Periodenabschlüsse

Wie eine abgeschlossene Periode gesperrt, zur Genehmigung gesendet und wieder entsperrt wird – einschließlich Projekten mit mehreren genehmigenden Personen und Eingriffen der Administration.

Überblick

Ein Periodenabschluss ist eine Periode im Zeitnachweis einer Person (eine Woche, zwei Wochen oder ein Monat, je nach Anstellungsbedingungen). Wenn die Periode endet, durchläuft der Periodenabschluss einen kleinen Lebenszyklus:

Status	Bedeutung
Ausstehend	Die Periode läuft noch. Die Person erfasst wie gewohnt Zeit; es gibt noch nichts einzureichen.
Bereit	Die Periode ist vorbei und wartet auf die Einreichung. Die Person kann Einträge noch bearbeiten.
Überfällig	Bereit und die Frist ist abgelaufen. Dieselben Aktionen wie bei „Bereit“, aber gelb markiert.
Wartet auf Genehmigung	Die Person hat eingereicht. Die Periode ist für Bearbeitungen gesperrt, bis eine genehmigende Person entscheidet.
Genehmigt	Alle erforderlichen genehmigenden Personen haben freigegeben. Die Periode ist abgeschlossen, und die Salden werden abgerechnet.
Wieder geöffnet	Eine genehmigende Person hat die Periode zur Korrektur an die Person zurückgegeben. Die Person kann bearbeiten und erneut einreichen.

Der Status bestimmt, was die Person im Zeitnachweis sieht (die Periodenschaltfläche in der Symbolleiste), was im Posteingang Genehmigungen erscheint und welche Aktionen verfügbar sind.

Periodenabschlüsse und das Startdatum des Arbeitsbereichs

Ist für Ihren Arbeitsbereich ein Startdatum des Arbeitsbereichs festgelegt (unter Administration › Arbeitsbereich), wird für Zeit davor nie ein Periodenabschluss verlangt, und eine Periode, die das Startdatum überspannt, beginnt mit diesem. Gibt es Periodenabschlüsse aus der Zeit, bevor das Startdatum festgelegt wurde – zum Beispiel während der Arbeitsbereich noch eingerichtet wurde –, wenden Sie sich an den Support, um sie zusammen mit ihren Erinnerungen entfernen zu lassen. Bereits eingereichte oder genehmigte Periodenabschlüsse werden nie entfernt.

Ihren Zeitnachweis einreichen

Jede Periode, die Sie noch einreichen müssen, hat eine Schaltfläche in der Symbolleiste des Zeitnachweises, die älteste zuerst – die als Nächstes einzureichende steht also ganz links:

Periodenschaltflächen in der Symbolleiste des Zeitnachweises

Die Schaltfläche zeigt die Periode, ihren Status, den für sie maßgeblichen Saldo und eine Schaltfläche Einreichen , wenn die Periode bereit ist. Fahren Sie mit der Maus darüber (oder erreichen Sie sie per Tastatur), um die vollständige Karte zu sehen: alle Saldokonten, eventuelle Warnungen zu den Tagen der Periode und die Aktion zum Einreichen.

Bei einem Gleitzeitkonto oder Stundenkonto ist die Zahl auf der Schaltfläche der voraussichtliche Endsaldo: wo das Konto am Ende der Periode steht, wenn Sie für den Rest der Periode Ihre Sollzeit arbeiten, mit bereits eingerechneten geplanten Abwesenheiten und der Obergrenze. Sie ist nur rot, wenn sie negativ ist. Die vollständige Karte schlüsselt sie auf: den abgerechneten Saldo (was bereits genehmigt auf dem Konto steht), was diese Periode bisher hinzufügt oder abzieht, und was der Abschluss über die Obergrenze hinaus auszahlt oder verfallen lässt. Dieselben Werte erscheinen auf der Karte der Periode auf der Startseite.

