Avisos

Los avisos envían correos electrónicos automáticos cuando una condición se cumple para unos empleados: un seguimiento de RR. HH. a medida que no está ligado a ningún proceso concreto de mTime.

Resumen

Un aviso combina cuatro cosas:

• Un activador: la condición que dispara el aviso, que se comprueba una vez al día
• Empleados: a qué empleados se aplica el aviso, por país, unidad organizativa o condiciones laborales
• Destinatarios: quién recibe el correo: el empleado, su responsable o direcciones externas (por ejemplo, un buzón compartido de RR. HH.)
• Un mensaje: el asunto y el texto del correo, con marcadores que se rellenan para cada empleado

Los avisos solo se envían por correo electrónico; no aparecen como notificaciones dentro de mTime. Cuando un activador se dispara para varios empleados, cada empleado genera su propio correo: un responsable con cinco miembros del equipo afectados recibe cinco mensajes distintos.

Crear un aviso

1. Ve a Configuración › Avisos
2. Haz clic en Añadir aviso
3. Introduce un Nombre y, si quieres, una Descripción
4. En Activador, selecciona la condición y rellena sus ajustes
5. En Empleados, elige a quién se aplica el aviso: En todas partes cubre a todos los empleados, o limítalo por país, unidad organizativa o condiciones laborales, con excepciones opcionales
6. En Destinatarios, activa Empleado o Responsable y añade las direcciones de correo externas que quieras
7. En Mensaje, escribe el asunto y el texto; haz clic en una variable como {employee_name} para insertarla
8. Haz clic en Guardar

Un aviso nuevo no se aplica a nadie hasta que configuras su sección Empleados, así que no puede enviar un correo por error a todo tu espacio de trabajo.

Cuando añades más de un tipo de condición, elige Todas estas (un empleado debe cumplirlas todas) o Cualquiera de estas (basta con una: «todos los del Equipo Azul o con condiciones de aprendiz»). Las personas concretas siempre lo reciben, digan lo que digan las demás condiciones. Cuando alguien se va, se le quita automáticamente.

Activadores

Cada aviso tiene exactamente un activador. El activador también decide con qué frecuencia se puede volver a enviar el aviso: cada disparo tiene una identidad natural (en una fecha fija, la propia fecha; en un seguimiento de bajas, la ausencia), y cada empleado recibe como máximo un correo por disparo: las nuevas comprobaciones de días posteriores no repiten el correo.

Destinatarios y mensaje

El asunto y el texto son texto sin formato con marcadores entre llaves. {employee_name}, {workspace_name} y {date} están siempre disponibles; el activador seleccionado puede añadir más. Los marcadores desconocidos se rechazan al guardar, así que un error tipográfico no puede llegar a la bandeja de entrada de nadie.

El interruptor Usar el mensaje estándar del activador decide qué se envía. Si está activado, mTime envía el mensaje propio del activador y lo traduce para cada destinatario; la página de cada activador muestra lo que dice ese mensaje. El empleado al que se refiere recibe su propia copia dirigida a él («Tienes…»), mientras que el responsable y las direcciones externas lo reciben en tercera persona. Desactívalo para escribir el tuyo: los campos parten del texto estándar, así que editas en lugar de empezar de cero.

Las direcciones externas reciben el correo en el idioma predeterminado del espacio de trabajo. Si un empleado no tiene responsable, simplemente no se envía el correo al responsable.

Activación

Las fechas Activo desde / Activo hasta de la sección General controlan cuándo se ejecuta el aviso; no hay un interruptor aparte de activado/desactivado:

• Sin fechas: el aviso está siempre activo
• Una fecha de inicio futura: el aviso está Pendiente y empieza a ejecutarse en esa fecha
• Una fecha de fin pasada: el aviso está Finalizado y ya no se ejecuta

Para pausar o retirar un aviso, fija su fecha de fin. La columna de estado de la lista muestra siempre el estado actual, y la lista filtra por defecto los avisos Activos y Pendientes.

Vista previa

La sección Vista previa responde a la pregunta que, si no, solo se respondería a la mañana siguiente: ¿a quién enviaría un correo este aviso y qué recibiría exactamente cada uno? Elige un periodo y ejecútala: no se envía nada y no se registra nada.

El dato principal es el recuento: a cuántos empleados se enviaría un correo y cuántos correos serían. Ver detalles abre el desglose, agrupado por la fecha en que se enviaría cada correo, con cada destinatario al que se resuelve el aviso y el mensaje que recibiría, con los marcadores ya rellenados con los valores de ese empleado.

Cada destinatario lleva una etiqueta con lo que le ocurriría:

Los destinatarios que no se resuelven en nadie se muestran a propósito: un correo al responsable que creías haber configurado y que no llega a ninguna parte sin avisar es exactamente lo que la vista previa existe para revelar.

La vista previa se ejecuta con lo que hay en pantalla, guardado o no, así que puedes probar otro activador, otro público u otro mensaje y volver a ejecutarla antes de comprometerte. Un periodo puede abarcar como máximo tres meses, y solo se evalúa la parte que cae dentro del plazo de activación; si el resultado es más corto que el periodo elegido, la vista previa lo indica.

Si la vista previa no encuentra a nadie, te dice qué paso es el responsable: que el activador nunca se dispare en ese periodo, que el público excluya a todos aquellos para los que se dispara o que nadie tenga una dirección accesible.

Solución de problemas

Empieza por el informe de correos de aviso: muestra cada correo de aviso que se ha enviado y, para los que no, el motivo.