Berichte
Teamübergreifende Berichte für die Nachverfolgung und die Vorbereitung der Lohnabrechnung, mit Excel-Export.
Überblick
Der Bereich bietet Führungskräften und der Administration eine Reihe fertiger Berichte über ihre Mitarbeitenden:
Wer was sieht
Der Zugriff auf Berichte ist eine eigene Berechtigung – report / read –, und ihr Geltungsbereich bestimmt, über wen Sie berichten:
- HR-Administration besitzt sie für den gesamten Arbeitsbereich und sieht daher alle Mitarbeitenden
- Führungskräfte besitzen sie für ihr eigenes Team und sehen daher die Mitarbeitenden, die ihnen unterstellt sind (direkt oder über die Organisationshierarchie)
- Mitarbeitende besitzen sie nicht und sehen den Bereich „Berichte“ gar nicht
Da es eine Berechtigung wie jede andere ist, können Sie den Zugriff auf Berichte mit benutzerdefinierten Rollen unter feinabstimmen – zum Beispiel Führungskräften die Berichte entziehen oder eine reine Berichtsrolle für jemanden einrichten, der die Zahlen über die ganze Organisation benötigt, aber keine einzelnen Zeitnachweise öffnen soll.
Was ein Bericht zeigt, ist immer auf die Mitarbeitenden beschränkt, die Sie sehen dürfen. Zwei Personen, die denselben Bericht oder dieselbe Vorlage öffnen, können deshalb unterschiedliche Zahlen sehen.
Gemeinsame Filter
Alle Berichte haben dieselbe Filterleiste:
- Zeitraum – wählen Sie eine Vorgabe (aktueller Monat, Vormonat, nächster Monat, letzte 7 Tage, letzte 30 Tage, letzte 3 Monate, letzte 12 Monate) oder einen benutzerdefinierten Zeitraum
- Organisationseinheit – auf eine oder mehrere Organisationseinheiten beschränken
- Führungskraft – auf die Teams einer oder mehrerer Führungskräfte beschränken
- Anstellungsbedingungen – auf Mitarbeitende mit bestimmten Bedingungen beschränken (nur sichtbar, wenn Sie Anstellungsbedingungen lesen dürfen)
- Land – auf Mitarbeitende beschränken, die in einem oder mehreren Ländern arbeiten (nur sichtbar, wenn Ihr Arbeitsbereich Arbeitsländer verwendet)
Abgesehen vom Zeitraum erscheinen Filter erst, wenn sie tatsächlich etwas filtern: Klicken Sie auf Filter hinzufügen , um einen einzublenden; er klappt wieder ein, wenn Sie ihn leeren. So bleibt die Leiste auch bei Berichten mit einem Dutzend Filtern kurz.
Ihre Filterauswahl bleibt während der Arbeit erhalten und ist Teil der Seitenadresse, sodass Sie eine gefilterte Ansicht als Lesezeichen speichern oder den Link mit einer Kollegin oder einem Kollegen mit demselben Zugriff teilen können. Klicken Sie auf Zurücksetzen , um alle Filter zu entfernen.
Berichte nach Land
Das Land ergibt sich aus dem Arbeitsland der Anstellung – direkt bei der Anstellung festgelegt oder von der Organisationseinheit geerbt –, nicht aus der Wohnadresse. Welche Länder ein Arbeitsbereich verwendet, konfigurieren Sie unter ; solange keines festgelegt ist, bleiben der Länderfilter, die Gruppierung Land und die Länderspalten ausgeblendet.
Das Land wird über die Zeit nachverfolgt, und eine Änderung gilt ab dem Tag, an dem sie vorgenommen wird – sie wird nicht rückdatiert. Zwei Folgen sind wissenswert:
- Tage, bevor ein Land konfiguriert wurde, haben kein Land und werden unter Nicht festgelegt gruppiert
- Wechselt jemand mitten im Zeitraum das Land, zählt jeder Tag für das an diesem Tag gültige Land; die Person erscheint also in den Zeilen beider Länder, und die Berichtssumme geht trotzdem auf
Eine Ansicht speichern
Sobald ein Bericht so eingerichtet ist, wie Sie ihn brauchen, speichern Sie ihn als Vorlage, statt ihn im nächsten Monat neu aufzubauen. Eine Vorlage hält Zeitraum, Filter, Gruppierung und Einheit fest, und die Administration kann sie mit ganzen Rollen teilen. Siehe Vorlagen.
Exportieren
Jeder Bericht hat rechts in seiner Filterleiste eine Download-Schaltfläche (Nach Excel exportieren
), die die aktuelle Ansicht – mit denselben Filtern und denselben Zeilen – als .xlsx-Datei speichert, die Sie an die Lohnabrechnung weitergeben oder in einer Tabellenkalkulation weiterverarbeiten können.