Importación desde Excel

Traslada a mTime tu organización, tus proyectos y actividades, tus empleados, sus hijos, sus saldos y sus ausencias con un libro de Excel normal: el formato al que recurrir cuando los datos salen de un sistema de nómina o de control horario que vas a dejar de usar.

Resumen

El formato Excel simple es un único libro .xlsx con seis hojas:

Puedes abrirlo, leerlo y editarlo en Excel, Numbers o Google Sheets. Esa es precisamente la idea: es el formato para incorporar de golpe a los empleados de una empresa, para hacer cambios masivos y para migrar desde otro sistema.

No es lo mismo que la copia de seguridad completa del espacio de trabajo:

Conseguir un libro del que partir

Tienes dos puntos de partida, y ambos son mejores que crear el archivo desde cero: ya incluyen los encabezados de columna exactos, los nombres reales de las cuentas de tu espacio de trabajo y una columna por cada atributo que hayas definido.

Una plantilla en blanco. Ve a Administración › Importación de datos y haz clic en Descargar plantilla . Obtienes import-template.xlsx, generada para tu espacio de trabajo: las seis hojas, una hoja Guía que se abre primero, filas de ejemplo en gris para sobrescribir, una columna por cuenta de tiempo y una columna por atributo.

La plantilla se genera en el idioma de tu espacio de trabajo, tanto las pestañas de las hojas como los encabezados de columna. La flecha junto al botón ofrece los demás idiomas de mTime, así que un consultor que trabaja en un espacio de trabajo en inglés puede pasar a un compañero danés una hoja en danés, con pestañas llamadas Medarbejdere, Tidskonti, Børn, etc.

Una exportación con datos. Ve a Administración › Exportación de datos, elige el formato Excel simple y haz clic en Exportar . Obtienes las mismas columnas —menos las hojas Absence y Children, que son solo de importación— con tus empleados, valores de atributos y saldos actuales ya rellenados. Edítala y vuelve a importarla: el viaje de ida y vuelta es seguro, porque la exportación escribe los identificadores y los nombres que espera la importación.

La exportación ofrece tres opciones:

• Solo empleados : deja fuera la hoja Accounts
• Anonimizar datos personales : sustituye los nombres, correos electrónicos y datos de contacto por marcadores. Las celdas de atributos también se vacían, tanto en la hoja Employees como en Org Units: un atributo puede contener cualquier cosa, así que una exportación anonimizada no puede saber cuáles se pueden conservar sin riesgo. Una exportación anonimizada sirve para compartir una copia de los datos, no para editarla y volver a importarla: importarla sustituiría los nombres y correos de todos por los marcadores.
• Alcance de los datos de empleados : exporta un empleado, una unidad organizativa o a todos

Qué contiene la plantilla

• Guía: la hoja con la que se abre el libro. Explica para qué sirve cada hoja, qué significa cada columna y qué significan los colores de la fila de encabezado. También indica qué versión de la plantilla es, en qué idioma se generó y de qué espacio de trabajo procede, algo útil cuando un archivo ha ido pasando de mano en mano durante quince días antes de volver a ti.
• Las seis hojas de datos: Org Units, Activities, Employees, Accounts, Absence y Children.
• Listas: los valores de los desplegables.

La importación no lee Guía ni Listas. Déjalas en el archivo o elimínalas, como prefieras.

La fila de encabezado tiene un código de colores, para que veas de un vistazo lo que exige cada hoja:

Las columnas poco usadas de la hoja Employees —teléfono, móvil y la dirección postal— están agrupadas al final, a la derecha, y plegadas. Las columnas de los días, Lun … Dom, están plegadas en un grupo propio, justo antes de Jornada semanal. Haz clic en el + que hay encima de un grupo para abrirlo. Ambos grupos se importan igualmente si los rellenas, aunque la mayoría de las importaciones nunca los necesitan. La hoja Guía explica la leyenda y reúne en un solo lugar las columnas obligatorias de cada hoja.

Varias columnas ofrecen un desplegable. A propósito, avisan en lugar de bloquear: la hoja Employees puede mencionar legítimamente una unidad organizativa que la hoja Org Units crea en la misma importación, y un bloqueo impediría escribirla.

Las filas de ejemplo en gris muestran la forma que se espera de un valor: iniciales en ID de empleado, una unidad hija que indica su superior. Son marcadores: sobrescríbelas o elimina las filas.

Cómo lee mTime el libro

Hay algunas reglas que se aplican a todo el archivo. Merece la pena leerlas una vez, porque la mayoría de las importaciones fallidas vienen de aquí y no de los datos en sí.

