara cuando un empleado registra una ausencia en una de las actividades de ausencia que has seleccionado.
Mientras que los demás activadores de bajas vigilan todas las bajas por enfermedad y se disparan según cuántas haya, este vigila unas pocas actividades de ausencia elegidas y se dispara por el simple hecho de que se haya usado una de ellas. Eso lo convierte en el activador para las actividades especiales que un espacio de trabajo mantiene aparte —un permiso para cuidar de un familiar, una baja por accidente de trabajo, una actividad de baja de larga duración—, en las que el primer registro ya es lo que RR. HH. necesita saber.
Cuándo usarlo
Úsalo cuando una actividad de ausencia concreta conlleva una obligación en el momento en que se usa: un parte que presentar, un expediente que abrir, un reembolso que reclamar, una derivación al servicio de prevención. Envíalo a una dirección compartida de RR. HH., al responsable o a ambos.
Para «esta ausencia ya dura 30 días», usa Días de baja consecutivos. Para «esta persona tiene ausencias cortas una y otra vez», usa Días de baja en un periodo.
Parámetros
| Parámetro | Descripción | Predeterminado |
|---|---|---|
| Actividades de ausencia | Las actividades de ausencia sobre las que avisar. Elige una o varias. | ninguna |
La lista ofrece tus actividades de ausencia: aquellas en las que se puede registrar una ausencia, configuradas en . Un aviso sin ninguna seleccionada no envía nada; nunca recurre a avisar de todas las ausencias.
Cómo funciona
Cada noche, mTime busca las ausencias en las actividades seleccionadas que empezaron en los últimos días y envía un mensaje por ausencia.
Unas pocas reglas deciden qué cuenta:
- La ausencia se notifica cuando empieza, no mientras dura. Una ausencia de un día se notifica la noche siguiente, cuando el empleado ya ha vuelto; precisamente de eso se trata, ya que la mayor parte de lo que registran estas actividades son días sueltos.
- Los fines de semana, los festivos y los demás días no laborables no interrumpen una ausencia. Estar fuera el viernes y de nuevo el lunes es una ausencia que empieza el viernes, no dos.
- Un día laborable de vuelta al trabajo empieza una ausencia nueva. Fuera el lunes, trabajando el martes y fuera otra vez el miércoles son dos ausencias, y se envían dos mensajes.
- Cada actividad seleccionada se sigue por separado. Pasar una ausencia en curso a una actividad seleccionada a mitad de camino empieza una ausencia nueva el día del cambio, y lo mismo ocurre al pasar de una actividad seleccionada a otra: una baja normal que se convierte en baja de larga duración el jueves se notifica el jueves, aunque la persona no haya vuelto al trabajo entretanto. Ese suele ser el mensaje que más importa.
- No se notifican las ausencias que empezaron hace más de unos pocos días. Una ausencia registrada con una fecha muy anterior no dispara el aviso.
Cada ausencia genera un correo, dure lo que dure después.
Las ausencias introducidas directamente en la hoja de horas cuentan exactamente igual que las solicitadas, y una ausencia todavía pendiente de aprobación también cuenta: el empleado está fuera en cualquier caso.
A quién llega
No hay un ajuste aparte para «solo ciertos empleados». Las actividades de ausencia ya controlan quién puede usarlas —mediante su disponibilidad en o mediante la política de ausencias que hay detrás—, así que vigilar una actividad vigila exactamente a las personas para las que está disponible. La sección Empleados del propio aviso sigue disponible si quieres limitarlo más.
Mensaje
El mensaje estándar del activador dice:
{employee_name} ha registrado {activity_name}
{employee_name} ha registrado una ausencia en {activity_name} a partir del {start_date}.
El empleado al que se refiere recibe su propia copia, dirigida a él:
Has registrado {activity_name}
Tu ausencia en {activity_name}, a partir del {start_date}, está registrada.
Variables disponibles: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {activity_name} (la actividad de ausencia usada) y {start_date} (el primer día de la ausencia).
Cuando vigilas varias actividades, {activity_name} indica aquella en la que empezó la ausencia, así que un solo aviso puede cubrir toda una familia de actividades y aun así decir cuál se usó.
La actividad se nombra en el idioma del espacio de trabajo, igual para todos los destinatarios, así que un mensaje enviado a un empleado, a su responsable y a una dirección compartida de RR. HH. se lee igual.
Ejemplos
Una baja por accidente de trabajo abre un expediente
- Añade un aviso y selecciona el activador Uso de una actividad de ausencia
- En Actividades de ausencia , selecciona tu actividad de baja por accidente de trabajo
- En Destinatarios, añade tu dirección de RR. HH.
RR. HH. se entera de cada baja por accidente de trabajo la mañana siguiente a su registro, una sola vez por baja.
Permiso para cuidar de un familiar, al responsable
- Añade un aviso con el mismo activador
- Selecciona las actividades de permiso para cuidar de un familiar en Actividades de ausencia
- Activa Responsable como destinatario