Die Periode selbst ist im Kalenderkopf markiert, sodass Sie jederzeit sehen, welche Spalten zu ihr gehören: Ein ganzer Monat ist über die Monatszeile hinweg eingefärbt, eine Wochenperiode über ihre Kalenderwoche, mit einem Punkt am Ende, der den Status trägt. Bereits eingereichte Perioden haben keine Schaltfläche mehr – klicken Sie auf ihren Balken im Kopf, um sie zu öffnen.

So reichen Sie ein:

Öffnen Sie Zeitnachweis.
Klicken Sie auf die Schaltfläche der Periode in der Symbolleiste. Der Bereich Details zum Periodenabschluss öffnet sich.
(Optional) Fügen Sie im Feld Notiz eine Notiz für die genehmigende Person hinzu.
Klicken Sie zur Bestätigung auf Einreichen .

Nach dem Einreichen ist die Periode gesperrt: Die Zellen sind schreibgeschützt, bis die genehmigende Person entscheidet.

Sie können nur jeweils eine Periode einreichen, und zwar der Reihe nach. Ist eine frühere Periode noch Bereit oder Wieder geöffnet, ist die Schaltfläche zum Einreichen der aktuellen Periode deaktiviert, mit der Meldung Reichen Sie zuerst die frühere Periode (…) ein.

Eine Auszahlung beantragen

Erlaubt Ihre Vereinbarung, sich einen Teil eines Stundenkontos auszahlen zu lassen, erscheint im Bereich des Periodenabschlusses oberhalb des Notizfelds eine Karte Auszahlung beantragen . Sie listet jedes Konto auf, aus dem Sie schöpfen können, und den Höchstbetrag, den Sie daraus beantragen dürfen.

Geben Sie einen Betrag in Stunden und Minuten ein – 7:30, 7.5 und 730 bedeuten alle siebeneinhalb Stunden. Beantragen Sie mehr, als das Konto erlaubt, nennt das Feld Ihnen das Maximum und behält Ihren letzten Wert; nichts wird hinter Ihrem Rücken gekürzt.

Unter jedem Konto zeigt die Karte, was die Periode unabhängig von Ihrem Antrag abrechnet, denn davon hängt ab, was ein Antrag Ihnen tatsächlich bringt:

„… wird am Periodenende ohnehin ausgezahlt“ – Ihre Vereinbarung begrenzt das Konto auf Ihr Wochensoll und zahlt den Überschuss ohnehin aus. Beantragen Sie weniger als diesen Überschuss, werden dieselben Stunden bewegt und nur anders bezeichnet; beantragen Sie mehr, um darüber hinaus zu entnehmen.
„… verfällt am Periodenende“ – der Überschuss verfällt, statt ausgezahlt zu werden. Mit einem Antrag erhalten Sie ihn stattdessen als Lohn.

Gesamtabgang von diesem Konto zeigt immer den tatsächlichen Wert für den eingegebenen Betrag.

Der Antrag wird bei der Genehmigung des Periodenabschlusses abgerechnet, und die genehmigende Person sieht den Betrag zusammen mit der Periode.

Keine Karte bedeutet, dass kein Konto Ihrer Vereinbarung für eine Auszahlung auf Antrag eingerichtet ist. Wenden Sie sich an die Administration, wenn Sie eine erwartet haben.

Nach einer Wiederöffnung erneut einreichen

Hat eine genehmigende Person Ihre Periode wieder geöffnet, trägt ihre Schaltfläche ein Warnsymbol, und auf der Schaltfläche Einreichen steht jetzt Erneut einreichen – fahren Sie mit der Maus über die Schaltfläche, um den Grund für die Wiederöffnung zu lesen.

Beim erneuten Einreichen erscheint im Bereich des Periodenabschlusses ein Feld Notiz (erforderlich) – Sie müssen kurz erklären, was sich seit der Wiederöffnung geändert hat. Die genehmigende Person sieht diese Notiz zusammen mit dem ursprünglichen Grund für die Wiederöffnung.

Der Bereich des Periodenabschlusses

Ein Klick auf die Periodenschaltfläche – oder auf den Balken der Periode im Kalenderkopf – öffnet Details zum Periodenabschluss, denselben Bereich, den die genehmigende Person im Posteingang sieht. Er bündelt alles zur Periode:

Bereich mit den Details zum Periodenabschluss für einen eingereichten Zeitnachweis

Mit der Periodenschaltfläche oben rechts springen Sie zu einer anderen Periode, mit den Schaltflächen ‹ › links und rechts davon gehen Sie eine Periode zurück oder vor.

