Lohnabrechnung

Übermitteln Sie genehmigte Zeit an Ihr Lohnabrechnungssystem und sehen Sie, was bereits übermittelt wurde.

Überblick

Auf der Seite „Lohnabrechnung“ gibt die Lohnbuchhaltung genehmigte Zeit an das Lohnabrechnungssystem frei. Das ist eine andere Aufgabe als die Genehmigung von Zeitnachweisen: Die Führungskraft entscheidet, ob die Stunden stimmen, und die Lohnbuchhaltung entscheidet, wann sie bezahlt werden.

Alles auf der Seite ist um einen Abrechnungslauf herum aufgebaut.

Ein Abrechnungslauf ist ein Lohnabrechnungssystem, ein Stichtag.

Die Stichtage kommen aus dem Lohnabrechnungssystem selbst: Jede Integration gibt ihren eigenen Zeitplan vor, und die Abrechnungsläufe sind dieser Zeitplan, über die Zeit verteilt. Die Abrechnungsperioden Ihrer Mitarbeitenden spielen dafür keine Rolle.

Wenn Ihr Arbeitsbereich an zwei Lohnabrechnungssysteme übermittelt – während einer Migration oder weil verschiedene Gruppen über verschiedene Systeme bezahlt werden –, hat jedes seine eigenen Abrechnungsläufe mit eigenen Fristen und eigenen Dateien. Deshalb nennt ein Abrechnungslauf genau ein System: Eine Zeitnachweisperiode kann zwei Systemen gleichzeitig gegenüberstehen und könnte nicht eine Frist für beide angeben.

Ein Abrechnungslauf ist keine einzelne Übermittlung. Bis zu seinem Stichtag nimmt er mehrere Übermittlungen an, sodass Sie das freigeben können, was jetzt genehmigt ist, und den Rest nachreichen, sobald er eintrifft.

Zwei Arten, ein Lohnabrechnungssystem zu beliefern

Manche Lohnabrechnungsintegrationen liefern von selbst, sobald ein Zeitnachweis genehmigt wird. Andere halten ihre Daten zurück, bis die Lohnbuchhaltung sie freigibt. Beide erscheinen auf dieser Seite, und der Unterschied liegt in einer einzigen Einstellung der Integration – Auf Abrechnungslauf warten :

Auch ein automatischer Abrechnungslauf lohnt sich auf der Seite: Nur hier sehen Sie, was dieses Lohnabrechnungssystem erhalten hat und für welche Perioden. Eine Schaltfläche zum Senden gibt es dort bewusst nicht, denn eine Periode einzufrieren, für die das Lohnabrechnungssystem bereits bezahlt hat, würde sie doppelt bezahlen.

Bei einem automatischen Abrechnungslauf zeigt jeder Zeitnachweis, was aus ihm geworden ist: Übermittelt oder Noch nicht übermittelt mit dem Grund – eine fehlgeschlagene Übermittlung oder eine Quelle ohne Lohnart für dieses System. Sobald der Stichtag vorbei ist, werden die Zeitnachweise des Laufs genauso versiegelt wie bei einem gesendeten Lauf, unabhängig davon, ob das Lohnabrechnungssystem sie erhalten hat – ein nicht übermittelter bleibt also markiert, wo Sie handeln können.

Was Sie zuerst benötigen

Lohnabrechnung erscheint erst im Menü, wenn eine Integration aktiviert ist, die Lohndaten empfängt. Ihre Abrechnungsläufe erscheinen, sobald zwei Dinge konfiguriert sind:

1. Eine Lohnabrechnungsintegration ist aktiviert – siehe Integrationen. Der integrierte Payroll CSV Export benötigt keine Zugangsdaten, nur ein Startdatum (Exportieren ab ).
2. Diese Integration hat einen Stichtagsplan – Rhythmus der Abrechnungsstichtage (Rhythmus der Stichtage beim Payroll CSV Export), eingestellt auf monatlich (mit einem Tag im Monat) oder vierzehntägig (mit einem Ankerdatum, von dem aus die übrigen Termine verteilt werden). Daraus entstehen die Abrechnungsläufe. Eine Integration ohne Stichtagsplan hat gar keine, und die Seite bleibt für sie leer.

Wenn Sie Auf Abrechnungslauf warten ohne Stichtagsplan aktivieren, lehnt mTime die Änderung ab, statt sie zu übernehmen. Ohne Zeitplan gäbe es keine Abrechnungsläufe, nichts würde die zurückgehaltenen Daten je freigeben, und die Zeitnachweise würden die Lohnabrechnung einfach nicht mehr erreichen, ohne dass auf dem Bildschirm ein Grund zu sehen wäre.