• Las hojas deben llamarse Org Units, Activities, Employees, Accounts, Absence y Children, o con su nombre en cualquiera de los idiomas de mTime, tal como las escribe la plantilla (Unidades organizativas, Actividades, Empleados, Cuentas, Ausencias, Hijos, Medarbejdere, Dipendenti…). Los nombres en inglés funcionan siempre. Cualquier otra hoja del libro se ignora, incluidas las propias hojas Guía y Listas de la plantilla. Un libro con solo algunas de las seis hojas no da problemas.
• Los encabezados de columna están en un idioma, y mTime los lee en todos sus idiomas. Un libro generado lleva los encabezados en el idioma de tu espacio de trabajo, o en el idioma que elegiste al descargarlo, y mTime reconoce una columna integrada por su encabezado en cualquiera de ellos. Así, un libro generado en danés se puede importar por un administrador que trabaja en español, y una hoja que alguien ha reescrito a medias en otro idioma sigue funcionando. Un encabezado generado lleva además una marca que tu hoja de cálculo no muestra y que identifica exactamente la columna: es lo que hace que una columna se siga importando después de traducir el archivo o de renombrar un atributo.
• Un encabezado que escribas tú también funciona, siempre que lo escribas igual que lo escribe mTime en uno de esos idiomas. Las mayúsculas, minúsculas y los espacios sobrantes no importan; una palabra inventada, sí. Por eso el archivo más seguro es uno generado por mTime: edita la plantilla o una exportación en lugar de crear un libro de la nada.
• La fila 1 es la fila de encabezado. Todas las filas siguientes son datos.
• Las columnas se identifican por su encabezado, no por su posición. Puedes reordenarlas libremente.
• Las filas completamente vacías se omiten, así que las filas en blanco al final de una hoja no causan problemas.
• Una columna que mTime no reconoce se ignora, y se informa de ello. En las hojas Org Units, Employees, Absence y Children puedes tener una columna de notas junto a los datos. Hay dos tipos de encabezado que ya no son una simple nota: ID externo se lee tanto en la hoja Org Units como en Employees, y es donde va el número de registro de tu sistema anterior; y lo mismo una columna con el nombre de uno de los atributos de tu espacio de trabajo. El paso de revisión muestra cada columna que ha ignorado, citada exactamente como la escribiste, y sugiere la columna a la que probablemente te referías cuando su posición lo deja claro. Es una advertencia, no un error: tu columna de notas está a salvo y la importación se ejecuta, pero un encabezado mal escrito se detecta antes de la importación y no después. En la hoja Accounts ocurre lo contrario: toda columna que no sea ID de empleado, Nombre completo o Fecha de importación se lee como una cuenta de tiempo, así que una columna de más ahí provoca un error.
• Las fechas pueden ser celdas de fecha reales o texto escrito como YYYY-MM-DD. Si la celda es una fecha para Excel —lo que obtienes al escribir 01/05/1990 en una celda normal o al elegirla en un selector de fechas—, mTime lee la propia fecha, así que tu formato de fecha local sirve y no tienes que cambiar nada. Si la celda es texto, tiene que ser YYYY-MM-DD, por ejemplo 1990-05-01: el texto no lleva formato de fecha, así que 03/04/2026 podría ser el 4 de marzo o el 3 de abril, y mTime no va a adivinarlo. La plantilla y la exportación escriben el texto en la forma YYYY-MM-DD.
• Los números usan el punto como separador decimal (7.4, no 7,4), sin separador de miles. Escribe los números como números y Excel se encarga de ello; el riesgo está en los valores pegados como texto.

Columnas de atributos

Además de sus columnas integradas, las hojas Employees y Org Units incluyen una columna por cada atributo que defina tu espacio de trabajo, igual que la hoja Accounts incluye una columna por cada cuenta de tiempo. Centro de coste, número de tarjeta, número de nómina, puesto: lo que guardes sobre tus empleados y tus equipos viaja con ellos. Los atributos se configuran en atributos personalizados.

La hoja Employees abarca dos niveles a la vez: los atributos del propio empleado y los de su contrato, como Puesto y Número de contrato. No tienes que separarlos tú: cada columna sabe a cuál de ellos pertenece.

Qué atributos tienen columna

La fila de los atributos sensibles es la que parece incoherente, así que merece una explicación. Una exportación se genera en segundo plano y mTime no puede saber quién acabará abriendo el archivo, así que nunca escribe un valor sensible en una hoja de cálculo. Leerlo de entrada no revela nada: quien rellena la celda ya tiene el valor delante. Por eso mTime acepta una columna que no escribiría por ti.

Un atributo que gestiona un sistema conectado se deja fuera en ambos sentidos. Ese sistema es el sistema de referencia para él y sobrescribiría lo que hubieras importado en su siguiente sincronización, así que una fila que rellena una columna así se rechaza indicando el motivo en lugar de descartarla sin avisar.