Der Bereich zeigt:

Periodenübersicht – Ist und Soll der bisherigen Periode; der Unterschied zwischen beiden ist Ihre Gleitzeit in dieser Periode. Unter jeder Summe steht der Durchschnitt pro bisher vergangenem Arbeitstag; das Symbol (i) neben Soll zeigt die Sollzeit der gesamten Periode. Darunter steht der Gleitzeitblock (in dieser Periode entstanden, Abrechnung, Saldo vorher/nachher).
Zuschläge (falls zutreffend) – Summen aller Zuschlagskonten, die mit dieser Periode abgerechnet werden.
Kontobewegungen – Anfangssaldo, Erwerb, Verbrauch und Endsaldo Ihrer Salden. Aufgeführt sind die Konten, die sich in dieser Periode bewegt haben; aktivieren Sie Alle Konten anzeigen , um die übrigen zu sehen.
Projektgenehmigungen – eine Zeile pro Projekt, das die Genehmigung durch eine Führungskraft erfordert (siehe Periodenabschlüsse mit mehreren genehmigenden Personen unten). Nur sichtbar, wenn der Periodenabschluss Projekte enthält, bei denen Genehmigung durch Führungskraft erforderlich aktiviert ist.
Verlauf – Ereignisse zu Einreichung, Genehmigung und Wiederöffnung mit Namen der handelnden Person und Grund. Das jüngste Ereignis steht oben, sodass die neueste Notiz zuerst gelesen wird.
Aufschlüsselung – wohin die Zeit der Periode geflossen ist, wie unter dem Zeitnachweis. Kopieren legt das Raster der Periode in die Zwischenablage, bereit zum Einfügen in eine Tabellenkalkulation.
Die Schaltflächen Einreichen / Genehmigen / Wieder öffnen unten, je nach Status und Ihrer Rolle.

Genehmigung durch die Führungskraft

Ob überhaupt eine Führungskraft genehmigen muss, hängt vom Genehmigungsmodus der Anstellungsbedingungen ab:

Keine – eingereichte Periodenabschlüsse werden sofort automatisch genehmigt. Die Periode wird abgeschlossen, und die Salden werden ohne Schritt der Führungskraft abgerechnet.
Nur Mitarbeitende – wie oben; die Einreichung durch die Person ist der letzte Schritt.
Führungskraft erforderlich – eingereichte Periodenabschlüsse warten auf die Führungskraft der Person – oder, wenn sie keine hat, auf die nächste Person in der Reihe (siehe Wer genehmigt). Sie erscheinen im Posteingang Genehmigungen dieser Person.

Auch bei Bedingungen ohne Genehmigung durch die Führungskraft kann ein Periodenabschluss Genehmigungen erfordern, wenn die Person Zeit auf einem Projekt mit Genehmigungspflicht erfasst hat. Siehe Periodenabschlüsse mit mehreren genehmigenden Personen.

Die direkte Führungskraft genehmigt im Posteingang – den Ablauf im Posteingang beschreibt Genehmigungen. Sie kann auch den Bereich des Periodenabschlusses direkt öffnen, um dieselben vollständigen Details zu sehen wie die Person.

Wer genehmigt

Wenn ein Periodenabschluss eine Genehmigung erfordert, genehmigt mTime ihn nie von selbst, nur weil die Person keine Führungskraft hat. Es sendet ihn an die erste der folgenden Stellen, die existiert:

Die Führungskraft der Person.
Die Leitung der Einheit der Person, dann die Leitung jeder übergeordneten Einheit bis zur Spitze der Organisation. Eine Leitung, die nicht mehr angestellt ist, wird übersprungen, ebenso die Person selbst, wenn sie ihre eigene Einheit leitet.
Die HR-Administration – alle Benutzer mit der Rolle HR-Administration, die mit einem Personaldatensatz verknüpft sind. Inhaber zählen hier nicht zur HR-Administration.
Die Inhaber des Arbeitsbereichs, die mit einem Personaldatensatz verknüpft sind.

