Política de eliminación de datos

Política oficial de retención y eliminación de datos en mTime.

Resumen

Esta política define cómo gestiona mTime la eliminación de datos, tanto en su papel de responsable del tratamiento como en el de encargado del tratamiento, según la normativa de protección de datos aplicable. Especifica los periodos de retención, los desencadenantes de la eliminación y las responsabilidades para los distintos tipos de datos que gestiona el sistema.

Garantía de eliminación de datos

mTime garantiza que todos los datos del cliente se eliminan de forma permanente en un plazo de 2 meses desde la eliminación del espacio de trabajo.

Este plazo tiene en cuenta:

• Un periodo de retención de los datos del espacio de trabajo de 30 días (para poder recuperarlos)
• Un periodo de retención de las copias de seguridad de 7 días
• Un periodo de retención de los registros de 31 días

Los registros con un periodo de retención más largo (consulta Datos del sistema más abajo) forman parte de los datos del espacio de trabajo y se eliminan con él, o no contienen contenido del cliente.

Periodos de retención por tipo de datos

Datos de producción

Copias de seguridad

Datos del sistema

El registro de seguridad y las conversaciones con el asistente de IA forman parte de los datos del espacio de trabajo y se eliminan con él. El registro de seguridad conserva la dirección IP y el agente de usuario de cada entrada durante los 24 meses completos. Una conversación desde la que se notificó un problema se conserva hasta que se cierra esa notificación. El registro de auditoría de la infraestructura anota las acciones administrativas en nuestra plataforma de alojamiento y no contiene contenido de los espacios de trabajo.

Desencadenantes de la eliminación de datos

Desencadenante principal: eliminación del espacio de trabajo

El mecanismo principal de eliminación de datos es la eliminación del espacio de trabajo iniciada por su propietario. Cuando se elimina un espacio de trabajo:

1. Se revoca de inmediato el acceso de todos los usuarios
2. Empieza el periodo de retención de 30 días de los datos del espacio de trabajo
3. Pasados 30 días, los datos entran en la cola de eliminación permanente
4. Se eliminan por completo en un plazo máximo de 2 meses

Consulta Eliminar espacio de trabajo para ver las instrucciones detalladas.

Desencadenantes automáticos

Los siguientes tipos de datos se eliminan automáticamente de forma continua:

• Copias de seguridad de la base de datos: se eliminan a los 7 días
• Archivos de registro: se eliminan a los 31 días
• Entradas del registro de seguridad: se eliminan a los 24 meses
• Conversaciones con el asistente de IA: se eliminan 180 días después del último mensaje
• Exportaciones del espacio de trabajo: se eliminan a los 30 días
• Archivos temporales: se eliminan cuando termina su procesamiento

Retención de datos de empleados

Los espacios de trabajo también pueden aplicar un periodo de retención propio que elimina automáticamente los datos de los empleados que se fueron hace mucho tiempo. Consulta Retención de datos de empleados para ver cómo configurarlo y cómo funciona la eliminación por fases.

Responsabilidades asignadas

Responsabilidades del cliente

• Propietario del espacio de trabajo: responsable de iniciar la eliminación del espacio de trabajo cuando ya no se necesite
• Usuarios: responsables de exportar sus datos personales antes de la eliminación del espacio de trabajo, si es necesario

Responsabilidades de mTime

• Equipo de producto: mantiene y actualiza esta política
• Equipo de operaciones: supervisa los procesos automáticos de eliminación
• Equipo de soporte: ayuda a los clientes con las solicitudes de exportación y eliminación de datos
• Equipo de ingeniería: implementa y mantiene los mecanismos de eliminación

Proceso de eliminación de datos

Para los clientes

1. Exporta los datos que quieras conservar con la función de exportación de datos
2. Ve a Administración › Espacio de trabajo y elimina el espacio de trabajo desde la sección Zona de peligro
3. Confirma la eliminación del espacio de trabajo
4. Los datos dejan de ser accesibles de inmediato
5. Empieza el plazo de recuperación de 30 días
6. Pasados 30 días, empieza el proceso de eliminación permanente
7. La eliminación completa termina en un plazo de 2 meses

Para las operaciones de mTime

Todos los procesos de eliminación están totalmente automatizados y los supervisa el equipo de operaciones.

Excepciones y casos especiales

Solicitudes de los interesados (DSAR)

Ante solicitudes expresas de eliminación de datos en virtud del RGPD o de normativas similares, mTime:

• Acelerará la eliminación fuera de los periodos de retención normales cuando la ley lo exija
• Confirmará la eliminación una vez completada
• Tramitará las solicitudes dentro de los plazos que marca la normativa

Requisitos de conservación legal

Si los datos están sujetos a una conservación por motivos legales o a una investigación regulatoria:

• Pueden suspenderse las políticas de eliminación estándar
• Los datos se conservarán según lo exija la ley
• Se avisará a los clientes de cualquier ampliación del periodo de retención

Documentación relacionada

• Eliminar espacio de trabajo: instrucciones para los propietarios de espacios de trabajo
• Retención de datos de empleados: elimina automáticamente los datos de los empleados tras un periodo configurable
• Exportación de datos: cómo exportar tus datos antes de la eliminación
• Información sobre el RGPD: información de TIMEmSYSTEM sobre el cumplimiento del RGPD
• Trust Centre: recursos de confianza y cumplimiento del Grupo Visma

Marco de cumplimiento

Esta política respalda el cumplimiento de:

• El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
• Los requisitos de protección de datos del Grupo Visma
• Las buenas prácticas del sector para la gestión del ciclo de vida de los datos

Actualizaciones de la política

Esta política se revisa y actualiza:

• Como mínimo una vez al año
• Cuando cambios importantes en el producto afectan al tratamiento de los datos
• Cuando cambian los requisitos normativos
• Cuando se actualizan las políticas del Grupo Visma

Todos los empleados reciben aviso de las actualizaciones de la política a través de los canales de comunicación internos. Los clientes reciben aviso de los cambios importantes mediante notificaciones en el producto y la documentación actualizada.

Información de contacto

Para preguntas sobre esta política o solicitudes de eliminación de datos:

• Consulta primero esta documentación
• Ponte en contacto con el soporte a través de la ayuda del producto
• Para consultas legales o de cumplimiento, ponte en contacto con tu representante de TIMEmSYSTEM

Esta política la mantiene el equipo de mTime y se actualizó por última vez el 21 de octubre de 2026.