Recordatorio de resúmenes del periodo

Avisa a los empleados cuando un resumen del periodo llega a su fecha límite de envío y sigue recordándoselo —solo en sus días laborables— mientras siga con retraso.

Cómo funciona

La tarea recorre todos los resúmenes del periodo pendientes, listos o con retraso del espacio de trabajo y hace avanzar cada uno un paso en su ciclo de vida:

1. Periodo con solo ausencias → cerrado: cuando el periodo ha terminado y todos sus días laborables estaban cubiertos por ausencias aprobadas de día completo, el resumen se envía en nombre del empleado. Si un responsable aprobó esas ausencias, ya ha dado el visto bueno al periodo, así que se aprueba a la vez; si las aprobó automáticamente la política, se deja para que lo apruebe el responsable. Se evalúa antes que los pasos siguientes, así que un periodo que cierra la tarea nunca se marca antes como retrasado
2. Pendiente → Listo: cuando hoy es el último día laborable del periodo o posterior, el resumen se marca como listo y se avisa al empleado de que ha llegado la fecha límite. Este umbral sigue el horario del propio empleado, así que unas ausencias aprobadas de día completo al final del periodo adelantan la fecha límite: se avisa al empleado antes de que se vaya, no mientras está fuera
3. Listo → Con retraso: el día natural siguiente al fin del periodo, sea cual sea el horario del empleado. Una ausencia justo después del fin del periodo no lo retrasa: la entrada de envío pendiente del responsable depende de ello y tiene que aparecer un día previsible
4. Con retraso → recordado, cada día laborable: mientras el resumen siga con retraso, el recordatorio del empleado vuelve a colocarse arriba en sus notificaciones y se envía un correo cada uno de sus días laborables. Se omiten los fines de semana, los festivos y las ausencias aprobadas de día completo, para no perseguir a nadie mientras está fuera. El primer recordatorio usa el texto general «tu hoja de horas está retrasada»; todos los siguientes indican el responsable que la está esperando

Periodo fuera del contrato → retirado. Antes de cualquiera de estos pasos, se retira un resumen cuyo periodo no tiene ningún día dentro del contrato del empleado. Ocurre cuando se introduce una fecha de fin después de que ya se hubiera abierto el periodo siguiente: desaparecen el resumen, la entrada de envío pendiente del responsable y los recordatorios del empleado correspondientes. La comprobación lee el contrato tal como está ahora, así que funciona sea cual sea la fecha Se aplica desde con la que se guardó la fecha de fin. Un resumen que se envió alguna vez nunca se retira, porque los saldos de los periodos siguientes se basan en él; se deja para un administrador.

Los periodos se procesan del más antiguo al más reciente, y uno solo se cierra cuando todos los periodos anteriores están aprobados: la liquidación de cada periodo es el saldo inicial del siguiente. Por eso, tras una ausencia larga, los periodos se cierran de uno en uno cada noche en lugar de todos a la vez.

Los recordatorios se detienen en cuanto el empleado envía: se descarta el recordatorio periódico y la entrada del responsable se convierte en una aprobación normal.

Las ausencias en curso sin fecha de fin —una baja abierta, por ejemplo— no mueven la fecha límite. Solo se sabe que esas ausencias cubren los días hasta hoy, así que los días posteriores siguen contando como laborables y la fecha límite se queda en el último día laborable real del periodo.

Cada paso comprueba si su día se ha alcanzado o ya ha pasado, no solo si es hoy, así que un resumen que no llegó a su día exacto (por ejemplo, porque la tarea no se ejecutó) se pone al día en la siguiente ejecución. Las nuevas ejecuciones nunca envían la misma notificación dos veces.

Ejemplo: ausencia que cruza el fin del periodo

Un periodo mensual del 1 al 31 de agosto, con una ausencia aprobada del 24 de agosto al 7 de septiembre:

Cuándo se ejecuta

La tarea se ejecuta automáticamente y solo se lanza cuando existe al menos un resumen pendiente, listo o con retraso en el espacio de trabajo.

Parámetros

Esta tarea no tiene parámetros.

Resultados de la tarea

A quién se avisa

• El empleado recibe el aviso de fecha límite cuando el periodo pasa a listo y, después, un recordatorio de retraso por cada día laborable hasta que envía. Nunca se le recuerda en un día libre.
• El responsable ve el envío pendiente en Aprobaciones desde el día siguiente al fin del periodo, y en su resumen diario para responsables. Esto no depende del calendario de nadie: un responsable verá (y recibirá correos sobre) una hoja de horas pendiente de un empleado que sigue fuera, y la seguirá viendo hasta que el empleado vuelva y la envíe.
• Un responsable que vaya a estar fuera debe configurar una delegación de aprobaciones: su resumen diario se retiene mientras la delegación está activa, sus delegados lo reciben en su lugar y le llega un resumen de puesta al día su primer día laborable tras volver.

Cada paso del resumen registra también el responsable directo del empleado: así se vuelve a llenar la bandeja de aprobaciones del responsable tras una reconstrucción.

Solución de problemas