Rellenar las columnas

Cada columna lleva como encabezado el nombre del atributo. Si dos atributos comparten nombre —uno de empleado y otro de contrato llamados ambos «Puesto», por ejemplo—, cada uno lleva su clave como encabezado, para que puedas distinguirlos. Si creas el archivo tú mismo, pon como encabezado de la columna el nombre del atributo tal como aparece en Configuración › Atributos, o su clave, que también funciona y nunca cambia cuando alguien renombra el atributo. La coincidencia ignora mayúsculas, minúsculas y espacios alrededor, así que centro de coste encuentra Centro de coste.

Los valores tienen que coincidir con el tipo del atributo. Una celda que no encaja es un error de fila en el paso de revisión, que indica la columna y qué falla:

• Un atributo marcado como Único se comprueba frente al espacio de trabajo y frente al resto de la hoja. Un conflicto se indica en la fila y menciona la columna, nunca el valor, porque estas son las columnas por las que llega un número de identificación nacional.
• Los atributos del contrato también se aplican en las actualizaciones. Se escriben en el contrato vigente hoy o, si nadie tiene contrato hoy, en el más reciente. Esto es distinto de las demás columnas del contrato —Unidad organizativa, Responsable, Condiciones, las fechas y la jornada—, que solo se usan cuando una fila crea a alguien. Una fila que rellena un atributo de contrato para una persona sin ningún contrato es un error de fila: no habría dónde guardar el valor.

Añadir un atributo desde la hoja

La plantilla deja una columna libre con el encabezado Nuevo atributo al final, a la derecha, de las hojas Employees y Org Units, para mostrar dónde va uno nuevo. Escribe un nombre encima, rellena los valores, y la importación crea el atributo en tu espacio de trabajo como atributo de texto y guarda en él lo que hayas escrito. Después aparece en tu configuración, donde puedes darle una descripción, un tipo o un conjunto de opciones. Para un segundo atributo, añade otra columna al lado: la columna libre no tiene nada especial, salvo que si está vacía se ignora.

El atributo solo se crea si al menos una fila rellena realmente la columna, así que una columna libre que dejes vacía no tiene ningún coste.

Hay dos cosas que la hoja no hará. No inventará uno de los atributos estándar propios de mTime —cuyas claves empiezan por un guion bajo—: primero añades el que quieres en atributos personalizados, vuelves a descargar la plantilla y la columna ya está ahí. Y no escribirá en un atributo que gestiona un sistema conectado.

La hoja Org Units

Esta hoja construye la estructura de tu organización: los departamentos, equipos y regiones a los que apunta la columna Unidad organizativa de la hoja Employees. Se aplica antes que la hoja Employees, así que el mismo libro puede crear un departamento y asignarle personas.

Qué identifica una unidad organizativa

Aquí no hay columna de ID. Una unidad se identifica por su ID externo cuando rellenas esa columna y, si no, por su nombre; y el nombre es también la forma en que la hoja Employees se refiere a una unidad.

La coincidencia ignora mayúsculas y minúsculas, así que ventas actualiza Ventas y ou-7 encuentra OU-7.

Referencia de columnas

Construir la jerarquía

Superior hace referencia a otra unidad por su nombre: una que ya existe en mTime o una que crea otra fila de esta misma hoja. El orden de las filas no importa: una unidad superior que aparece debajo de sus hijas se encuentra igual de bien que una que aparece encima.

Nombre      | Descripción      | Superior | Responsable          | País
Ventas Oeste| Región oeste     | Ventas   |                      | DK
Ventas      | Departamento de ventas |    | jane.doe@example.com | DK

Se rechaza una fila si su Superior no corresponde a nada, corresponde a dos unidades distintas o metería la unidad dentro de su propio subárbol: una unidad no puede ser su propia superior, y A no puede depender de B mientras B depende de A.

Qué cambia una actualización y qué deja como está

Una fila escribe Nombre, Descripción, Superior, Responsable y País, y una celda en blanco borra el valor. Hay dos tipos de columna que funcionan de otra manera, y una celda en blanco en cualquiera de ellas deja el valor guardado como está: ID externo, para que una columna vacía nunca borre tus identificadores, y las columnas de atributos, para que una hoja a medio rellenar nunca borre un centro de coste. Todo lo que la hoja no incluye en absoluto se queda exactamente como estaba.

El Responsable tiene que ser alguien que ya esté en mTime. Las unidades organizativas se aplican antes que la hoja Employees, así que una persona que el mismo libro va a crear todavía no puede ser responsable de una unidad: define el responsable después, en la página de la unidad organizativa.

