Überziehungsgrenze

Die Überziehungsgrenze legt fest, wie weit der Saldo eines Kontos für alle Personen der Regelung unter null fallen darf. Am häufigsten wird sie für den Vorgriff (forskudsferie) verwendet: Mitarbeitende dürfen zum Beispiel bis zu 5 Tage nehmen, bevor sie sie erworben haben, solange der Saldo bis zum Ende des Urlaubsjahres wieder bei null ist. Mit einem Minimum von 0 verhindert sie einfach, dass jemand mehr nutzt, als vorhanden ist.

Wann verwenden

Verwenden Sie dieses Plug-in, wenn:

• Sie verhindern möchten, dass Mitarbeitende mehr Abwesenheit nutzen, als sie erworben haben
• Mitarbeitende Abwesenheit im Vorgriff nehmen dürfen (z. B. bis zu 5 Tage, bevor sie erworben sind)
• zu verschiedenen Zeitpunkten unterschiedliche Grenzen gelten (z. B. strenger zum Jahresende)
• Sie Anforderungen des dänischen Urlaubsrechts umsetzen
• Mitarbeitende Gleitzeit oder Freizeitausgleich im selben Monat nehmen können sollen, in dem sie sie erarbeiten

Parameter

Überziehungsgrenze und Vorgriff für eine einzelne Person

Beide wirken auf unterschiedlichen Ebenen:

• Überziehungsgrenze (diese Seite) – eine feste Regel für alle Personen der Regelung, an jedem Tag, an dem sie gilt.
• Vorgriff – eine Gewährung für eine Person auf einem Konto für einen festgelegten Zeitraum, hinzugefügt unter Vorgriff beim Zeitkonto der Person. Damit darf diese Person weiter unter null gehen als die Überziehungsgrenze der Regelung, und nur zwischen Beginn- und Enddatum der Gewährung.

Verwenden Sie die Überziehungsgrenze für das, was Ihre Regeln allen erlauben, und einen Vorgriff für die Ausnahme, die Sie mit einer Person vereinbaren.

Optionen der Durchsetzung

Immer

Immer setzt die Grenze jederzeit durch. Der Saldo darf zu keinem Zeitpunkt unter das Minimum fallen.

Am besten geeignet für: Einfache Regelungen, bei denen immer dieselbe Grenze gilt.

Wiederkehrend (jährlich)

Wiederkehrend (jährlich) setzt die Grenze jedes Jahr am selben Datum durch. Der Saldo muss die Grenze an diesem Datum einhalten, darf zu anderen Zeiten aber niedriger liegen.

So funktioniert es:

• Legen Sie einen Monat und einen Tag für die Durchsetzung fest
• Das System prüft, ob der Saldo die Grenze jedes Jahr an diesem Datum einhält
• Anträge, die am Datum der Durchsetzung zu einem Verstoß führen würden, werden gesperrt

Am besten geeignet für: Grenzen des Urlaubsjahres, an denen Salden bis zu einem bestimmten Datum ausgeglichen sein müssen.

Nur an einem bestimmten Datum

Nur an einem bestimmten Datum setzt die Grenze an einem einzigen, einmaligen Datum durch. Danach gilt die Regel nicht mehr.

Am besten geeignet für: Vorübergehende Anforderungen oder Übergangszeiträume.

In der laufenden Periode erarbeitete Zeit

Manche Zeitkonten – Gleitzeit und Freizeitausgleich – werden erst aufgefüllt, wenn der Zeitnachweis des Monats genehmigt ist. Bis dahin sind die bereits geleisteten Überstunden einer Person nicht im Saldo, sodass eine Grenze von 0 einen Ausgleichstag genau in dem Monat ablehnt, in dem er erarbeitet wurde.

Aktivieren Sie Zum Periodenabschluss bewerten , um die Grenze am Saldo zu bewerten, mit dem die Periode abschließt, statt an jedem einzelnen Tag. Zeit, die die Person in dieser Periode bereits gearbeitet hat, zählt als verfügbar, sodass sie sie nehmen kann, bevor der Zeitnachweis genehmigt ist.

Drei Dinge sollten Sie vor dem Aktivieren wissen:

• Es wirkt in beide Richtungen. Steuert die Periode auf ein Defizit zu – die Person liegt hinter ihrer Sollzeit –, sinkt der verfügbare Saldo entsprechend, und ein Antrag, den der heutige Saldo decken würde, kann abgelehnt werden.
• Die Person wird informiert. Passt ein Antrag nur dank noch nicht abgerechneter Zeit, zeigt der Antragsbildschirm, welcher Betrag ihn deckt und wann er abgerechnet wird. Bis die Periode genehmigt ist, liegt der Saldo tatsächlich unter der Grenze.
• Zeit, die gleich gekappt würde, kann trotzdem genutzt werden. Lässt die Periode alles über einer Obergrenze verfallen oder zahlt es aus, kann die Person diesen Überschuss vor der Kappung als Abwesenheit nehmen, statt ihn zu verlieren – die Grenze verteidigt keinen Saldo, der gleich verschwindet.

