Abwesenheitsaktivität genutzt
Löst aus, wenn eine Person eine Abwesenheit auf einer der von Ihnen ausgewählten Abwesenheitsaktivitäten erfasst.
Während die anderen Krankheitsauslöser alle Krankheitsabwesenheiten beobachten und nach deren Umfang auslösen, beobachtet dieser einige ausgewählte Abwesenheitsaktivitäten und löst schon dann aus, wenn eine davon überhaupt genutzt wurde. Das macht ihn zum Auslöser für die besonderen Aktivitäten, die ein Arbeitsbereich getrennt führt — Pflegezeit, eine Abwesenheit wegen Arbeitsunfall, eine Aktivität für Langzeiterkrankung —, bei denen bereits der erste Eintrag das ist, was die Personalabteilung wissen muss.
Wann verwenden
Verwenden Sie ihn, wenn mit einer bestimmten Abwesenheitsaktivität eine Pflicht verbunden ist, sobald sie genutzt wird: eine Meldung einzureichen, einen Vorgang zu eröffnen, eine Erstattung zu beantragen, an den Betriebsarzt zu verweisen. Senden Sie ihn an eine gemeinsame HR-Adresse, an die Führungskraft oder an beide.
Für „diese Abwesenheit dauert nun 30 Tage“ verwenden Sie Aufeinanderfolgende Krankheitstage. Für „diese Person hat immer wieder kurze Abwesenheiten“ verwenden Sie Krankheitstage im Zeitraum.
Parameter
| Parameter | Beschreibung | Standard |
|---|---|---|
| Abwesenheitsaktivitäten | Die Abwesenheitsaktivitäten, über die berichtet wird. Wählen Sie eine oder mehrere. | keine |
Die Liste bietet Ihre Abwesenheitsaktivitäten an — die, auf denen eine Abwesenheit erfasst werden kann, eingerichtet unter . Ein Hinweis ohne Auswahl sendet gar nichts; er meldet nie ersatzweise jede Abwesenheit.
So funktioniert es
Jede Nacht sucht mTime nach Abwesenheiten auf den ausgewählten Aktivitäten, die in den letzten Tagen begonnen haben, und sendet eine Nachricht pro Abwesenheit.
Einige Regeln bestimmen, was zählt:
- Die Abwesenheit wird bei ihrem Beginn gemeldet, nicht während sie läuft. Eine eintägige Abwesenheit wird in der folgenden Nacht gemeldet, wenn die Person bereits zurück ist — und genau darum geht es, denn einzelne Tage machen den Großteil dessen aus, was diese Aktivitäten erfassen.
- Wochenenden, Feiertage und andere arbeitsfreie Tage unterbrechen eine Abwesenheit nicht. Abwesend am Freitag und wieder am Montag ist eine Abwesenheit ab Freitag, nicht zwei.
- Ein Arbeitstag zurück bei der Arbeit beginnt eine neue Abwesenheit. Abwesend am Montag, anwesend am Dienstag, wieder abwesend am Mittwoch sind zwei Abwesenheiten und ergeben zwei Nachrichten.
- Jede ausgewählte Aktivität wird getrennt verfolgt. Wird eine laufende Abwesenheit zwischendurch auf eine ausgewählte Aktivität umgestellt, beginnt am Tag der Umstellung eine neue Abwesenheit, ebenso beim Wechsel von einer ausgewählten Aktivität auf eine andere — eine normale Krankheit, die am Donnerstag zur Langzeiterkrankung wird, wird am Donnerstag gemeldet, obwohl die Person zwischendurch nie bei der Arbeit war. Das ist meist die wichtigste Nachricht.
- Abwesenheiten, die vor mehr als einigen Tagen begonnen haben, werden nicht gemeldet. Eine weit in die Vergangenheit zurückdatierte Abwesenheit löst den Hinweis nicht aus.
Jede Abwesenheit erzeugt eine E-Mail, egal wie lange sie danach dauert.
Direkt in den Zeitnachweis eingetragene Abwesenheiten zählen genau wie beantragte, und auch eine noch nicht genehmigte Abwesenheit zählt — die Person ist so oder so abwesend.
Wen er erreicht
Eine eigene Einstellung für „nur bestimmte Mitarbeitende“ gibt es nicht. Abwesenheitsaktivitäten legen bereits fest, wer sie nutzen darf — über ihre Verfügbarkeit unter oder über die Abwesenheitsregelung dahinter —, sodass die Beobachtung einer Aktivität genau die Personen beobachtet, für die sie verfügbar ist. Der eigene Abschnitt Mitarbeitende des Hinweises steht trotzdem zur Verfügung, wenn Sie weiter eingrenzen möchten.
Nachricht
Die Standardnachricht des Auslösers lautet:
{employee_name} hat {activity_name} erfasst
{employee_name} hat ab {start_date} eine Abwesenheit auf {activity_name} erfasst.
Die betroffene Person erhält ihre eigene, an sie gerichtete Fassung:
Sie haben {activity_name} erfasst
Ihre Abwesenheit auf {activity_name} ab {start_date} ist erfasst.
Verfügbare Variablen: {employee_name}, {workspace_name}, {date}, {activity_name} (die genutzte Abwesenheitsaktivität) und {start_date} (der erste Tag der Abwesenheit).
Beobachten Sie mehrere Aktivitäten, nennt {activity_name} die, auf der die Abwesenheit begonnen hat. Ein einziger Hinweis kann also eine ganze Gruppe davon abdecken und trotzdem sagen, welche genutzt wurde.
Die Aktivität wird in der Sprache des Arbeitsbereichs genannt, für alle Empfänger gleich — eine Nachricht an eine Person, ihre Führungskraft und eine gemeinsame HR-Adresse lautet also identisch.
Beispiele
Eine Abwesenheit wegen Arbeitsunfall eröffnet einen Vorgang
- Fügen Sie einen Hinweis hinzu und wählen Sie den Auslöser Abwesenheitsaktivität genutzt
- Wählen Sie unter Abwesenheitsaktivitäten Ihre Aktivität für Arbeitsunfälle aus
- Fügen Sie unter Empfänger Ihre HR-Adresse hinzu
Die Personalabteilung erfährt von jeder Abwesenheit wegen Arbeitsunfall am Morgen nach ihrer Erfassung, jeweils einmal.
Pflegezeit an die Führungskraft
- Fügen Sie einen Hinweis mit demselben Auslöser hinzu
- Wählen Sie unter Abwesenheitsaktivitäten die Aktivitäten für Pflegezeit aus
- Schalten Sie Führungskraft als Empfänger ein