Damit Beträge erscheinen, brauchen die Aktivitäten und Zeitkonten, die bezahlt werden sollen, außerdem die Lohnart dieser Integration – das Code-Attribut, das die Integration Aktivitäten und Zeitkonten hinzufügt, zum Beispiel Lohnart für Intega Løn oder Lohnart für den Payroll CSV Export. Eine Quelle ohne Code für ein Lohnabrechnungssystem wird nie an dieses übermittelt – genau das ermöglicht es, zwei Systeme parallel zu betreiben, von denen jedes nur das erhält, wofür es codiert ist.

Angesparte Zuschläge werden nicht als Zuschläge übermittelt

Ein Zuschlag, den eine Abrechnungsregel als Eingabe liest, wird angespart: Er wird dem Zeitkonto dieser Regel zum Satz der Regel gutgeschrieben und erreicht die Lohnabrechnung – wenn überhaupt – als Auszahlung aus diesem Konto. Ein solcher Zuschlag wird nie als eigenständiger Zuschlag an die Lohnabrechnung übermittelt, egal welchen Code er trägt. Der Periodenabschluss zeigt, was was ist: Seine Tabelle Zuschläge zeigt, wohin jeder Zuschlag geht, die Kontozeile zeigt die Rechnung (Überstunden 2h00 × 1,5 = 3h00), und sein Block Lohn listet genau auf, was die Periode an die Lohnabrechnung übermittelt.

Die Seite öffnen

Öffnen Sie Lohnabrechnung über die Seitenleiste. Die Seite hat zwei Abschnitte:

• Offene Abrechnungsläufe – was auf die Übermittlung wartet, jeweils mit einer Frist.
• Gesendete Abrechnungsläufe – abgeschlossene Läufe, als Nachweis dessen, was übermittelt wurde.

Der Zeitraumfilter oben begrenzt, wie weit die Seite zurückblickt.

Einen offenen Abrechnungslauf lesen

Jeder offene Abrechnungslauf ist eine Karte. Die Überschrift nennt das Lohnabrechnungssystem und den Stichtag – entscheidend ist die Frist, daher wird ein Stichtag, der heute oder innerhalb der Woche liegt, farbig hervorgehoben.

Der Fortschrittsbalken

Der Zustand eines Abrechnungslaufs ist ein Anteil, kein einzelner Status: Ein Teil kann bereits übermittelt sein, während der Rest noch offen ist. Der Balken teilt sich in drei Teile:

Die drei Zahlen

Jeder Abrechnungslauf gibt an, was er in den drei Kategorien zahlt, die die Lohnbuchhaltung prüft:

Die VZÄ-Zahl teilt die bezahlten Stunden durch die Vollzeitwoche der jeweiligen Mitarbeitenden – die eigene Referenzwoche der Anstellung, sofern eine Arbeitszeitregelung eine festlegt, und andernfalls die Standard-Wochenstunden Ihres Arbeitsbereichs unter Administration › Arbeitsbereich (siehe Anstellungsbedingungen). Sie bedeutet hier also dasselbe wie überall sonst in mTime. Jeder Zeitnachweis zählt für seine eigene Periode, sodass ein verspäteter den Lauf, der ihn zufällig bezahlt, nicht aufbläht.

Sehen, wer einen Abrechnungslauf aufhält

Klicken Sie bei einem Abrechnungslauf auf Details anzeigen (oder auf seinen Namen), um seine Seite zu öffnen. Die Seite beginnt mit der Karte des Laufs – derselben, die die Seite „Lohnabrechnung“ zeigt, mit Frist, An Lohnabrechnung senden, Fortschrittsbalken, den drei Beträgen und den bereits gesendeten Dateien –, sodass Sie alles, was Sie mit einem Lauf tun können, auch von hier aus tun können. Darunter listet die Seite eine Zeile pro Zeitnachweis auf, nicht pro Person – dieselbe Person kann zweimal erscheinen, zum Beispiel mit einem verspäteten Zeitnachweis aus einer früheren Periode neben dem aktuellen.

Die Zeilen sind danach gruppiert, was zu tun ist:

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die gewohnte Detailansicht des Zeitnachweises in einem Bereich über der Seite des Laufs, sodass Sie die Stunden sehen, genehmigen oder Änderungen anfordern können, ohne Ihre Position zu verlieren.