La hoja Employees

La columna ID de empleado

Esta columna decide si una fila crea una persona nueva o actualiza una existente, y es la que une las hojas Employees, Accounts y Absence. Acepta tres tipos de valor:

La opción intermedia es la que importa en una migración. Como EMP-4711 apunta siempre a la misma persona en el mismo espacio de trabajo, puedes:

• hacer referencia a la misma persona desde las hojas Employees, Accounts y Absence,
• volver a ejecutar un archivo corregido y que actualice a las personas en lugar de duplicarlas,
• conservar el número de empleado de tu sistema anterior como vínculo entre los dos sistemas: se guarda en el empleado como su ID externo , donde puedes verlo, y la exportación lo vuelve a escribir.

Cuando la celda es texto, mTime busca a la persona en este orden:

1. el identificador que representa ese texto: la persona que creó una importación anterior con el mismo texto;
2. un empleado cuyo ID externo sea ese texto, lo haya puesto quien lo haya puesto: una importación anterior, la API o tu proveedor de identidad;
3. si no coincide nadie, se crea un empleado nuevo con ese texto como ID externo.

El paso 2 es lo que hace duradero el número. Alguien que ya está en mTime con EMP-4711 en su ficha se actualiza con una fila que indique EMP-4711, aunque esa persona nunca viniera de un libro; antes, una fila así creaba sin avisar una segunda copia.

Referencia de columnas

Unidad organizativa, Responsable y Condiciones se buscan por nombre, sin distinguir mayúsculas de minúsculas. El nombre tiene que ser único: si dos unidades organizativas se llaman «Soporte», se rechaza la fila y tienes que renombrar primero una de ellas. Condiciones hace referencia a registros que ya deben existir: una importación desde Excel nunca crea unas condiciones laborales. Las otras dos pueden apuntar a algo que crea el mismo libro: Unidad organizativa, a una unidad de la hoja Org Units, y Responsable, a otra fila de la hoja Employees, porque los responsables son empleados como todos los demás.

Qué cambia una actualización

Cuando una fila coincide con un empleado existente, mTime escribe todas las columnas personales de esa fila: nombre, correo electrónico, fecha de nacimiento, teléfono, móvil y la dirección.

ID externo es una de las dos excepciones a esa regla: una celda en blanco —o la ausencia de la columna— nunca lo borra. Un ID externo suele ser el vínculo del que depende otra cosa, así que mTime solo lo escribe cuando pones un valor en la celda. Para quitarlo, bórralo en la página del empleado en mTime.

Las columnas de atributos son la otra excepción, por un motivo muy parecido: una celda de atributo en blanco deja el valor guardado como está, y ninguna celda de la hoja puede borrar un atributo.

Dos personas no pueden compartir un ID externo. Una fila que daría a una persona un valor que ya tiene otro empleado se rechaza en la validación, igual que dos filas de la misma hoja que asignan el mismo valor a dos personas distintas.

El contrato funciona al revés: Unidad organizativa, Responsable, Condiciones, Inicio del contrato, Fin del contrato, Jornada semanal y las columnas de los días solo se usan cuando la fila crea un empleado nuevo. En un empleado existente se ignoran y su contrato no se toca. Para cambiar después el contrato de alguien, usa su página de empleado o un cambio masivo. Los atributos del contrato son la excepción: una celda de atributo rellenada se escribe tanto en un contrato existente como en uno nuevo.

El contrato y la jornada semanal

Un empleado solo recibe un contrato cuando se rellena Inicio del contrato. Si lo dejas en blanco, obtienes una persona en el espacio de trabajo sin contrato; a veces es útil, pero rara vez es lo que quieres, y una fila que rellena un atributo de contrato sin esa fecha se rechaza.

La jornada teórica se puede indicar de dos formas, y puedes combinarlas:

• Solo Jornada semanal: las horas contratadas por semana, p. ej., 37. No se guarda ningún reparto por días.
• Solo Lun … Dom: la jornada es la suma de los días, repartida tal como la escribiste.
• Ambas: deben coincidir. Jornada semanal 37 con 7.4 de lunes a viernes se acepta; 37 con 8 en cinco días se rechaza.

Las horas son horas decimales, no horas y minutos: siete horas y media son 7.5, no 7.30. Los valores se redondean al minuto más cercano. La jornada debe ser mayor que cero y describe una sola semana: los patrones que se repiten a lo largo de varias semanas no se pueden importar y hay que configurarlos en el empleado.

La hoja Accounts

Esta hoja fija el saldo actual de cada cuenta de tiempo: los días de vacaciones, las horas flex y los demás saldos que traen consigo las personas.

Referencia de columnas

Es la única hoja sin columnas de atributos: su regla es que toda columna que no sea una de las tres anteriores es una cuenta de tiempo, y una columna de atributo chocaría con ella.

