Richtlinie zur Datenlöschung

Offizielle Richtlinie zur Aufbewahrung und Löschung von Daten in mTime.

Überblick

Diese Richtlinie legt fest, wie mTime die Löschung von Daten sowohl in der Rolle als Verantwortlicher als auch als Auftragsverarbeiter nach den geltenden Datenschutzvorschriften handhabt. Sie bestimmt Aufbewahrungsfristen, Auslöser für die Löschung und Zuständigkeiten für die verschiedenen Arten von Daten, die das System verwaltet.

Garantie zur Datenlöschung

mTime garantiert, dass alle Kundendaten innerhalb von 2 Monaten nach dem Löschen des Arbeitsbereichs endgültig gelöscht werden.

Dieser Zeitrahmen berücksichtigt:

• die 30-tägige Aufbewahrungsfrist für Daten des Arbeitsbereichs (zur Wiederherstellung)
• die 7-tägige Aufbewahrungsfrist für Sicherungen
• die 31-tägige Aufbewahrungsfrist für Protokolle

Datensätze mit einer längeren Aufbewahrungsfrist (siehe Systemdaten unten) gehören entweder zu den Daten des Arbeitsbereichs und werden mit ihm gelöscht, oder sie enthalten keine Kundeninhalte.

Aufbewahrungsfristen nach Datenart

Produktivdaten

Sicherungen

Systemdaten

Das Sicherheitsprotokoll und die Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten gehören zu den Daten des Arbeitsbereichs und werden mit ihm gelöscht. Das Sicherheitsprotokoll bewahrt IP-Adresse und User-Agent jedes Eintrags die vollen 24 Monate auf. Eine Unterhaltung, aus der ein Problem gemeldet wurde, wird aufbewahrt, bis diese Meldung abgeschlossen ist. Der Prüfpfad der Infrastruktur hält administrative Vorgänge auf unserer Hosting-Plattform fest und enthält keine Inhalte von Arbeitsbereichen.

Auslöser für die Datenlöschung

Hauptauslöser: Löschen des Arbeitsbereichs

Der Hauptmechanismus für die Datenlöschung ist das vom Inhaber des Arbeitsbereichs veranlasste Löschen des Arbeitsbereichs. Wird ein Arbeitsbereich gelöscht:

1. wird allen Benutzern sofort der Zugriff entzogen
2. beginnt die 30-tägige Aufbewahrungsfrist für die Daten des Arbeitsbereichs
3. gelangen die Daten nach 30 Tagen in die Warteschlange zur endgültigen Löschung
4. sind sie spätestens nach 2 Monaten vollständig entfernt

Eine ausführliche Anleitung finden Sie unter Arbeitsbereich löschen.

Automatische Auslöser

Die folgenden Datenarten werden fortlaufend automatisch gelöscht:

• Datenbanksicherungen: nach 7 Tagen gelöscht
• Protokolldateien: nach 31 Tagen gelöscht
• Einträge im Sicherheitsprotokoll: nach 24 Monaten gelöscht
• Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten: 180 Tage nach der letzten Nachricht gelöscht
• Exporte des Arbeitsbereichs: nach 30 Tagen gelöscht
• Temporäre Dateien: nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht

Aufbewahrung von Personaldaten

Arbeitsbereiche können außerdem eine eigene Aufbewahrungsfrist durchsetzen, die die Daten von Mitarbeitenden, die vor langer Zeit ausgeschieden sind, automatisch löscht. Unter Aufbewahrung von Personaldaten erfahren Sie, wie Sie sie konfigurieren und wie die stufenweise Löschung funktioniert.

Zugewiesene Zuständigkeiten

Zuständigkeiten der Kunden

• Inhaber des Arbeitsbereichs: verantwortlich dafür, das Löschen des Arbeitsbereichs zu veranlassen, wenn er nicht mehr benötigt wird
• Benutzer: verantwortlich dafür, bei Bedarf personenbezogene Daten vor dem Löschen des Arbeitsbereichs zu exportieren

Zuständigkeiten von mTime

• Produktteam: pflegt und aktualisiert diese Richtlinie
• Betriebsteam: überwacht die automatisierten Löschprozesse
• Supportteam: unterstützt Kunden bei Datenexporten und Löschanfragen
• Entwicklungsteam: setzt die Löschmechanismen um und pflegt sie

Ablauf der Datenlöschung

Für Kunden

1. Exportieren Sie alle Daten, die Sie behalten möchten, mit der Funktion Datenexport
2. Öffnen Sie Administration › Arbeitsbereich und löschen Sie den Arbeitsbereich im Abschnitt Gefahrenbereich
3. Bestätigen Sie das Löschen des Arbeitsbereichs
4. Die Daten sind sofort nicht mehr zugänglich
5. Die 30-tägige Frist zur Wiederherstellung beginnt
6. Nach 30 Tagen beginnt die endgültige Löschung
7. Die vollständige Löschung ist innerhalb von 2 Monaten abgeschlossen

Für den Betrieb von mTime

Alle Löschprozesse sind vollständig automatisiert und werden vom Betriebsteam überwacht.

Ausnahmen und Sonderfälle

Auskunftsersuchen betroffener Personen (DSAR)

Bei ausdrücklichen Löschanfragen nach der DSGVO oder ähnlichen Vorschriften wird mTime:

• die Löschung außerhalb der üblichen Aufbewahrungsfristen beschleunigen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist
• nach Abschluss eine Bestätigung der Löschung ausstellen
• Anfragen innerhalb der gesetzlichen Fristen bearbeiten

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Unterliegen Daten einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht oder einer behördlichen Untersuchung:

• können die üblichen Löschregeln ausgesetzt werden
• werden Daten so lange aufbewahrt, wie es gesetzlich erforderlich ist
• werden Kunden über jede Verlängerung der Aufbewahrung informiert

Verwandte Dokumentation

• Arbeitsbereich löschen – Anleitung für Inhaber von Arbeitsbereichen
• Aufbewahrung von Personaldaten – Personaldaten nach einer konfigurierbaren Frist automatisch löschen
• Datenexport – So exportieren Sie Ihre Daten vor der Löschung
• DSGVO-Informationen – Informationen von TIMEmSYSTEM zur Einhaltung der DSGVO
• Trust Centre – Ressourcen der Visma Group zu Vertrauen und Compliance

Rechtsrahmen

Diese Richtlinie unterstützt die Einhaltung von:

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Datenschutzanforderungen der Visma Group
• bewährten Branchenpraktiken für das Datenlebenszyklusmanagement

Aktualisierungen der Richtlinie

Diese Richtlinie wird überprüft und aktualisiert:

• mindestens einmal jährlich
• wenn wesentliche Produktänderungen den Umgang mit Daten betreffen
• wenn sich gesetzliche Anforderungen ändern
• wenn Richtlinien der Visma Group aktualisiert werden

Alle Beschäftigten werden über interne Kommunikationskanäle über Aktualisierungen der Richtlinie informiert. Kunden werden über wesentliche Änderungen durch Benachrichtigungen im Produkt und aktualisierte Dokumentation informiert.

Kontakt

Bei Fragen zu dieser Richtlinie oder zu Löschanfragen:

• Lesen Sie zunächst diese Dokumentation
• Wenden Sie sich über die Hilfe im Produkt an den Support
• Wenden Sie sich bei rechtlichen oder Compliance-Fragen an Ihre Ansprechperson bei TIMEmSYSTEM

Diese Richtlinie wird vom mTime-Team gepflegt und wurde zuletzt am 21. Oktober 2026 aktualisiert.