Aktivitätslisten
Aktivitätslisten steuern, wie Aktivitäten für Mitarbeitende beim Erfassen von Zeit erscheinen und sich verhalten: welche bereits in ihrem Zeitnachweis stehen, welche Favoriten sind und welche Werte vorausgefüllt werden. Mit Listen geben Sie verschiedenen Gruppen von Personen eine passende, relevante Auswahl an Aktivitäten statt des gesamten Katalogs.
Überblick
Eine Liste wendet eine Auswahl von Aktivitäten auf einen Geltungsbereich an — alle im Arbeitsbereich, eine Organisationseinheit oder eine einzelne Person. Für jede Aktivität in der Liste können Sie fein einstellen, wie sie erscheint.
Eine Liste entscheidet nie darüber, wer auf einer Aktivität Zeit erfassen darf. Das ist die Verfügbarkeit der Aktivität, die an der Aktivität selbst festgelegt wird. Ein Eintrag für eine Aktivität, die für die Person nicht verfügbar ist, hat keine Wirkung. Um einer Person eine Aktivität zu ermöglichen, die sonst einem anderen Team gehört, fügen Sie sie in der Verfügbarkeit der Aktivität unter Bestimmte Personen hinzu — nicht in einer Liste.
Was in einem Zeitnachweis steht
Eine Aktivität steht nur dann im Zeitnachweis einer Person, wenn eine Liste sie auswählt oder die Person sie selbst unter Meine Aktivitäten hinzufügt. Eine Aktivität, die keine Liste auswählt, ist trotzdem verfügbar: Alle, die ihre Verfügbarkeit erreicht, können sie unter Aktivitäten auswählen finden und hinzufügen, aber sie wird niemandem automatisch in den Zeitnachweis gesetzt. Eine neue Aktivität steht daher zunächst in niemandes Zeitnachweis — fügen Sie sie einer Liste hinzu, wenn Personen sie sofort zur Hand haben sollen.
Die Einstellungsseite der Aktivität zeigt, welche Listen sie auswählen, oder Noch keine Aktivitätsliste wählt sie aus. Fügen Sie sie einer Liste hinzu, um sie in Zeitnachweise aufzunehmen, oder Mitarbeitende können sie unter „Meine Aktivitäten“ selbst hinzufügen.
Die Liste „Everyone (previous default)“
Früher setzte mTIME jede Aktivität, die in keiner Liste vorkam, in den Zeitnachweis aller, für die sie verfügbar war. Damit sich kein Zeitnachweis änderte, als dies aufhörte, erhielt jeder bestehende Arbeitsbereich eine Liste für den Arbeitsbereich, Everyone (previous default), die genau diese Aktivitäten auswählt. Ihr Name ist in jedem Arbeitsbereich englisch; benennen Sie sie gern um. Es ist eine gewöhnliche Liste: Behalten Sie sie, entfernen Sie Aktivitäten daraus oder löschen Sie sie, wenn Sie Zeitnachweise lieber mit eigenen Listen vorbereiten. Seitdem angelegte Aktivitäten werden ihr nicht hinzugefügt.
Geltungsbereiche
| Geltungsbereich | Gilt für |
|---|---|
| Arbeitsbereich | Alle im Arbeitsbereich |
| Einheit | Mitglieder einer Organisationseinheit — optional einschließlich ihrer Untereinheiten |
| Mitarbeitende | Eine einzelne Person — für Einstellungen, die nur für diese Person gelten |
Mitarbeitende haben außerdem ihre eigene persönliche Aktivitätsauswahl (Favoriten, was in ihrem Zeitnachweis steht, Ausblenden nicht genutzter Aktivitäten). Diese wird nicht hier verwaltet — sie befindet sich im Bereich Meine Aktivitäten der Person (siehe Persönliche Aktivitäten einer anderen Person bearbeiten unten). Die Seite Aktivitätslisten zeigt nie persönliche Listen.
Aktivitätslisten verwalten
- Öffnen Sie
- Legen Sie mit Aktivitätsliste hinzufügen eine neue an
- Klicken Sie auf eine Zeile, um die Liste zu bearbeiten
Eine Liste konfigurieren
Grundinformationen
- Name und Beschreibung
- Geltungsbereich — die Wahl eines Geltungsbereichs blendet das passende Feld ein: Wählen Sie die Einheit (mit der Option Untereinheiten einbeziehen) oder die Person, für die die Liste gilt
Aktivitäten
Suchen Sie eine Aktivität und fügen Sie sie der Liste hinzu. Zuschlagsaktivitäten können nicht hinzugefügt werden: Zuschlagsregelungen erfassen sie automatisch. Jeder Eintrag lässt sich aufklappen, um seine Optionen festzulegen:
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Ausgewählt | Die Aktivität steht im Zeitnachweis der Person, ohne dass sie sie hinzufügen muss |
| Verpflichtend | Die Aktivität steht immer im Zeitnachweis, und die Person kann sie nicht entfernen |
| Favorit | Wird als Kachel für die Schnellerfassung auf der Startseite der Person angezeigt (setzt Ausgewählt voraus) |
| Standard | Die Standardaktivität der Person für automatisch erfasste Zeit |
| Ausgeschlossen | Nur Listen für einzelne Personen. Blendet eine Aktivität aus, die eine Liste des Arbeitsbereichs oder einer Einheit für diese Person auswählt |
Erfordert eine Aktivität ein Projekt oder Dimensionen, können Sie für diese Liste direkt im Eintrag bestimmte Werte festlegen, damit Mitarbeitende sie nicht jedes Mal wählen müssen. Die festgelegten Werte erscheinen unter dem Namen der Aktivität in der Zeile des Zeitnachweises und, wenn der Eintrag auch ein Favorit ist, auf seiner Kachel auf der Startseite.
Persönliche Aktivitäten einer anderen Person bearbeiten
Die persönliche Auswahl einer Person — welche Aktivitäten in ihrem Zeitnachweis stehen, Favoriten und das Ausblenden nicht genutzter Aktivitäten — wird nicht auf dieser Seite konfiguriert. So passen Sie sie für eine andere Person an:
- Öffnen Sie den Zeitnachweis dieser Person (, dann die Person auswählen).
- Öffnen Sie in der Kopfzeile der Aktivitätsspalte Aktivitäten auswählen .
Dadurch öffnet sich derselbe Bereich Meine Aktivitäten , den die Person verwendet, aber für sie — die Kopfzeile zeigt, wessen Aktivitäten Sie bearbeiten. Das können Sie für jede Person tun, deren Zeitnachweis Sie bearbeiten dürfen. Persönliche Änderungen wählen nur unter den Aktivitäten aus, die für die Person verfügbar sind; sie machen nie eine Aktivität verfügbar. Dafür ändern Sie die Verfügbarkeit der Aktivität.
Aktivitäten, die eine Liste der Administration als Verpflichtend markiert, zeigen unter Meine Aktivitäten der Person ein Schloss; die Person kann sie nicht entfernen.