Las columnas de cuentas

Cada una de las columnas restantes es una cuenta de tiempo, con el nombre de la cuenta y su unidad entre paréntesis:

ID de empleado | Nombre completo | Fecha de importación | Vacaciones (days) | Flex (minutes)
EMP-4711       | Jane Doe        | 2026-01-01           | 12.5              | 450

• La parte anterior a los paréntesis debe coincidir con el nombre de una cuenta de tiempo de tu espacio de trabajo, sin distinguir mayúsculas de minúsculas.
• La unidad entre paréntesis es opcional, pero si está tiene que coincidir con la cuenta. Es una protección: impide que una columna de días de vacaciones acabe sin avisar en una cuenta de horas.
• Las cuentas en días van en días decimales: 12.5 significa doce días y medio.
• Las cuentas en horas van en minutos: 450 significa 7 horas y 30 minutos. Aquí se equivoca mucha gente; multiplica tus horas por 60.
• Se permiten saldos negativos, por ejemplo una cuenta flex en negativo.

Tanto la plantilla como la exportación rellenan estos encabezados a partir de tu espacio de trabajo, que es la forma más fácil de acertar.

Cómo se aplica un saldo

Cada celda rellenada fija el saldo en ese valor en la Fecha de importación. No se suma a lo que ya hay. La entrada aparece en el historial de la cuenta con el motivo «Importación desde Excel».

Como el valor es un objetivo y no un movimiento, importar dos veces el mismo archivo no duplica el saldo de vacaciones de nadie. También significa que una importación descuidada puede aplanar saldos que eran correctos: el paso de revisión te indica cuántos cambios de saldo se van a hacer, así que comprueba esa cifra antes de confirmar.

Fija la Fecha de importación en tu fecha de corte: el día en que los saldos eran correctos en el sistema anterior. Todo lo que mTime registre después de esa fecha se suma.

La hoja Absence

Esta hoja registra las ausencias —el historial del sistema anterior y las ausencias que la gente ya había planificado en él—, para que una migración no termine con semanas de ausencias que volver a teclear. Una fila es un periodo de ausencia: quién, de qué tipo, desde cuándo y hasta cuándo.

Referencia de columnas

¿Ya descontada o todavía no?

Los saldos de la hoja Accounts son los saldos tal como estaban en tu fecha de corte, así que los dos tipos de ausencia se tienen que tratar de forma distinta:

• Las ausencias que ya habían ocurrido para entonces ya están restadas de esos saldos. mTime las registra por completo —aparecen en el calendario, en la hoja de horas y en los informes—, pero nunca vuelve a tocar el saldo. Descontarlas por segunda vez sería un error.
• Las ausencias planificadas para después de la fecha de corte todavía no están en esos saldos. Se aplican como un registro normal y consumen el saldo cuando ocurren, exactamente igual que si se hubieran solicitado en mTime.

Deja Ya descontado en blanco y mTime lo rellena a partir de la Fecha de importación de la fila:

La columna se ignora en los tipos de ausencia que nunca tocan un saldo, como la baja por enfermedad en la mayoría de las políticas.

Ausencias solicitadas

Una fila con Estado en Requested va al aprobador del empleado como solicitud pendiente, igual que una solicitud hecha en mTime. Un empleado que no tiene a nadie que le apruebe recibe la ausencia registrada como aprobada en lugar de quedarse pendiente para siempre.

Volver a ejecutar, correcciones y lo que la hoja nunca hace

Una fila de la hoja Absence se identifica por su empleado, tipo y fechas. Al volver a importar el mismo archivo se omiten las filas ya importadas: no se duplica nada. La hoja solo añade ausencias: no puede cambiarlas ni cancelarlas. Para corregir una ausencia importada con fechas o tipo incorrectos, cancélala en mTime e importa o introduce la correcta.

Dos filas del mismo empleado no pueden solaparse: unas vacaciones interrumpidas por una baja son dos filas para las vacaciones (antes y después) más una para la baja, no intervalos solapados. El solapamiento con ausencias que ya están en mTime sigue las reglas habituales del producto, así que evita volver a importar periodos que se introdujeron a mano.

A diferencia de las tres primeras hojas, Absence es solo de importación: la exportación Excel simple no la incluye. La plantilla la trae vacía, lista para rellenar: una fila de ejemplo olvidada importaría una ausencia inventada a una persona real.

La hoja Children

Esta hoja registra a los hijos de los empleados, a partir de los cuales se conceden los derechos relacionados con los hijos, como los días de cuidado. Una fila es un hijo, con los mismos datos que puedes introducir en Hijos en la página del empleado.

Referencia de columnas

Cada fila necesita Nacimiento del hijo o Fecha prevista, o ambas.

Nacido o previsto

Un hijo con solo una Fecha prevista se registra como previsto. Los derechos que dependen de un nacimiento, entre ellos los días de cuidado, solo empiezan cuando consta una fecha de nacimiento; así que nunca pongas una fecha prevista en Nacimiento del hijo, aunque falten pocos días para el parto.