Gezählt wird die Zeit, die in der Periode erarbeitet wurde, in die der beantragte Tag fällt; eine Person, die noch einen früheren Zeitnachweis einreichen muss, wird also nicht nach den Zahlen dieses älteren Monats beurteilt.

Für gewöhnliche Urlaubssalden ändert sich nichts: Diese werden nicht je Periode abgerechnet, es gibt also keinen Endsaldo, an dem sie bewertet werden könnten. Das Einreichen des Zeitnachweises nimmt die Zeit nicht weg: Bis die Führungskraft genehmigt, zählt die Periode weiterhin mit den eingereichten Zahlen – auch nachdem die nächste Periode begonnen hat.

So funktioniert es

Das Plug-in prüft bei der Validierung eines Antrags die vollständige Saldoprognose:

1. Berechnet den prognostizierten Saldoverlauf einschließlich des neuen Antrags, aller anderen genehmigten und ausstehenden Abwesenheiten, künftiger Erwerbe und jeder wiederkehrenden Saldoobergrenze (etwa einer vierteljährlichen Gleitzeitobergrenze, die den Überschuss über einem Höchstwert verfallen lässt)
2. Prüft alle Zeitpunkte, an denen die Durchsetzung gilt
3. Sperrt den Antrag, wenn an einem dieser Zeitpunkte ein Verstoß vorläge

Bei Immer wird damit jeder Tag der Prognose geprüft. Bei Wiederkehrend (jährlich) oder Nur an einem bestimmten Datum werden nur die festgelegten Daten geprüft.

Da die gesamte Prognose berücksichtigt wird, kann ein Antrag auch dann gesperrt werden, wenn der heutige Saldo ausreichend erscheint – zum Beispiel, wenn bereits genehmigte Abwesenheiten später im Jahr oder eine bevorstehende Kappung der Gleitzeit den Saldo unter die Grenze drücken würden.

Beispiele

Kein negativer Saldo erlaubt

Die einfachste Konfiguration verhindert jeden negativen Saldo:

1. Fügen Sie Ihrer Regelung das Plug-in Überziehungsgrenze hinzu
2. Setzen Sie Mindestsaldo auf 0
3. Setzen Sie Art der Durchsetzung auf Immer

5 Tage Überziehung erlauben

Für Unternehmen, die Mitarbeitenden erlauben, bis zu 5 Tage zu „leihen“:

1. Fügen Sie das Plug-in Überziehungsgrenze hinzu
2. Setzen Sie Mindestsaldo auf -5
3. Setzen Sie Art der Durchsetzung auf Immer

Dänische Regel zum Ende des Urlaubsjahres

Das dänische Urlaubsrecht verlangt, dass Salden am Ende des Urlaubsjahres (31. August) nicht negativ sind, erlaubt im Laufe des Jahres aber eine Überziehung:

1. Fügen Sie das Plug-in Überziehungsgrenze hinzu
2. Setzen Sie Mindestsaldo auf 0
3. Setzen Sie Art der Durchsetzung auf Wiederkehrend (jährlich)
4. Setzen Sie Datum der Durchsetzung auf den 31. August

Sie können dies mit einer weiteren Überziehungsgrenze für das ganze Jahr kombinieren:

1. Fügen Sie ein zweites Plug-in Überziehungsgrenze hinzu
2. Setzen Sie Mindestsaldo auf -5
3. Setzen Sie Art der Durchsetzung auf Immer

So sind im Laufe des Jahres bis zu 5 Tage Überziehung möglich, zum Jahresende ist aber ein Saldo von null erforderlich.

Freizeitausgleich im Monat der Erarbeitung

Für ein Gleitzeit- oder Freizeitausgleichskonto, auf das eine Person zugreifen darf, sobald die Stunden gearbeitet sind:

1. Fügen Sie das Plug-in Überziehungsgrenze hinzu
2. Setzen Sie Mindestsaldo auf 0
3. Setzen Sie Art der Durchsetzung auf Immer
4. Aktivieren Sie Zum Periodenabschluss bewerten

Die Person kann jetzt Abwesenheit gegen die Stunden erfassen, die sie in diesem Monat bereits gearbeitet hat, solange der Monat weiterhin bei null oder darüber abschließt.

Fehlermeldungen

Verstößt ein Antrag gegen die Überziehungsgrenze, sehen Mitarbeitende eine Meldung mit:

• ihrem aktuellen Saldo
• dem Datum, an dem der Verstoß eintreten würde
• dem zusätzlich benötigten Saldo

Während die Person Daten auswählt, zeigt der Antragsbildschirm außerdem den niedrigsten prognostizierten Saldo des Kontos und das Datum, an dem er erreicht wird – ein Defizit durch spätere Abwesenheiten oder eine Kappung der Gleitzeit ist also schon vor dem Einreichen sichtbar, nicht erst danach.