Erreicht der Periodenabschluss die HR-Administration oder die Inhaber, kann jede einzelne dieser Personen ihn genehmigen: Die erste Genehmigung gilt für alle, und der Periodenabschluss verschwindet aus den Posteingängen der anderen. Projektleitungen, die ebenfalls genehmigen müssen, genehmigen weiterhin jeweils selbst.

Eine Person, die ihre eigene Führungskraft ist, genehmigt ihren eigenen Periodenabschluss wie bisher beim Einreichen.

Die genehmigende Person wird beim Einreichen festgelegt. Legen Sie später eine Führungskraft fest, bleiben bereits wartende Periodenabschlüsse bei der Person, an die sie gesendet wurden – die neue Führungskraft kann trotzdem in deren Namen genehmigen.

Jede Genehmigungsanfrage nennt den Grund, warum sie bei der lesenden Person gelandet ist – zum Beispiel „Anna hat keine Führungskraft. Sie leiten Nordics, eine Einheit oberhalb von Annas Einheit (Sales).“ –, in der Benachrichtigung, in der E-Mail und unten im Bereich des Periodenabschlusses. Im Posteingang Genehmigungen trägt ein solcher Periodenabschluss die Kennzeichnung Eskaliert .

Erreicht Sie ein Periodenabschluss, weil eine Person keine Führungskraft hat, fehlt diese in ihrer Anstellung. Legen Sie die Führungskraft in der Anstellung der Person fest, damit ihre nächsten Perioden an die richtige Person gehen.

Periodenabschlüsse mit mehreren genehmigenden Personen

Erfasst eine Person Zeit auf einem Projekt, in dessen Einstellungen Genehmigung durch Führungskraft erforderlich aktiviert ist, muss auch die Projektleitung dieses Projekts den Periodenabschluss genehmigen.

Das Ergebnis ist ein Periodenabschluss mit mehreren genehmigenden Personen: Die direkte Führungskraft und jede einzelne Projektleitung, auf deren Projekt in der Periode Minuten erfasst sind, müssen jeweils genehmigen, bevor der Periodenabschluss abgeschlossen wird.

Bereich „Projektgenehmigungen“

Der Bereich des Periodenabschlusses zeigt einen Abschnitt Projektgenehmigungen, der je Projekt Folgendes auflistet:

Den Projektnamen (mit einem Häkchen, sobald die genehmigende Person dieses Projekts freigegeben hat).
Den Namen der genehmigenden Person.
Die in der Periode auf diesem Projekt erfassten Minuten insgesamt.

Die Liste wird beim Einreichen eingefroren – wird später eine Projektleitung hinzugefügt oder entfernt, ändert das nichts daran, wer den offenen Periodenabschluss genehmigen muss.

Zwischengenehmigungen

Jede Projektleitung genehmigt nur ihre eigenen Projekte. Der Periodenabschluss bleibt im Status Wartet auf Genehmigung, bis alle erforderlichen genehmigenden Personen freigegeben haben; erst die letzte Genehmigung setzt ihn auf Genehmigt. Die Person wird nur einmal benachrichtigt, bei der letzten Genehmigung.

Ist eine Projektleitung beim Einreichen inaktiv, eskaliert das System automatisch an deren eigene Führungskraft. Findet sich überhaupt keine aktive genehmigende Person, wird das Projekt aus den Genehmigungen entfernt, damit der Periodenabschluss nicht unbegrenzt blockiert ist.

Im Namen einer Projektleitung genehmigen

Die Administration des Arbeitsbereichs und direkte Führungskräfte können einen Periodenabschluss abschließen, auch wenn sie selbst nicht als genehmigende Person benannt sind. Auf der Schaltfläche zum Genehmigen im Bereich des Periodenabschlusses steht dann Im Namen genehmigen .

