Aprovisionamiento automático
Crea automáticamente cuentas de usuario para los nuevos empleados y las quita cuando terminan los contratos.
Cómo funciona
La tarea de aprovisionamiento automático se ejecuta a diario y hace dos operaciones:
- Aprovisiona usuarios nuevos para los empleados cuyo contrato empieza en la fecha de ejecución
- Desaprovisiona a los usuarios cuyo contrato terminó el día anterior a la fecha de ejecución
Configuración
Para activar el aprovisionamiento automático, ve a y activa Aprovisionar usuarios automáticamente .
El aprovisionamiento automático y el aprovisionamiento SCIM son incompatibles entre sí: solo un sistema gestiona la lista de usuarios a la vez. Al activar la integración de aprovisionamiento SCIM se desactiva el aprovisionamiento automático, y el ajuste queda bloqueado hasta que se vuelve a desactivar la integración.
El aprovisionamiento automático no se puede activar en un espacio de trabajo de prueba. Un espacio de trabajo de prueba suele contener una copia de datos reales, así que una ejecución enviaría un correo de invitación real a cada empleado activo. Allí el ajuste está bloqueado, y marcar un espacio de trabajo como de prueba desactiva automáticamente el aprovisionamiento automático.
Aprovisionar usuarios nuevos
Cuando empieza el contrato de un empleado, la tarea crea una cuenta de usuario si:
- El empleado tiene una dirección de correo electrónico
- Todavía no existe un usuario para este empleado
- Ningún usuario ni invitación existente usa la misma dirección de correo electrónico
Proceso de invitación
- Se crea un registro de usuario con el estado «Invitado»
- Se envía un correo de invitación a la dirección de correo electrónico del empleado
- El empleado hace clic en el enlace para crear su contraseña y activar la cuenta
Asignación de roles
Los roles se determinan automáticamente según la posición del empleado:
| Rol | Se asigna cuando |
|---|---|
employee | Siempre (rol base) |
manager | El empleado figura como responsable en el contrato activo de al menos otro empleado |
Los roles se evalúan en el momento del aprovisionamiento a partir de los contratos activos en la fecha de inicio.
Desaprovisionar usuarios
Cuando termina el último contrato de un empleado, la tarea retira su acceso:
- Se cierran todas las sesiones activas (cierre de sesión inmediato)
- Se elimina la cuenta de usuario
Cuándo se desaprovisiona
- La fecha de fin del contrato ha pasado (la tarea se ejecuta el día siguiente)
- El empleado no tiene otros contratos activos que empiecen ese día o el siguiente
- Así los cambios de puesto se hacen sin interrupciones y sin perder el acceso
Qué se conserva
- La ficha del empleado y sus datos personales
- Todos los registros de tiempo históricos
- Los registros de ausencias y el historial de la bolsa de horas
El empleado puede volver a aprovisionarse más adelante si vuelve con un contrato nuevo.
Solución de problemas
| Problema | Solución |
|---|---|
| La tarea no se ha ejecutado | Comprueba que el aprovisionamiento automático está activado en Administración > Espacio de trabajo |
| La tarea no se ha ejecutado | Comprueba que el espacio de trabajo no está marcado como espacio de trabajo de prueba |
| No se ha aprovisionado el usuario | Comprueba que el empleado tiene una dirección de correo electrónico válida |
| No se ha aprovisionado el usuario | Comprueba que ningún usuario existente tiene el mismo correo |
| No ha llegado el correo de invitación | Revisa la carpeta de correo no deseado; comprueba que la dirección de correo es correcta |
| No se ha desaprovisionado el usuario | Confirma que la fecha de fin del contrato está fijada y ha pasado |
| No se ha desaprovisionado el usuario | Busca contratos que se solapen y mantengan activo al usuario |