Recordatorio de ausencias
Envía un aviso a cada empleado el último día laborable antes de que empiece una ausencia próxima, y avisa a los aprobadores de las solicitudes que siguen sin decidir.
Cómo funciona
La tarea de recordatorio se ejecuta a diario y busca ausencias aprobadas en las dos semanas siguientes:
- Busca las ausencias próximas: cada periodo planificado de días completos con fecha de fin que empieza en los próximos 14 días
- Une los periodos contiguos: los periodos de ausencia consecutivos separados solo por días no laborables del propio empleado (fines de semana, festivos, días de descanso personalizados) se unen en un único bloque. Así se evita enviar dos recordatorios para «vacaciones el viernes y baja el lunes»
- Elige el día adecuado: el recordatorio se envía solo cuando el día laborable anterior del empleado es hoy. Una ausencia que empieza un lunes envía el recordatorio el viernes; una que empieza después de un puente lo envía el último día laborable antes de ese puente
- Envía una notificación: una notificación en la app y un correo electrónico. Volver a ejecutar la tarea el mismo día no la envía dos veces
No son elegibles los periodos sin fecha de fin, los de parte del día ni los que ya han empezado.
La misma tarea envía también un aviso de plazo de decisión: cuando una solicitud de ausencia sigue pendiente el último día laborable del empleado antes de que empiece, hay que decidirla ese día. Se notifica tanto al aprobador (y a quien lo sustituya) como al empleado.
Cuándo se ejecuta
La tarea se ejecuta automáticamente y solo se lanza en los espacios de trabajo con al menos una ausencia planificada en las dos semanas siguientes o una solicitud de ausencia pendiente.
Parámetros
Esta tarea no tiene parámetros. La fecha de ejecución es el día que se usa para evaluar «el último día laborable anterior».
Resultados de la tarea
| Métrica | Descripción |
|---|---|
reminders_sent | Número de nuevas notificaciones de recordatorio creadas |
reminders_no_user | Empleados sin cuenta de usuario vinculada (no se pudo enviar ninguna notificación) |
reminders_duplicates | Recordatorios que ya se habían enviado para la misma ausencia (es lo esperado al volver a ejecutar la tarea) |
reminder_errors | Fallos durante el procesamiento |
pending_deadline_sent | Avisos de plazo de decisión enviados |
pending_deadline_no_user | Avisos de plazo que no se pudieron enviar porque el destinatario no tiene cuenta de usuario |
pending_deadline_duplicates | Avisos de plazo que ya se habían enviado |
pending_deadline_errors | Fallos al enviar los avisos de plazo |
Qué ve el empleado
Una sola notificación que cubre todo el bloque unido, dirigida al empleado por su nombre preferido. Muestra el nombre de la cuenta de ausencias correspondiente cuando todas las partes comparten la misma cuenta, o una etiqueta genérica «ausencia» cuando el bloque mezcla distintos tipos de cuenta. Indica cuándo empieza la ausencia —«mañana» si empieza al día siguiente o, si no, el día de la semana (por ejemplo, «el lunes»)— y el número de días laborables de ausencia.
Solución de problemas
| Problema | Solución |
|---|---|
| El empleado no ha recibido un recordatorio | Confirma que el empleado tiene una cuenta de usuario vinculada y que la ausencia tiene fecha de fin, es de días completos y empieza en los próximos 14 días |
| El recordatorio se envió el día equivocado | La tarea usa el horario del propio empleado para calcular el día laborable anterior. Los días no laborables personalizados o los horarios de parte del día pueden desplazarlo. Revisa la política de jornada del empleado y cualquier cambio de horario individual |
| Dos recordatorios para las mismas vacaciones | La lógica de unión solo junta periodos separados por días no laborables. Un hueco que incluya un día laborable producirá dos recordatorios. Revisa los límites de los periodos |