Aufbewahrung von Personaldaten
Löschen Sie die Daten von Mitarbeitenden, die Ihre Organisation vor langer Zeit verlassen haben, automatisch, damit Sie personenbezogene Daten nur so lange aufbewahren, wie Sie sie benötigen.
Überblick
Mit der Datenaufbewahrung legen Sie eine einfache Regel fest: Die Daten einer Person werden eine bestimmte Anzahl von Jahren nach ihrem Ausscheiden gelöscht. Einmal konfiguriert, kümmert sich mTime um den Rest — Sie müssen nichts von Hand ausführen. So erfüllen Sie den Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO und Ihre eigenen Aufbewahrungspflichten, ohne alte Datensätze manuell bereinigen zu müssen.
Die Regel gilt für Mitarbeitende, die vollständig ausgeschieden sind (ihre letzte Anstellung ist beendet), oder die angelegt, aber nie angestellt wurden. Mitarbeitende mit einer laufenden oder anstehenden Anstellung sind nie betroffen.
Die Aufbewahrungsfrist konfigurieren
- Öffnen Sie
- Suchen Sie die Einstellung Aufbewahrung der Personaldaten (Jahre)
- Geben Sie ein, wie viele Jahre die Daten von Mitarbeitenden nach ihrem Ausscheiden aufbewahrt werden — die Änderung wird automatisch gespeichert
Standard sind 5 Jahre. Setzen Sie den Wert auf 0, um Personaldaten unbegrenzt aufzubewahren (keine automatische Löschung).
So funktioniert die automatische Löschung
Die Löschung erfolgt in zwei Stufen, sodass immer Zeit bleibt, einen Fehler rückgängig zu machen.
Stufe 1 — In den Papierkorb verschoben
Ist eine Person länger als die Aufbewahrungsfrist ausgeschieden, verschiebt mTime sie in den Papierkorb (), genau als hätte die Administration sie gelöscht. Dort bleibt sie 30 Tage, in denen Sie sie bei Bedarf wiederherstellen können.
Gezählt wird ab:
- dem Enddatum ihrer letzten Anstellung bei ausgeschiedenen Mitarbeitenden oder
- ihrem Anlagedatum bei Mitarbeitenden, die nie angestellt waren.
Stufe 2 — Endgültig gelöscht
Nach 30 Tagen im Papierkorb wird die Person endgültig gelöscht. Dabei werden ihr Datensatz, ihre Zeiteinträge, Salden und ihr Verlauf entfernt. Das verknüpfte Benutzerkonto wird anonymisiert, sodass es nicht mehr zugeordnet werden kann.
Schutzmechanismen
mTime löscht nie automatisch eine Person, die:
- eine laufende oder anstehende Anstellung hat oder
- noch als Führungskraft einer anderen Person eingetragen ist (damit kein Team ohne Verknüpfung zu seiner Führungskraft bleibt).
Müssen Sie eine solche Person entfernen, ordnen Sie zuerst ihre unterstellten Mitarbeitenden neu zu oder beenden Sie ihre Anstellung.
Exporte des Arbeitsbereichs
Datenexporte des Arbeitsbereichs sind vollständige Momentaufnahmen, die personenbezogene Daten enthalten können. Exportdateien, die älter als die Aufbewahrungsfrist sind, werden automatisch aus dem Speicher gelöscht; der Exporteintrag selbst bleibt erhalten und wird als Abgelaufen gekennzeichnet, sodass Sie nachvollziehen können, dass der Export einmal existiert hat.
Verwandte Dokumentation
- Richtlinie zur Datenlöschung — vollständige Fristen für Aufbewahrung und Löschung
- Arbeitsbereich löschen — einen gesamten Arbeitsbereich entfernen
- Datenexport — Daten exportieren, bevor sie gelöscht werden