Nómina

Envía el tiempo aprobado a tu sistema de nómina y consulta lo que ya se ha enviado.

Descripción general

La página Nómina es donde un administrador de nómina libera el tiempo aprobado hacia el sistema de nómina. Es una tarea distinta de aprobar hojas de horas: un responsable decide si las horas son correctas, y el administrador de nómina decide cuándo se pagan.

Todo en la página se organiza en torno a un proceso.

Un proceso es un sistema de nómina y una fecha de corte.

Las fechas de corte las marca el propio sistema de nómina: cada integración indica su propio calendario, y los procesos son ese calendario repartido en el tiempo. Los periodos de nómina de tus empleados no influyen en ellas.

Si tu espacio de trabajo envía a dos sistemas de nómina —durante una migración, o porque distintos grupos cobran a través de sistemas diferentes—, cada uno tiene sus propios procesos, con sus propios plazos y sus propios ficheros. Por eso un proceso nombra un solo sistema: un periodo de hoja de horas puede enfrentarse a dos a la vez y no podría indicar un único plazo para ambos.

Un proceso no es un único envío. Admite varias entregas hasta su fecha de corte, así que puedes liberar lo que ya está aprobado y completarlo a medida que llega el resto.

Dos formas de alimentar un sistema de nómina

Algunas integraciones de nómina entregan por su cuenta, a medida que se aprueba cada hoja de horas. Otras retienen lo que tienen hasta que un administrador de nómina lo libera. Ambas aparecen en esta página, y la diferencia es un único ajuste de la integración, Esperar al proceso de nómina :

Aun así, merece la pena tener un proceso automático en la página: es el único sitio que indica qué ha recibido ese sistema de nómina y para qué periodos. A propósito, no tiene botón Enviar, porque congelar un periodo que el sistema de nómina ya ha pagado lo pagaría dos veces.

En un proceso automático, cada hoja de horas indica qué ha sido de ella: Entregada, o Aún no entregada con el motivo: una entrega que falló, o un origen sin código de nómina para ese sistema. Una vez pasada la fecha de corte, las hojas de horas del proceso se sellan exactamente igual que las de un proceso enviado, las haya recibido o no el sistema de nómina, de modo que una no entregada sigue señalada donde puedes actuar sobre ella.

Qué necesitas primero

Nómina solo aparece en el menú cuando se activa una integración que recibe datos de nómina. Sus procesos aparecen después, cuando hay dos cosas configuradas:

1. Hay una integración de nómina activada: consulta Integraciones. La Exportación CSV de nómina integrada no necesita credenciales, solo una fecha de puesta en marcha (Exportar desde ).
2. Esa integración tiene un calendario de cortes: Frecuencia de corte de nómina (Frecuencia de corte en la Exportación CSV de nómina) configurada como mensual (con un día del mes) o quincenal (con una fecha de referencia, a partir de la cual se calculan las demás). Esto es lo que crea los procesos. Una integración sin calendario de cortes no tiene ninguno, y la página se queda vacía para ella.

Si activas Esperar al proceso de nómina sin un calendario de cortes, mTime rechaza el cambio en lugar de aceptarlo. Sin calendario no habría procesos, así que nada liberaría nunca los datos retenidos, y las hojas de horas simplemente dejarían de llegar a nómina sin que nada en pantalla explicara por qué.

Para que aparezcan importes, las actividades y cuentas de tiempo que quieras pagar también necesitan el concepto salarial de esa integración: el atributo de código que la integración añade a actividades y cuentas de tiempo, por ejemplo, Concepto salarial en Intega Løn o Código de nómina en la Exportación CSV de nómina. Un origen sin código para un sistema de nómina nunca se le envía, y eso es justo lo que permite que dos sistemas funcionen en paralelo, cada uno recibiendo solo aquello para lo que está codificado.

Los complementos acumulados en cuenta no se envían como complementos

Un complemento que una política de liquidación lee como dato de entrada se acumula en cuenta: se abona en la cuenta de tiempo de esa política al factor de la política, y llega a nómina —si llega— como un pago desde esa cuenta. Ese complemento nunca se envía a nómina como complemento propiamente dicho, sea cual sea el código que lleve. El resumen del periodo indica qué es cada cosa: su tabla Complementos muestra a dónde va cada uno, la fila de la cuenta muestra el cálculo (Horas extra 2h00 × 1,5 = 3h00), y su bloque Salario muestra exactamente lo que el periodo envía a salario.

Abrir la página

Abre Nómina desde la barra lateral. La página tiene dos secciones:

• Procesos abiertos: lo que está pendiente de enviar, cada uno con un plazo.
• Procesos enviados: procesos cerrados, como registro de lo que se envió.

El filtro de periodo de la parte superior limita hasta qué fecha mira la página hacia atrás.

Leer un proceso abierto

Cada proceso abierto es una tarjeta. El encabezado indica el sistema de nómina y la fecha de corte; lo que importa es el plazo, así que una fecha de corte que cae hoy o en la misma semana se destaca en color.