Hat der Periodenabschluss mehrere ausstehende genehmigende Personen, erscheint über der Schaltfläche ein Abschnitt Genehmigen im Namen von:

Alle noch ausstehenden genehmigenden Personen werden mit ihrer Rolle (direkte Führungskraft oder Projektleitung) aufgeführt. Alle sind standardmäßig angekreuzt – ein Klick auf Im Namen genehmigen schließt den Periodenabschluss ab.
Entfernen Sie Häkchen, um nur im Namen eines Teils zu genehmigen. Die übrigen genehmigenden Personen bleiben ausstehend und müssen selbst handeln.

Ist nur eine genehmigende Person ausstehend, entfällt der Abschnitt – ein Klick auf Im Namen genehmigen genehmigt im Namen dieser einen Person.

Die Aktion wird im Verlauf als Genehmigt von (im Namen) aufgezeichnet, sodass der Prüfpfad eindeutig bleibt.

Einen Periodenabschluss wieder öffnen

Stimmt etwas mit einer eingereichten Periode nicht, kann eine genehmigende Person sie wieder öffnen, statt sie zu genehmigen. Das Wiederöffnen entsperrt die Periode für die Person, damit sie Einträge korrigieren und erneut einreichen kann.

Einen eingereichten Periodenabschluss wieder öffnen

Jede ausstehende genehmigende Person kann wieder öffnen. Klicken Sie im Bereich des Periodenabschlusses auf Wieder öffnen . Ein Dialog fragt nach einem Grund:

Ein Grund ist Pflicht. Er wird der Person mit der Benachrichtigung über die Wiederöffnung zugestellt und oben im Verlauf des Periodenabschlusses angezeigt.
Der Periodenabschluss kehrt zu Bereit zurück (oder zu Überfällig, wenn die Frist abgelaufen ist). Die ausstehenden genehmigenden Personen werden zurückgesetzt – bei der erneuten Einreichung werden sie neu ermittelt.

Einen genehmigten Periodenabschluss wieder öffnen

Die Administration des Arbeitsbereichs kann auch einen bereits genehmigten Periodenabschluss wieder öffnen – zum Beispiel, um nachträglich einen Buchhaltungsfehler zu korrigieren. Der Ablauf ist identisch (Grund ist Pflicht), und alle Saldobewegungen, die bei der Genehmigung abgerechnet wurden, werden zurückgenommen.

Perioden müssen in umgekehrter Reihenfolge wieder geöffnet werden. Ist eine spätere Periode bereits eingereicht oder genehmigt, müssen Sie diese zuerst wieder öffnen, bevor Sie die frühere wieder öffnen können. Ein Tooltip an der Schaltfläche erklärt dies.

Administration: im Namen einer Person einreichen

Die Administration des Arbeitsbereichs kann mit dem entsprechenden Geltungsbereich eine Periode im Namen einer Person einreichen – praktisch, wenn die Person länger abwesend ist, das Unternehmen verlassen hat oder es einfach vergessen hat.

So funktioniert es:

Wechseln Sie unter Zeitnachweis über die Personenauswahl oben auf der Seite zum Zeitnachweis der Person.
Öffnen Sie die Schaltfläche der Periode in der Symbolleiste. Der Bereich des Periodenabschlusses öffnet sich im Modus im Namen.
Die Notiz zum Einreichen heißt jetzt Grund (erforderlich) – Sie müssen erklären, warum Sie im Namen der Person einreichen.
Klicken Sie auf Im Namen einreichen .

Die Person erhält eine Benachrichtigung – hat Ihren Zeitnachweis für eingereicht – mit dem von Ihnen angegebenen Grund. Der Verlauf zeigt das Ereignis als Eingereicht von (im Namen).

Die Administration kann im selben Ablauf auch eine noch ausstehende Periode einreichen (eine, die noch nicht vorbei ist). Der Grund bleibt Pflicht.

Für Sie abgeschlossene Perioden

Eine Periode, in der jeder Arbeitstag genehmigte Abwesenheit war – ein langer Urlaub, eine Langzeiterkrankung, Elternzeit –, wird über Nacht für Sie abgeschlossen. Es gibt nichts zu erfassen und nichts zu prüfen, daher reicht mTIME sie in Ihrem Namen ein.