Cuando nazca el hijo, rellena Nacimiento del hijo en la misma fila, conserva la Fecha prevista y vuelve a importar. La fecha prevista encuentra al hijo que registraste como previsto, y la importación confirma el nacimiento en lugar de registrar un segundo hijo.

Volver a ejecutar, correcciones y lo que la hoja nunca hace

Una fila coincide con un hijo que el empleado ya tiene cuando la fecha de nacimiento o la fecha prevista es la misma, y también el nombre (sin distinguir mayúsculas de minúsculas). Un hijo sin nombre, o una fila sin él, se empareja solo por las fechas; así, añadir un nombre más adelante lo rellena en lugar de registrar al hijo dos veces. Una fila con nombre busca primero al hijo con ese nombre y solo recurre a un hijo sin nombre con la misma fecha si no lo hay; así, unos gemelos de los que solo uno tiene nombre todavía siguen siendo dos hijos. Una fila que coincide solo rellena lo que le falta al hijo: una fecha de nacimiento, una fecha prevista o un papel parental cuando aún no consta ninguno. Un papel que el hijo ya tiene no se cambia. Una celda en blanco nunca borra nada. Una fila que no coincide con ningún hijo registra uno nuevo.

Por tanto, volver a importar el mismo archivo no cambia nada. Unos gemelos son dos filas con la misma fecha de nacimiento y nombres distintos; dos filas con el mismo nombre y la misma fecha se rechazan ambas, porque mTime no puede saber si son un hijo o dos.

Igual que Absence, la hoja Children es solo de importación: la exportación Excel simple no la incluye y la plantilla la trae vacía.

La hoja Activities

La hoja Activities contiene tus actividades de trabajo y tareas de proyecto en un único árbol, con tus proyectos dentro, para que la configuración de proyectos de un espacio de trabajo se pueda crear, revisar y trasladar en un solo archivo. Las actividades de ausencia, no laborables y de complemento no están en ella: son configuración del lugar de trabajo y se configuran en Configuración › Actividades.

Cómo se escribe el árbol

Cada fila indica dónde se sitúa, con un nombre por columna Nivel: Nivel 1 es la parte superior del árbol, y una fila se sitúa bajo el grupo indicado en la columna anterior a la de su propio nombre. Un grupo es simplemente una fila bajo la que hay otras filas.

Tipo es Work, Project task o Project. El tiempo en una tarea de proyecto siempre debe indicar un proyecto. Todo lo que hay bajo una tarea de proyecto también lo es: una fila Work bajo una tarea de proyecto se importa como tarea de proyecto, y el paso de revisión lo indica.

Proyectos en el árbol

Una fila Project es un proyecto.

• Un proyecto con filas debajo es el proyecto y su propio grupo de tareas: en el ejemplo, el proyecto Wallet y el grupo Wallet con Diseño y Desarrollo dentro. Para ti son una sola cosa, así que son una sola fila. Al renombrar el proyecto en mTime también se renombra su grupo.
• Un proyecto sin nada debajo se sitúa junto al trabajo que registra e indica en Tareas lo que incluye.
• Tareas indica las demás tareas de proyecto o grupos que incluye el proyecto, por su ruta (Proyectos de clientes › Tareas compartidas), separados por ;. Su propio grupo está implícito en la fila y nunca se indica ahí. Cuando dos actividades con el mismo nombre están una al lado de la otra bajo un mismo grupo, la exportación escribe el ID de esa entrada en lugar de su ruta, y la importación lo vuelve a leer.
• Una Tareas en blanco no cambia nada en un proyecto existente. Un proyecto nuevo sin filas debajo ni Tareas recibe las tareas de proyecto predeterminadas.

Las columnas de proyecto —Estado, Fecha de inicio, Fecha de fin, Responsable, Requiere aprobación, Tareas y una columna por atributo de proyecto— solo se leen en las filas Project. Si se rellenan en cualquier otra fila, son un error de fila en lugar de descartarse. Un proyecto nuevo sin estado queda Activo, y sus fechas quedan en blanco. Requiere aprobación necesita un Responsable, en la fila o ya en el proyecto.

Referencia de columnas

Qué identifica una fila

Una fila encuentra lo que actualiza por su ID, después por su ID externo y después por su ruta y nombre, sin tener en cuenta mayúsculas, minúsculas, tildes ni espacios sobrantes. Un proyecto se encuentra por ID, ID externo y, después, por su nombre. Las actividades con el mismo nombre bajo un mismo grupo solo se pueden distinguir por su ID, así que conserva la columna ID de la exportación cuando edites un archivo.

Para renombrar un grupo, cambia su nombre en su propia fila. Una fila hija que siga indicando la ruta antigua se rechaza, así que el cambio de nombre y sus hijas van juntos.