La barra de progreso

El estado de un proceso es una proporción, no un estado único: una parte puede estar enviada mientras el resto sigue abierto. La barra se divide en tres:

Las tres cifras

Cada proceso indica lo que paga en las tres categorías que comprueba un administrador de nómina:

La cifra FTE divide las horas pagadas entre la semana a tiempo completo de cada empleado: la semana de referencia de su propio contrato cuando una política de jornada la define, y si no, las Horas semanales estándar de tu espacio de trabajo en Administración › Espacio de trabajo (consulta Condiciones laborales). Por tanto, aquí significa lo mismo que en el resto de mTime. Cada hoja de horas cuenta en su propio periodo, así que una que llega tarde no infla el proceso que la paga.

Ver quién está retrasando un proceso

Pulsa Ver detalles en un proceso (o haz clic en su nombre) para abrir su página. La página empieza con la tarjeta del propio proceso —la misma que muestra la página de nómina, con el plazo, Enviar a nómina, la barra de progreso, los tres importes y los ficheros ya enviados—, así que todo lo que puedes hacer con un proceso puedes hacerlo desde aquí. Debajo, la página muestra una fila por hoja de horas, no por empleado: la misma persona puede aparecer dos veces, por ejemplo, con una hoja de horas atrasada de un periodo anterior junto a la actual.

Las filas se agrupan según lo que hay que hacer con ellas:

Al hacer clic en una fila se abre el detalle habitual de la hoja de horas en un panel sobre la página del proceso, para que puedas ver las horas, aprobar o pedir cambios sin perder el sitio.

Enviar a nómina

Pulsa Enviar a nómina (o Enviar N más, si el proceso ya ha hecho una entrega). La confirmación indica:

• qué entrega es esta, y que no afecta a las entregas anteriores;
• lo que incluye en cada una de las tres categorías;
• cuánto llega con retraso: trabajado en un periodo anterior y pagado ahora;
• cuántas hojas de horas están sin aprobar y, por tanto, se quedan fuera.

El envío se ejecuta como una tarea en segundo plano. La página se actualiza cuando termina; en un espacio de trabajo grande tarda un momento.

Qué pasa con el trabajo que no llega a un proceso

No se pierde nada. Una vez pasada su fecha de corte, un proceso no admite más entregas, y todo lo que aún no se ha enviado lo recoge el siguiente proceso de ese sistema de nómina, donde aparece con retraso, con el periodo en el que realmente se trabajó.

Por eso aprobar una hoja de horas después de la fecha de corte sigue funcionando y sigue mereciendo la pena: las horas se pagan un proceso más tarde, en lugar de no pagarse.

Procesos enviados y qué significa realmente “entregado”

La tabla de procesos enviados muestra los procesos cerrados con lo que pagó cada uno, cuánto llegó con retraso y cómo se entregó. La columna Entregado es deliberadamente precisa sobre lo que mTime puede saber de verdad:

En una exportación de fichero no hay un tercer dato disponible: mTime puede decirte que generó el documento y que se recogió, pero nunca que el sistema de nómina lo aceptó. El aviso sin descargar es el que merece atención: sin él, un proceso que nadie recogió nunca parecería exactamente igual que uno correcto.

Un proceso puede generar varios ficheros, uno por entrega, numerados en el nombre del fichero. Un fichero posterior se suma a los anteriores; no los sustituye.

Regenerar un fichero

Si un fichero salió con un código de nómina que faltaba o era incorrecto, corrige el código en la actividad o la cuenta de tiempo y pulsa Regenerar el fichero en esa entrega. mTime genera un fichero nuevo con exactamente las hojas de horas que incluía esa entrega, y marca el antiguo como sustituido en lugar de eliminarlo: un historial de auditoría de nómina tiene que poder mostrar lo que salió la primera vez.

Solo se ofrece regenerar cuando mTime tiene un registro de lo que incluía el fichero. Para un fichero entregado antes de que mTime empezara a guardar ese registro, el botón lo indica y te sugiere enviar un fichero nuevo con lo que aún quede por pagar.

Comprobar el detalle

El informe de nómina muestra los importes a pagar por empleado y origen, cada uno rastreado hasta la hoja de horas de la que procede, e indica si esa hoja de horas se ha enviado. Como el estado de envío es un filtro y no un ámbito fijo, el mismo informe responde tanto a "¿qué voy a enviar?" antes de un proceso como a "¿qué he enviado?" después. Su rango de fechas selecciona procesos de nómina por su fecha de corte —el proceso que envió un importe, o el siguiente proceso abierto para uno aún no enviado—, no periodos de hoja de horas, así que una hoja de horas de mayo atrasada que se paga en el proceso de julio aparece en el informe de julio. Se exporta a Excel como cualquier otro informe.

Permisos

Pagar un periodo es un permiso distinto de aprobar hojas de horas, así que puedes concederlo sin conceder la capacidad de editar o aprobar las horas de nadie.