Verfallender Saldo

Warnt eine festgelegte Anzahl von Tagen, bevor ein Teil eines Saldos verfällt — und nur dann, wenn tatsächlich etwas verloren geht.

Der klassische Fall ist Resturlaub kurz vor dem Verfall: 30 Tage vor Ende des Urlaubsjahres alle informieren, die noch Tage haben, die demnächst verfallen.

Wann verwenden

Verwenden Sie ihn immer dann, wenn ein Saldo verloren gehen kann, wenn er nicht genutzt wird: Urlaub mit Verfallsdatum, übertragene Tage, ein Gleitzeitsaldo mit wiederkehrender Obergrenze.

Ist das Datum wichtiger als der Verlust — „am 1. März alle über 40 Stunden“ —, verwenden Sie stattdessen Geplante Saldoprüfung.

Parameter

So funktioniert es

Anders als eine geplante Prüfung nimmt dieser Auslöser sein Datum aus den Daten. Jede Nacht schaut mTime um die konfigurierte Anzahl von Tagen voraus und fragt, was jede Person an diesem Datum zu verlieren hat.

Zwei Arten von Verlust zählen:

• ein Erwerb, der sein Verfallsdatum erreicht — Urlaub, der am Ende des Urlaubsjahres verfällt, übertragene Tage, die auslaufen;
• eine wiederkehrende Saldoobergrenze, die den Überschuss zu ihrem Stichtag verfallen lässt.

Die Menge ist das, was tatsächlich verloren geht, nicht das, was die Person hat. Bereits erfasste Abwesenheiten — genehmigt oder noch auf Genehmigung wartend — werden zuerst abgezogen, sodass jemand, der seinen Urlaub geplant hat, keine Warnung erhält, er werde ihn verlieren. Geht nichts verloren, wird nichts gesendet.

Eine Person mit zwei verschiedenen anstehenden Verfallsdaten erhält eine Nachricht pro Datum, jeweils mit dem eigenen Datum und der eigenen Menge, und jede nur einmal.

Konnte die nächtliche Prüfung am Tag selbst nicht laufen, warnt sie noch bis zu drei Tage danach — eine etwas verspätete Warnung ist weit besser als keine. Sie warnt nie früher als mit dem gewählten Vorlauf.

Nachricht

Die Standardnachricht des Auslösers lautet:

{amount} {account_name} von {employee_name} verfällt am {expiry_date}

{amount} des Saldos {account_name} von {employee_name} verfällt am {expiry_date} und geht verloren, wenn es nicht vorher genommen wird.

Die betroffene Person erhält ihre eigene, an sie gerichtete Fassung:

{amount} Ihres Saldos {account_name} verfällt am {expiry_date}

{amount} Ihres Saldos {account_name} geht verloren, wenn Sie es nicht vor dem {expiry_date} nehmen.

Verfügbare Variablen: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {account_name}, {amount} (was verloren geht) und {expiry_date}.

Beispiele

Resturlaub kurz vor dem Verfall

1. Fügen Sie einen Hinweis hinzu und wählen Sie den Auslöser Verfallender Saldo
2. Wählen Sie das Urlaubskonto unter Konto
3. Lassen Sie Tage vorher auf 30 und Mindestmenge auf 0
4. Schalten Sie Mitarbeitende als Empfänger ein

Alle, deren Urlaub demnächst verfällt, erfahren es einen Monat im Voraus, mit der Anzahl der Tage, die sie verlieren würden.

Zwei Warnungen, eine frühe und eine letzte

1. Legen Sie den obigen Hinweis mit Tage vorher auf 60 an
2. Legen Sie einen zweiten mit Tage vorher auf 7 und einer dringlicheren Nachricht an

Jeder ist ein eigener Hinweis mit eigenem Text, und eine Person, die die Tage zwischendurch nimmt, erhält den zweiten nie.

Nur lohnende Mengen

Setzen Sie Mindestmenge auf 1, um alle zu überspringen, die weniger als einen Tag verlieren.

Fehlerbehebung