Qué crea la importación y qué nunca hace

• Una ruta que indica un grupo que no existe lo crea. El paso de revisión muestra todo lo que crearía la importación, así que un error tipográfico en una ruta se ve antes de guardar nada.
• Un grupo que la hoja convierte en tarea de proyecto se lleva consigo todo lo que tiene debajo, sean filas o no, y el paso de revisión indica cada actividad que cambia.
• Se rechazan los movimientos que meterían un grupo dentro de sí mismo.
• Como todas las hojas, nunca elimina nada, y una celda en blanco deja el valor guardado como está.

Ejecutar la importación

El asistente es el mismo que se describe en Importación de datos, con dos diferencias: mTime reconoce un archivo Excel por su extensión .xlsx, y la elección entre Combinar y Restaurar se sustituye por la elección de una hoja.

1. Ve a Administración › Importación de datos y haz clic en Importar .

2. Archivo: elige tu archivo .xlsx. El tamaño máximo es de 100 MB.

3. Parámetros: elige qué hoja aplicar y haz clic en Validar :

   Opción	Qué se importa
   Todo	Las seis hojas, en orden: unidades organizativas, después actividades y proyectos, después empleados y sus hijos, después cuentas y por último ausencias, para que cada una pueda hacer referencia a algo creado por la anterior
   Unidades organizativas	Solo la hoja Org Units
   Proyectos y actividades	Solo la hoja Activities
   Empleados	Las hojas Employees y Children
   Cuentas	Solo la hoja Accounts
   Ausencias	Solo la hoja Absence

4. Revisión: la validación se ejecuta en el servidor sin cambiar nada. Obtienes un recuento por hoja —unidades organizativas, empleados, hijos, celdas de saldo, ausencias—, un mensaje por cada fila rechazada y una advertencia por todo lo que mTime va a ignorar, como una columna que no reconoce. Las advertencias no detienen la importación; los errores, sí. Corrige el archivo y vuelve a intentarlo, o haz clic en Ejecutar importación .

5. Resultados: el resultado por hoja, con un informe detallado que puedes descargar.

Si la validación señala que has elegido la hoja equivocada, haz clic en Volver y vuelve a validar: el archivo sigue en el servidor y no hace falta volver a subirlo.

Importar desde otro sistema

Para esto se creó el formato: sacar empleados y saldos de un sistema de nómina o de registro de tiempo y llevarlos a mTime. La secuencia siguiente mantiene las partes arriesgadas pequeñas y reversibles.

1. Crea primero la configuración en mTime

Salvo las unidades organizativas y los atributos, la importación desde Excel hace referencia a la configuración por su nombre y nunca la crea. Antes de importar nada, configura:

• Condiciones laborales: los tipos de contrato que tienen tus empleados
• Cuentas de tiempo: cada saldo que piensas trasladar, con la unidad correcta
• Calendarios de festivos y políticas de ausencias, para que los saldos se comporten correctamente después
• Atributos: uno por cada campo de tu sistema anterior para el que mTime no tenga un lugar estándar, y los estándar, como el número de la Seguridad Social o el número de nómina. Descarga la plantilla después de añadirlos y las columnas estarán ahí

Las unidades organizativas son la excepción: ponlas en la hoja Org Units y la importación crea la estructura por ti. Solo tienes que crearlas a mano si prefieres tener la jerarquía lista antes de que llegue el primer archivo.

Asegúrate de que los nombres son únicos. Dos unidades organizativas con el mismo nombre harán que se rechacen todas las filas que apunten a ellas.

2. Elige tu clave

Pon el número de empleado o de nómina de tu sistema anterior en la columna ID de empleado, en todas las hojas que uses. Es la decisión más valiosa de toda la migración:

• vincula cada fila de saldo y de ausencia con la persona correcta,
• hace que la importación se pueda repetir, de modo que un archivo corregido actualice en lugar de duplicar,
• sigue siendo un vínculo legible con el sistema anterior por si alguna vez necesitas cuadrar datos: mTime guarda el valor como ID externo del empleado.

Haz lo mismo con tus unidades organizativas, en su columna ID externo, y podrás renombrar un departamento más adelante desde la hoja en lugar de a mano.

3. Relaciona tus campos antiguos

Exporta tus datos de origen y relaciónalos con las columnas. Una correspondencia típica:

Los responsables son empleados como todos los demás, así que entran por la hoja Employees, y una fila puede apuntar a un responsable que está creando el mismo libro. Todo el organigrama se importa de una sola pasada; el nivel de responsables no necesita una ejecución propia. mTime busca primero el nombre o la dirección de correo electrónico entre las filas del archivo y después entre las personas que ya están en el espacio de trabajo. Lo que no hará es adivinar: si dos filas tienen el mismo nombre, o un nombre coincide a la vez con una fila del archivo y con otra persona que ya está en mTime, esas filas se rechazan. La dirección de correo electrónico es la forma de no dejar lugar a dudas.

