Abwesenheitsregelungen

Abwesenheitsregelungen legen fest, wie Urlaub und andere Abwesenheitsarten für Ihre Mitarbeitenden erworben, genutzt und verwaltet werden.

Überblick

Eine Abwesenheitsregelung bündelt die Regeln für eine Art von Abwesenheit. Meist verweist sie auf ein Zeitkonto, das den Saldo führt – das Konto ist aber optional (siehe Abwesenheit ohne Konto). Die Regeln umfassen:

• Erwerb – wie Mitarbeitende im Lauf der Zeit Abwesenheit erwerben
• Nutzung – Regeln dafür, wie die Zeit genutzt werden kann
• Übertrag – was mit nicht genutzter Zeit am Jahresende passiert
• Verfall – wann erworbene Zeit verfällt

Erste Schritte

So legen Sie eine Abwesenheitsregelung an:

1. Öffnen Sie Einstellungen › Regelungen
2. Klicken Sie auf Regelung hinzufügen und wählen Sie Abwesenheitsregelung
3. Geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie ein Konto – oder lassen Sie sie ohne Konto
4. Fügen Sie Erwerbs-Plug-ins hinzu, um festzulegen, wie Zeit erworben wird
5. Fügen Sie optional Regeln für Nutzung, Übertrag und Verfall hinzu
6. Wählen Sie unter Verfügbarkeit, für welche Mitarbeitenden die Regelung gilt, nach Arbeitsland, Organisationseinheit und Anstellungsbedingungen. Je Konto gewinnt die spezifischste zutreffende Regelung
7. Klicken Sie auf Speichern

Wenn Sie mehr als eine Art von Bedingung hinzufügen, wählen Sie Alle davon (eine Person muss jede erfüllen) oder Eine davon (eine genügt – „alle im Blue Team oder mit Auszubildendenbedingungen“). Eine Regelung mit Eine davon konkurriert als jede ihrer Bedingungen, die die Person erfüllt: Für jemanden im Blue Team zählt „Blue Team oder Auszubildendenbedingungen“ als Regelung für das Blue Team und ist damit genauso spezifisch wie eine Regelung, die nur auf das Blue Team beschränkt ist – ein Konflikt, den Sie beheben müssen, wie bei zwei identischen Regelungen. Eine Regelung, die sowohl Blue Team als auch Auszubildendenbedingungen verlangt, gewinnt für eine auszubildende Person im Blue Team gegen sie.

Sie können auch bestimmte Personen nennen. Eine Regelung, die eine Person nennt, gewinnt für diese immer gegenüber jeder Regelung, die nach Land, Organisationseinheit oder Bedingungen eingegrenzt ist; zwei Regelungen, die dieselbe Person nennen, sind ein Konflikt, den Sie beheben müssen. Verlässt jemand das Unternehmen, wird die Person automatisch aus der Regelung entfernt.

Abwesenheit ohne Konto

Manche Abwesenheitsarten haben keinen festen Anspruch – es gibt keine Anzahl von Tagen, die nachverfolgt werden müsste. Das übliche Beispiel ist Freistellung nach Vereinbarung („Fri efter aftale“): ein Arzttermin, eine Hochzeit, ein Umzugstag. Die Person muss trotzdem einen Antrag stellen, und eine Führungskraft muss trotzdem genehmigen, aber es wird kein Saldo gezählt.

Lassen Sie das Konto hierfür leer. Die Regelung funktioniert dort, wo es darauf ankommt:

• Mitarbeitende können sie beantragen, und sie erscheint im Antragsformular wie jede andere Art
• Genehmigungsregeln gelten – fügen Sie wie gewohnt Genehmigung erforderlich hinzu
• Die Abwesenheit erscheint im Teamkalender und im Zeitnachweis

Was sie mangels zu verfolgenden Saldos nicht erhält:

• Keine Regeln für Erwerb, Übertrag oder Verfall
• Keine Zeile in der Jahresübersicht der Person

Sie können so viele Regelungen ohne Konto anlegen, wie Sie benötigen – jede ist eine eigene Abwesenheitsart.

Ein Saldo, der nie beantragt wird

Das Gegenstück zum obigen Fall: ein Konto mit einem echten Saldo und einer echten Untergrenze, von dem aber niemand Tage buchen soll. Ein Gleitzeitsaldo ist das übliche Beispiel. Er wächst und schrumpft, je nachdem, ob eine Person mehr oder weniger als ihre Sollzeit arbeitet, und wird am Ende jeder Periode abgerechnet – ihn durch einen freien Tag zu verbrauchen, ist nicht sein Zweck.