An die Lohnabrechnung senden

Klicken Sie auf An Lohnabrechnung senden (oder auf N weitere senden, wenn der Lauf bereits einmal übermittelt hat). Die Bestätigung gibt an:

• um die wievielte Übermittlung es sich handelt und dass frühere Übermittlungen davon unberührt bleiben;
• was sie in jeder der drei Kategorien enthält;
• wie viel davon verspätet ist – in einer früheren Periode gearbeitet und jetzt bezahlt;
• wie viele Zeitnachweise nicht genehmigt sind und daher außen vor bleiben.

Das Senden läuft als Hintergrundjob. Die Seite wird aktualisiert, wenn er fertig ist; bei einem großen Arbeitsbereich dauert das einen Moment.

Was mit Arbeit passiert, die einen Lauf verpasst

Nichts geht verloren. Sobald ein Lauf seinen Stichtag überschritten hat, nimmt er keine weitere Übermittlung mehr an, und alles noch nicht Gesendete wird vom nächsten Lauf für dieses Lohnabrechnungssystem übernommen – dort als verspätet angezeigt, mit der Periode, in der tatsächlich gearbeitet wurde.

Deshalb funktioniert die Genehmigung eines Zeitnachweises nach dem Stichtag trotzdem und lohnt sich weiterhin: Die Stunden werden einen Lauf später bezahlt statt gar nicht.

Gesendete Läufe und was „übermittelt“ wirklich bedeutet

Die Tabelle der gesendeten Läufe listet abgeschlossene Läufe mit dem, was jeder gezahlt hat, wie viel davon verspätet war und wie er übermittelt wurde. Die Spalte Übermittelt ist bewusst genau darin, was mTime tatsächlich wissen kann:

Bei einem Dateiexport gibt es keine dritte Information: mTime kann Ihnen sagen, dass es das Dokument erzeugt hat und dass es abgeholt wurde, aber nie, dass das Lohnabrechnungssystem es angenommen hat. Auf die Warnung nicht heruntergeladen sollten Sie reagieren – ohne sie sähe ein Lauf, den nie jemand abgeholt hat, genauso aus wie ein erfolgreicher.

Ein Lauf kann mehrere Dateien erzeugen, eine pro Übermittlung, nummeriert im Dateinamen. Eine spätere Datei ergänzt die früheren; sie ersetzt sie nicht.

Eine Datei neu erstellen

Ist eine Datei mit fehlender oder falscher Lohnart hinausgegangen, korrigieren Sie den Code bei der Aktivität oder dem Zeitkonto und klicken Sie bei dieser Übermittlung auf Datei neu erstellen. mTime erzeugt eine neue Datei über genau die Zeitnachweise, die diese Übermittlung enthielt, und markiert die alte als ersetzt, statt sie zu löschen – ein Prüfpfad der Lohnabrechnung muss zeigen können, was beim ersten Mal hinausging.

Eine Neuerstellung wird nur angeboten, wenn mTime aufgezeichnet hat, was die Datei enthielt. Bei einer Datei, die übermittelt wurde, bevor mTime diese Aufzeichnung führte, weist die Schaltfläche darauf hin und empfiehlt stattdessen, eine neue Datei für das zu senden, was noch zu bezahlen ist.

Die Details prüfen

Der Bericht Lohnabrechnung listet die zahlbaren Beträge je Mitarbeitenden und Quelle auf, jeweils zurückverfolgt auf den Zeitnachweis, aus dem sie stammen, und mit der Angabe, ob dieser Zeitnachweis gesendet wurde. Da der Sendestatus ein Filter und kein fester Umfang ist, beantwortet derselbe Bericht vor einem Lauf „Was werde ich gleich senden?“ und danach „Was habe ich gesendet?“. Sein Datumsbereich wählt Abrechnungsläufe nach ihrem Stichtag aus – den Lauf, der einen Betrag gesendet hat, oder für einen noch nicht gesendeten den nächsten offenen Lauf –, nicht Zeitnachweisperioden; ein verspäteter Zeitnachweis aus dem Mai, der im Lauf für Juli bezahlt wird, steht also im Bericht für Juli. Er lässt sich wie jeder andere Bericht nach Excel exportieren.

Berechtigungen

Eine Periode zu bezahlen ist eine eigene Berechtigung, getrennt von der Genehmigung von Zeitnachweisen, sodass Sie sie vergeben können, ohne die Möglichkeit zu gewähren, die Stunden anderer zu bearbeiten oder zu genehmigen.