Hat eine Führungskraft diese Abwesenheit genehmigt, wird die Periode gleichzeitig genehmigt: Sie hat den Inhalt bereits freigegeben. Wurde die Abwesenheit automatisch durch die Regelung genehmigt, wird die Periode nur eingereicht, und Ihre Führungskraft genehmigt sie wie gewohnt.

Der Verlauf des Periodenabschlusses verzeichnet dies als durch das System erfolgt, mit einem Hinweis, dass die gesamte Periode genehmigte Abwesenheit war. Sie erhalten dabei keine Nachricht – während der Elternzeit zu erfahren, dass Ihr Monat genehmigt wurde, ist nicht hilfreich.

Perioden werden einzeln und der Reihe nach abgeschlossen; ein langer Abwesenheitszeitraum wird also über aufeinanderfolgende Nächte abgeschlossen statt auf einmal.

Eine Periode wird nur dann so abgeschlossen, wenn sie gar keine Arbeit enthält. Ein einziger Zeiteintrag oder eine einzige Stempelung darin oder ein Tag mit nur teilweiser Abwesenheit sorgt dafür, dass Sie die Periode selbst einreichen. Und wie jede eingereichte Periode ist eine abgeschlossene gesperrt – um eine Abwesenheit darin zu ändern, bitten Sie Ihre Führungskraft, sie wieder zu öffnen.

Benachrichtigungen

Diese Benachrichtigungen erzeugen Genehmigungen von Zeitnachweisen:

Ereignis	Empfänger	Wann
Eingereicht	Jede ausstehende genehmigende Person	Wenn die Person einreicht (eine Benachrichtigung pro genehmigender Person). Sie nennt den Grund, warum die lesende Person genehmigt: als Führungskraft der Person oder – wenn diese keine hat – als Leitung einer Einheit, HR-Administration oder Inhaber.
Im Namen eingereicht	Mitarbeitende	Wenn die Administration eine Periode im Namen der Person einreicht.
Genehmigt	Mitarbeitende	Nur bei der letzten Genehmigung – Zwischengenehmigungen durch Projektleitungen erfolgen ohne Benachrichtigung.
Wieder geöffnet	Mitarbeitende	Wenn eine genehmigende Person die Periode zurückgibt. Der Grund ist enthalten.
Bereit	Mitarbeitende	Wenn die Periode den Status „Bereit“ erreicht (letzter Arbeitstag). Genehmigte Abwesenheit am Ende der Periode zieht dies vor, sodass die Person vor ihrer Abwesenheit informiert wird.
Überfällig	Mitarbeitende	Am Tag nach Periodenende, wenn sie noch nicht eingereicht wurde – und danach jeden Arbeitstag erneut, bis sie eingereicht ist. Freie Tage (Wochenende, Feiertag, genehmigte Abwesenheit) werden übersprungen, sodass eine abwesende Person an ihrem ersten Tag zurück erinnert wird.
Fehlende Einreichung	Führungskraft	Ab dem Tag nach Periodenende in der täglichen Zusammenfassung für Führungskräfte, bis die Person einreicht – unabhängig davon, ob die Person abwesend ist.

Benachrichtigungen werden pro (Ereignis, Periodenabschluss, Empfänger) dedupliziert: Wiederholte Aktivität am selben Periodenabschluss überflutet den Posteingang nicht.

Den genauen Zeitpunkt der Benachrichtigungen zu Frist, Überfälligkeit und Erinnerung beschreibt Erinnerung an Periodenabschlüsse.

Konfiguration

Das Genehmigungsverhalten wird an zwei Stellen konfiguriert:

Anstellungsbedingungen – legen fest, ob überhaupt eine Genehmigung durch die Führungskraft erforderlich ist, sowie die Form der Periode – die Abrechnungsperiode (monatlich ab einem gewählten Starttag oder vierzehntägig) und die Genehmigungshäufigkeit darin. Siehe Anstellungsbedingungen.
Projekte – legen über den Schalter Genehmigung durch Führungskraft erforderlich die Freigabe pro Projekt fest. Siehe Projekte.

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