Auslagenarten

Mit Auslagenarten erfassen Mitarbeitende Auslagen zusammen mit ihrem Zeitnachweis. Die erste Art ist Kilometergeld (kørsel): Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug der Person, in Kilometern gezählt und über die Lohnabrechnung bezahlt.

Überblick

Mitarbeitende erfassen jede Fahrt an dem Tag, an dem sie gefahren wurde: Datum, Route, Kilometer, Zweck und eine Bestätigung, dass sie mit dem eigenen Fahrzeug gefahren sind. So verlangt es die dänische Steuerbehörde für den Nachweis eines Kilometergelds.

Die Fahrten folgen dem Zeitnachweis:

• Sie werden mit dem Zeitnachweis genehmigt. Eine Fahrt gehört zu der Zeitnachweisperiode, die ihr Datum umfasst. Die Führungskraft genehmigt die Fahrten der Periode zusammen mit ihren Stunden; eine separate Genehmigung gibt es nicht.
• Sie werden mit dem Zeitnachweis gesperrt. Sobald eine Periode eingereicht ist, lassen sich ihre Fahrten nicht mehr ändern. Ein Wiederöffnen der Periode entsperrt sie.
• Sie werden über die Lohnabrechnung bezahlt. Wird eine Periode genehmigt, werden ihre Kilometer an die Lohnabrechnung übermittelt. mTime sendet Kilometer, nie einen Betrag: Der Satz pro km ist bei den Lohnarten im Lohnabrechnungssystem hinterlegt.

Ein Arbeitsbereich ohne Auslagenarten sieht nichts Neues.

Bevor Sie beginnen

Drei Dinge entscheiden, wer Kilometergeld erfassen kann:

1. Die Person hat ein Kennzeichen. Kilometergeld wird nur Mitarbeitenden angeboten, in deren Profil ein Kennzeichen hinterlegt ist. Die Administration oder HR trägt es bei der Person unter Weitere Informationen ein. Mitarbeitende können es nicht selbst eintragen. Ohne Kennzeichen sehen sie die Art gar nicht.
2. Die Person kann die Art sehen. Die Verfügbarkeit der Art legt fest, welche Mitarbeitenden sie nutzen können, wie bei Aktivitäten.
3. Eine andere Person genehmigt die Zeitnachweise. Niemand genehmigt das eigene Kilometergeld. Eine Periode mit Fahrten geht an die Führungskraft der Person – oder, wenn sie keine hat, an die nächste Person in der Reihe (Wer genehmigt) –, auch wenn die Anstellungsbedingungen der Person sonst erlauben, die eigenen Zeitnachweise zu genehmigen. Wer die eigene Führungskraft ist oder für wen sich niemand sonst zum Genehmigen findet, kann kein Kilometergeld erfassen.

Eine Auslagenart anlegen

1. Öffnen Sie Einstellungen › Auslagenarten
2. Klicken Sie auf Auslagenart hinzufügen
3. Geben Sie ihr unter Allgemein einen Name (zum Beispiel Kørsel) und wählen Sie als Art Kilometergeld . Die Art lässt sich nach dem Anlegen nicht mehr ändern.
4. Wählen Sie unter Verfügbarkeit , wer sie erfassen kann. Eine neue Art gilt für niemanden, bis Sie dies tun.
5. Wählen Sie unter Anforderungen , ob eine Fahrt einem Projekt zugeordnet wird (Nie , Optional oder Erforderlich ) und welche Dimensionen abgefragt werden.
6. Legen Sie unter Sätze den Jährlicher Schwellenwert für den hohen Satz fest (siehe unten).
7. Geben Sie unter Integrationen die Lohnarten ein, unter denen die Kilometer übermittelt werden.
8. Klicken Sie auf Speichern

Beim Speichern einer Kilometergeld-Art werden außerdem die zwei benötigten Standardattribute angelegt, falls sie noch nicht existieren: Kennzeichen bei Mitarbeitenden und Arbeitsort-Adresse bei Organisationseinheiten.

Eine Auslagenart, auf der Mitarbeitende Fahrten erfasst haben, kann nicht gelöscht werden. Setzen Sie ihre Verfügbarkeit stattdessen auf Nirgends : Die Art nimmt dann keine neuen Fahrten mehr an, und die erfassten bleiben erhalten und können weiterhin korrigiert werden.

Hoher und niedriger Satz

Das dänische Kilometergeld hat einen hohen Satz bis 20.000 km pro Jahr und einen niedrigen Satz darüber. mTime zählt die Kilometer jeder Person pro Kalenderjahr und verteilt sie auf zwei Lohnarten:

• Kilometer bis zum Jährlicher Schwellenwert für den hohen Satz gehen auf die Lohnart für hohen Satz .
• Der Rest geht auf die Lohnart für niedrigen Satz .

Die Aufteilung bleibt für das Jahr exakt, in welcher Reihenfolge die Perioden auch genehmigt werden. Wird eine Periode wieder geöffnet und werden ihre Fahrten korrigiert, sendet die nächste Genehmigung die Differenz als vorzeichenbehaftete Korrektur, verschoben zwischen den beiden Lohnarten, falls die Schwelle jetzt an anderer Stelle liegt. Fahrten zählen für das Jahr, in dem sie gefahren wurden.

Setzen Sie den Schwellenwert auf 0 oder lassen Sie die Lohnart für den niedrigen Satz leer, um alles auf die Lohnart für den hohen Satz zu senden.

Lohnabrechnungssysteme

Intega Løn hält den Satz: Jede der beiden Lohnarten muss die erhaltenen Einheiten mit ihrem Betrag in kr./km multiplizieren.

Adressen einer Fahrt

Jeder Halt einer Fahrt ist eine Adresse, die bei der Eingabe geprüft wird. In Dänemark muss die Postleitzahl existieren, und der Ort wird ergänzt: Aus „Banegårdspladsen 1, 8000“ wird „Banegårdspladsen 1, 8000 Aarhus C“. In den meisten anderen europäischen Ländern wird das Format der Postleitzahl geprüft.

Damit Mitarbeitende weniger tippen müssen, bietet jeder Halt Adressen mit einem Klick an:

• Wohnadresse: die eigene Adresse der Person aus ihrem Profil. Sie wird nur der Person selbst angeboten, nicht jemandem, der in ihrem Namen erfasst.
• Arbeitsort: die Arbeitsort-Adresse der Organisationseinheit der Person oder der nächsten übergeordneten Einheit, die eine hat.
• Letzte Halte: die Adressen der früheren Fahrten der Person. Ein letzter Halt an der Arbeitsort-Adresse einer Einheit wird als diese Einheit angezeigt.
• Andere Einheiten: die Arbeitsort-Adresse jeder anderen Organisationseinheit, die die Person sehen kann, die im Organigramm nächstgelegenen zuerst.

Tragen Sie also bei Ihren Standorten und Büros die Arbeitsort-Adresse ein: Öffnen Sie unter Einstellungen › Organisationseinheiten eine Einheit und füllen Sie sie bei deren Attributen aus. Untergeordnete Einheiten erben sie.

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