Deaktivieren Sie in der Regelung Kann als Abwesenheit beantragt werden . Der Saldo läuft genau wie bisher weiter: Er erscheint auf der Startseite, auf der Periodenkarte im Zeitnachweis und in den Saldoansichten, und seine Untergrenze wird weiterhin beachtet. Was aufhört, ist das Erfassen:

• Er wird im Antragsformular nicht angeboten und dort nie vorausgewählt
• Er wird im Zeitnachweis nicht angeboten, weder in der Abwesenheitszeile noch in der Liste der hinzuzufügenden Aktivitäten
• Er erscheint weder auf der Seite Abwesenheiten noch in der Jahresübersicht
• Er wird nie in eine automatische Aufteilung auf mehrere Konten einbezogen
• Ein Antrag darauf wird abgelehnt

Abwesenheiten, die vor dem Deaktivieren bereits auf der Art erfasst wurden, sind nicht betroffen – sie können weiterhin bearbeitet und storniert werden. Das Deaktivieren verhindert neue Erfassungen; es macht alte nicht rückgängig.

Wenn ein Konto nicht reicht

Ein Antrag kann auf mehrere Konten zugreifen – zum Beispiel die letzten Urlaubstage dieses Jahres und danach Freizeitausgleich. mTime schlägt die Aufteilung selbst vor und nimmt die Konten in dieser Reihenfolge:

1. Höchste Vorschlagspriorität zuerst – 0 ist die niedrigste
2. Dann das Konto, dessen Saldo am frühesten verfällt, damit nichts verloren geht
3. Dann der Name

Lassen Sie alle Prioritäten bei 0, entscheidet das Verfallsdatum. Aktivieren Sie Diese Art nie vorschlagen , um eine Art ganz aus der Aufteilung herauszuhalten; Mitarbeitende können sie trotzdem selbst wählen. Der tatsächliche Saldo jedes Kontos wird verbraucht, bevor auf eines davon im Vorgriff zugegriffen wird.

Die Aufteilung erfolgt in ganzen Tagen: Ein Tag, den das aktuelle Konto nicht vollständig abdecken kann, geht ganz an das nächste Konto, und der Rest auf dem ersten bleibt unverbraucht. Einen einzelnen Tag auf zwei Konten aufzuteilen, wird noch nicht unterstützt. Mitarbeitende können den Vorschlag im Antragsformular ändern.

Abschnitte

So funktioniert der Saldoverbrauch

Wenn eine genehmigte Abwesenheit beginnt, zieht das System den Saldo schrittweise ab statt auf einmal. Der Zeitraum wird in kleinere Abschnitte aufgeteilt, die an der Genehmigungsperiode des Zeitnachweises der Person ausgerichtet sind. Der Saldo wird für den aktuellen Abschnitt verbraucht, und die übrigen geplanten Tage werden verbraucht, wenn der jeweilige Abschnitt erreicht ist.

Der Saldo wird nach FIFO (first in, first out) verbraucht – die ältesten Erwerbe werden vor neueren verwendet. Das ist wichtig, wenn verschiedene Erwerbe unterschiedliche Verfallsdaten haben.

Abwesenheit vorzeitig beenden

Eine bereits laufende Abwesenheit wird bei vorzeitigem Ende nicht gelöscht – sie wird verkürzt, und die bereits genommenen Tage bleiben erhalten:

• Unbefristete Abwesenheit (etwa Krankheit) – sie wird ab heute beendet. Siehe Unbefristet zulassen
• Abwesenheit mit fester Dauer – die verbleibenden Tage werden storniert, und ein für diese Tage bereits verbrauchter Saldo wird gutgeschrieben

Mitarbeitende tun dies im Abwesenheits-Widget der Startseite: Das Stornieren einer bereits begonnenen Abwesenheit behält die genommenen Tage und beendet sie ab dem ersten stornierten Tag. Eine Führungskraft kann dasselbe im Namen der Person tun.

Erfordert die Regelung eine Genehmigung, geht die Änderung zuerst an die Führungskraft, und die Abwesenheit bleibt unverändert, bis entschieden ist. Sie erreicht die Führungskraft als vorzeitiges Beenden statt als Stornierung, damit klar ist, dass die bereits genommenen Tage erhalten bleiben.