4. Limpia fechas y números

Antes de la primera importación, repasa el archivo una vez:

• Las columnas de fecha contienen fechas reales, no texto que solo lo parece. Una celda que Excel alinea a la derecha como fecha se lee sea cual sea el formato que muestre; una celda de texto tiene que decir YYYY-MM-DD.
• Los decimales usan punto, no coma.
• Sin separadores de miles, sin unidades, sin caracteres sueltos: 450, nunca 450 min ni 7,5 h.
• Los saldos en horas, convertidos a minutos.
• Los atributos de selección contienen una de las opciones que definiste, escrita igual.

5. Importa por fases

No lo hagas todo de una vez la primera vez.

Fase uno: estructura. Importa con la hoja Unidades organizativas seleccionada. Revisa el árbol de la organización en mTime: ¿está todo bajo la unidad superior correcta, sin nada duplicado?

Fase dos: personas. Importa el mismo libro con la hoja Empleados seleccionada. Revisa unos cuantos empleados en la app: ¿están en la unidad organizativa correcta, con las condiciones correctas, con la jornada semanal correcta, con sus atributos rellenados? La hoja Children entra en esta fase, así que revisa también sus hijos.

Fase tres: saldos. Vuelve a importarlo con la hoja Cuentas seleccionada, con la Fecha de importación fijada en tu fecha de corte. Revisa los saldos de esas mismas personas.

Fase cuatro: ausencias. Impórtalo una vez más con la hoja Ausencias seleccionada, de nuevo con la Fecha de importación fijada en la fecha de corte. Abre el calendario de un empleado y comprueba que su historial está ahí y que su saldo no se ha movido: el historial ya está en los saldos que acabas de importar.

Dividir así la migración significa que un error en las columnas de saldos no puede dañar las fichas de empleado que acabas de verificar, y viceversa; y una estructura que ya has revisado es un lugar mucho mejor para colocar a las personas.

Cuando hayas hecho una o dos migraciones y confíes en el archivo, Todo procesa las seis hojas de una sola pasada, en el mismo orden, de modo que las unidades y las personas creadas en esa importación se pueden referenciar de inmediato.

6. Revisa el resultado

Vuelve a exportar el espacio de trabajo en formato Excel simple y compáralo con tu archivo de origen. Todo lo que no se haya trasladado aparece como una diferencia, y la exportación es un buen registro de cómo estaba el espacio de trabajo en la puesta en marcha.

Los atributos sensibles son lo único que no encontrarás en esa exportación: mTime nunca los escribe en una hoja de cálculo. Revísalos en la página de cada empleado.

Volver a ejecutar y corregir

Una importación desde Excel se puede repetir sin riesgo siempre que los valores de ID de empleado sigan siendo los mismos. Corrige el archivo de origen y vuelve a importarlo:

• los empleados se actualizan, no se duplican,
• los saldos se fijan en el valor corregido en lugar de sumarse,
• las filas de ausencias ya importadas se omiten, nunca se duplican,
• los hijos ya registrados se emparejan y solo se completan, nunca se registran dos veces,
• los valores de atributos se sobrescriben donde has rellenado una celda y se dejan como están donde no,
• los empleados que hayas quitado del archivo no se tocan: la importación nunca elimina.

Lo único que una segunda ejecución no puede hacer es cambiar un contrato. Las columnas del contrato solo se aplican cuando se crea el empleado, así que si te equivocaste de unidad organizativa o de jornada semanal, corrígelo en la página del empleado o con un cambio masivo. Los atributos del contrato son la excepción y se pueden corregir con una segunda importación.

¿Algo que no encaja?

El libro contiene ahora la estructura de la organización, las personas, sus hijos, sus atributos, sus saldos y sus ausencias. Si tienes datos que no encajan en él, ponte en contacto con el soporte a través de la ayuda del producto antes de empezar. Cuéntanos qué vas a trasladar y encontraremos la mejor vía para hacerlo.

Mensajes de validación

La validación se ejecuta antes de escribir nada e indica la hoja y la fila de cada problema. Las filas se numeran igual que en Excel, así que «Employees row 2» es la primera fila bajo los encabezados. Los errores tienen que corregirse antes de que se ejecute la importación; las advertencias son informativas y no la detienen.

Los mensajes los genera el servidor y están en inglés, y mencionan las columnas integradas por su encabezado en inglés: Full Name es la columna Nombre completo, Employment Start es Inicio del contrato, etc.

Advertencias

Errores

Límites

Permisos

Descargar la plantilla, subir un archivo y ejecutar una importación desde Excel requieren el permiso import. Generar un libro Excel simple a partir del espacio de trabajo requiere el permiso export.