Arbeitszeitregelungen

Arbeitszeitregelungen legen Regeln und Einschränkungen der Arbeitszeit für Ihre Mitarbeitenden fest, etwa die maximale tägliche Arbeitszeit und Pflichtpausen.

Überblick

Eine Arbeitszeitregelung kombiniert zwei Arten von Regeln:

• Einschränkungen – prüfen Zeiteinträge gegen Arbeitszeitgrenzen (z. B. maximale Stunden pro Tag oder Woche, Pflichtpausen)
• Automatische Erfassungen – passen die gearbeitete Zeit automatisch an (z. B. Abzug unbezahlter Mittagspausen)

Jede Arbeitszeitregelung legt in ihrem Abschnitt Verfügbarkeit fest, für welche Anstellungen sie gilt – nach Arbeitsland, Organisationseinheit und Anstellungsbedingungen.

Wenn Sie mehr als eine Art von Bedingung hinzufügen, wählen Sie Alle davon (eine Person muss jede erfüllen) oder Eine davon (eine genügt – „alle im Team Blau oder mit Ausbildungsbedingungen“). Die Regeln einer Regelung erreichen alle, auf die sie passt, aber eine Person hat nur eine Sollarbeitszeit: Es gilt die Sollarbeitszeit der spezifischsten Regelung, und eine Regelung mit Eine davon konkurriert mit jeder ihrer Bedingungen, die die Person erfüllt. Für jemanden im Team Blau zählt „Team Blau oder Ausbildungsbedingungen“ als Regelung für Team Blau und ist damit für die Sollarbeitszeit genauso spezifisch wie eine Regelung nur für Team Blau – ein Konflikt, der behoben werden muss –, während eine Regelung, die sowohl Team Blau als auch Ausbildungsbedingungen verlangt, für eine Auszubildende bzw. einen Auszubildenden im Team Blau Vorrang hat.

Sie können auch bestimmte Personen benennen: Sie erhalten die Regelung immer, und für die Sollarbeitszeit hat eine Regelung, die eine Person benennt, Vorrang vor jeder anderen. Scheidet jemand aus, wird die Person automatisch aus der Regelung entfernt.

Erste Schritte

So legen Sie eine Arbeitszeitregelung an:

1. Öffnen Sie Einstellungen › Regelungen
2. Klicken Sie auf Regelung hinzufügen und wählen Sie Arbeitszeitregelung
3. Geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein
4. Fügen Sie Einschränkungs-Plug-ins hinzu, um Arbeitszeitregeln durchzusetzen
5. Wählen Sie unter Verfügbarkeit , für wen die Regelung gilt
6. Klicken Sie auf Speichern

Ein-/Ausstempeln abschalten

Manche Organisationen erfassen Arbeitszeit durch Eingabe von Stunden und verwenden Ein-/Ausstempeln überhaupt nicht. Fügen Sie einer Arbeitszeitregelung die Einschränkung Ein-/Ausstempeln nicht verwendet hinzu, und für alle, für die sie gilt:

• verschwindet die Zeile Ein-/Ausstempeln aus dem Zeitnachweis
• verschwinden die Schaltflächen zum Einstempeln und die laufende Uhr von der Startseite und aus der oberen Leiste
• werden neue Stempelungen abgelehnt

Bestehende Einträge bleiben erhalten. Sie sind weiterhin im Bericht Ein-/Ausstempeln sichtbar, und eine Administration kann sie weiterhin korrigieren oder löschen.

Wer in dem Moment eingestempelt ist, in dem Sie die Einschränkung hinzufügen, kann weiterhin ausstempeln – die Sitzung läuft nicht einfach weiter.

Für einen Kunden abschalten, ohne die anderen zu berühren

Arbeitszeitregelungen addieren sich: Jede Regelung, die für eine Person gilt, steuert ihre Regeln bei. Am saubersten schalten Sie Ein-/Ausstempeln für eine Gruppe daher mit einer eigenen Regelung ab, statt eine Regelung zu bearbeiten, die andere mitnutzen:

1. Öffnen Sie Einstellungen › Regelungen, klicken Sie auf Regelung hinzufügen und wählen Sie Arbeitszeitregelung
2. Nennen Sie sie etwa Kein Ein-/Ausstempeln und lassen Sie Sollarbeitszeit, andere Einschränkungen und automatische Erfassungen leer
3. Klicken Sie unter Blockierende Einschränkungen auf Plug-in hinzufügen und wählen Sie Ein-/Ausstempeln nicht verwendet
4. Wählen Sie unter Verfügbarkeit die Organisationseinheiten oder Anstellungsbedingungen, für die sie gilt
5. Klicken Sie auf Speichern

Eine solche Regelung tut nichts außer Ein-/Ausstempeln abzuschalten – sie hat keine eigene Sollarbeitszeit, konkurriert also nie mit der Sollarbeitszeit, die die Person bereits erhält, und fügt keine weiteren Regeln hinzu.

Kombinieren Sie sie nicht mit der Einschränkung Einstempeln verpflichtend: Diese Regel verlangt an jedem Arbeitstag eine Stempelung, die unter dieser Regelung niemand vornehmen kann.

Einschränkungs-Plug-ins

Einschränkungs-Plug-ins prüfen Zeiteinträge und melden Warnungen oder Fehler, wenn Grenzen überschritten werden. Wie sich blockierende und nicht blockierende Einschränkungen unterscheiden, lesen Sie unter Einschränkungs-Plug-ins; klicken Sie unten auf ein Plug-in, um seine eigene Seite zu öffnen.

Plug-ins für automatische Erfassung

Plug-ins für automatische Erfassung passen die gearbeitete Zeit anhand festgelegter Regeln automatisch an – zum Beispiel durch Abzug einer unbezahlten Mittagspause oder durch Auffüllen nicht erfasster Anwesenheit auf eine Standardaktivität. Jedes Plug-in hat sein eigenes Verhalten und eigene Konfigurationsoptionen, und mehrere können in einer Regelung kombiniert werden.

Die vollständige Liste und wie jedes davon funktioniert, finden Sie unter Plug-ins für automatische Erfassung.

Abrechnung

Was am Ende einer Periode mit dem Gleitzeitsaldo geschieht – Gutschrift der Differenz, Zuschläge, Saldoobergrenzen und Auszahlungen –, wird in einer eigenen Abrechnungsregel konfiguriert. Die Obergrenze des Gleitzeitsaldos, die hier früher eine Einschränkung Saldoobergrenze war, ist jetzt ein Schritt für die Obergrenze in der Abrechnungsregel.

Ein Gleitzeitkonto ohne Abrechnungsregel trägt seinen Saldo weiterhin automatisch vor, einfache Gleitzeitmodelle brauchen also überhaupt keine Abrechnungsregel.

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